Een kerstmarkt met kerstconcert organiseren

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je stands of muzikanten vastlegt. Daarna bouw je het plan op rond drie onderdelen: de markt, het concert en de bezoekersstroom. Reserveer tijdig kramen, tenten, catering en artiesten en leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is. In de laatste week draait alles om bevestigingen, dieetwensen, stroom, betalingen en weersverwachting. Op de dag zelf heb je een duidelijke opbouwvolgorde nodig, zodat podium, markt en catering elkaar niet in de weg staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Kerstmarktstands reserveren
4
Muzikanten bevestigen
5
Cateringleveranciers reserveren
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen registreren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Marktkramers bevestigen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Plattegrond afdrukken
15
Menukaarten afdrukken
16
Naambordjes voorbereiden
2 personen
17
Betalingskassa testen
18
Contant wisselgeld halen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
23
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
24
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
25
Podiumzone inrichten
3 personen
26
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
27
Microfoons testen
2 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Versiering ophangen
4 personen
30
Stroomkabels veilig afwerken
2 personen
31
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
32
Warme dranken voorbereiden
2 personen
33
Hapjes uitstallen
2 personen
34
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Informatiebalie inrichten
2 personen

Event

37
Marktkramers ontvangen
3 personen
38
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
39
Bezoekers welkom heten
3 personen
40
Informatiebalie bemannen
2 personen
41
Dranken serveren
4 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet aanvullen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Glazen en servies ophalen
2 personen
47
Kerstliederen aankondigen
48
Kerstconcert uitvoeren
5 personen
49
Muzikanten begeleiden
50
Geluidsniveau controleren
51
Wensen en meldingen afhandelen
2 personen
52
Foto's van het evenement maken
53
Laatste verkoop aankondigen
54
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
55
Marktkramers laten afbouwen
2 personen

Nazorg

56
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
57
Decoratie veilig verwijderen
3 personen
58
Eten en dranken opruimen
3 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Tenten en kramen afbreken
5 personen
63
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
64
Geleende materialen verzamelen
2 personen
65
Materialen retourneren
2 personen
66
Restvoorraad opslaan
2 personen
67
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Krukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glühweinbekersaantal 100
Sapglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Tafellopersaantal 12
Kerstfigurenaantal 10
Menukaarthoudersaantal 20
Naamkaartjesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 4
Stroomhaspelsaantal 4
Betaalterminalaantal 2
Kassaaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Tangetjesaantal 8
Thermometeraantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Moppenaantal 3
Bezemsaantal 4
Handvegersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling vóór je materiaal bestelt. Reserveer aparte zones voor marktkramen, catering en het podium en controleer vooraf hoeveel stroompunten de lichtsnoeren, ledlampen en geluidsinstallatie nodig hebben.
Bevestig marktkramers en muzikanten niet alleen mondeling. Stuur uiterlijk één week vooraf de aanvangstijd, laad- en losplek, beschikbare stroom en contactpersoon door.
Maak de bezoekersinformatie concreet. Druk plattegronden, pijlborden, informatieborden en menukaarten af en bereid naamkaartjes voor voordat de opbouwdag begint.
Regel eten en drinken op basis van de aanmeldingen. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf, zet dranken op tijd koud en test de betalingskassa vóór de eerste bezoeker arriveert.
Werk met een opbouwrooster per half uur. Laat eerst kramen, tenten en podiumzone plaatsen, daarna tafels, stoelen en decoratie; houd opbergboxen vrij voor materiaal dat tijdens het concert niet nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een kerstmarkt met kerstconcert?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, marktkramers en muzikanten. Reserveer catering, tenten en kramen zodra de datum vaststaat, omdat deze onderdelen snel niet meer beschikbaar zijn.
Wanneer moet je een vergunning voor een kerstmarkt aanvragen?: Controleer de vergunningseisen direct na het vastleggen van de locatie en dien een aanvraag meestal 8 tot 12 weken vóór het evenement in. De termijn verschilt per gemeente, dus wacht niet tot de uitnodigingen al verstuurd zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt met concert?: Reken op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en afbouw, 2 voor ontvangst en informatie, 2 voor catering of kassa en 1 contactpersoon voor het podium. Bij meer dan ongeveer 100 bezoekers zijn extra publieksbegeleiders verstandig.
Wat controleer je op de dag zelf bij een kerstmarkt met kerstconcert?: Controleer vóór opening de stroompunten, tenten, kramen, betaalmiddelen, wisselgeld, catering en geluidsinstallatie. Plan daarnaast minstens 30 minuten vóór de eerste bezoekers een korte controle van de plattegrond, bewegwijzering en weersmaatregelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.