Cómo organizar un mercado navideño con teatro callejero

Un mercado navideño con teatro callejero necesita dos planes coordinados: el de los puestos y el de las actuaciones. Empieza fijando fecha, horario y distribución del recinto; después tramita permisos, reserva artistas y confirma los puestos. Antes de anunciarlo, define inscripciones, preferencias dietéticas, electricidad y un plan alternativo por lluvia o viento. El montaje funciona mejor si separas la descarga, las carpas, las mesas, la iluminación y la prueba de sonido en ese orden.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
3 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Seleccionar grupos de teatro callejero
2 personas
5
Reservar teatro callejero
6
Contactar a los puestos
2 personas
7
Reservar puestos y materiales
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar evento en línea
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Hacer la distribución de puestos y la lista de participantes
2 personas
13
Elaborar el programa de teatro callejero
2 personas
14
Confirmar actuaciones con los artistas
15
Definir los puntos de electricidad y las rutas de cables
2 personas
16
Comprobar la previsión meteorológica y la alternativa
17
Hacer señalización y carteles
2 personas
18
Confirmar las entregas con los puestos
19
Imprimir la lista de inventario y la lista de dietas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recoger las bebidas y el stock refrigerado
2 personas
22
Llevar materiales al lugar
4 personas
23
Descargar los puestos y las mesas
4 personas
24
Montar carpas y puestos
6 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Conectar la electricidad y la iluminación
3 personas
27
Asegurar las rutas de cables con cinta
2 personas
28
Colgar la decoración
4 personas
29
Colocar el árbol de Navidad y la decoración
3 personas
30
Delimitar la zona de teatro callejero
3 personas
31
Marcar las zonas de juego sin escenario
2 personas
32
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
33
Guiar a los puestos hasta su lugar
3 personas
34
Comprobar la iluminación del puesto
2 personas
35
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
36
Preparar aperitivos
4 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Preparar la vajilla y el punto de servicio
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Comprobar y abastecer los baños
2 personas
42
Colocar los carteles del programa y de seguridad
2 personas

Evento

43
Recibir a los artistas de teatro callejero
2 personas
44
Guiar a los artistas hasta los espacios de actuación
2 personas
45
Realizar la revisión final del recinto
3 personas
46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Anunciar el programa
48
Coordinar el primer bloque de teatro callejero
3 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar puntos de residuos
2 personas
53
Acompañar el segundo bloque de teatro callejero
3 personas
54
Mantener libres las zonas de juego
2 personas
55
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
56
Comprobar el espectáculo de luces y la iluminación
2 personas
57
Dirigir el tercer bloque de teatro callejero
3 personas
58
Lavar la vajilla
2 personas
59
Reponer las bebidas y los aperitivos
2 personas
60
Coordinar la actuación de la noche
3 personas
61
Anunciar el programa final
62
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
63
Hacer que los expositores desmonten el puesto
3 personas

Seguimiento

64
Apagar la iluminación de forma segura
2 personas
65
Desmontar los puestos y las tiendas
6 personas
66
Devolver el mobiliario
4 personas
67
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
68
Recoger y retirar la basura
4 personas
69
Limpiar la vajilla y el material de cocina
3 personas
70
Barrer y limpiar el recinto
3 personas
71
Comprobar el material prestado
2 personas
72
Devolver los materiales
2 personas
73
Guardar el stock restante
2 personas
74
Registrar objetos perdidos
75
Hacer el check-out de artistas y puestos
2 personas
76
Recoger facturas y depósitos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 12
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Bateríascant. 24
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Figuras navideñascant. 8
Farolescant. 16
Nieve artificialcant. 6
Cinta decorativacant. 8

Equipo

Altavoces móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Estaciones de cargacant. 2
Linternas de manocant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4
Carros de manocant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Placas de induccióncant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 12
Señales de salida de emergenciacant. 4
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Teatro callejero

Colchonetas de juegocant. 4
Cajas de atrezzocant. 4
Percheros para disfracescant. 2
Títeres de manocant. 6
Telones de escenariocant. 4

Comunicación

Pósteres del programacant. 20
Señales de rutacant. 12
Carteles con número de standcant. 12
Pegatinas de flechascant. 30
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 100

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, notificaciones y ubicación antes de publicar el evento: deja al menos 4 semanas para corregir restricciones de aforo, ruido, horarios o uso del espacio.
Reserva los grupos de teatro antes de cerrar el programa. Confirma por escrito cada actuación, su duración, las necesidades de sonido y el punto exacto donde actuará.
Asigna cada puesto y registra las preferencias dietéticas antes de imprimir las listas. Entrega a cada participante su ubicación y reserva espacio para cajas, residuos y circulación.
Dibuja las rutas de cables antes del montaje y coloca alfombrillas sobre los cruces. Comprueba que las baterías, regletas, alargadores, altavoces y micrófonos funcionan al menos 2 horas antes de abrir.
Programa la descarga y el montaje por fases: primero carpas y puestos, después mesas y sillas, iluminación y decoración, y al final sonido. Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y activa la alternativa si las condiciones lo exigen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, los grupos de teatro y los puestos suelen necesitar más margen que la decoración o la compra final.
¿Cuándo debo reservar el teatro callejero?: Resérvalo al menos 5 semanas antes y confirma cada actuación 7 días antes. Así puedes cerrar el programa, publicarlo y preparar sonido, micrófonos y zonas de paso.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Confirma participantes y entregas entre 10 y 14 días antes. Imprime la distribución, el inventario y la lista de dietas después de esa confirmación, no antes.
¿Qué hago si llueve el día del mercado navideño?: Define una alternativa como máximo 48 horas antes, según la previsión. Comprueba que las carpas, los cables, la iluminación, los puestos y las actuaciones pueden trasladarse o protegerse sin bloquear las salidas.

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