Organiser un marché de Noël avec un concert
Un marché de Noël avec concert se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, le lieu et les autorisations, puis verrouillez les exposants, les musiciens et le traiteur. Le programme doit laisser assez de temps pour circuler entre les stands et rejoindre la scène. Les oublis arrivent surtout dans les branchements électriques, la monnaie, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Prévoyez aussi une solution pour la météo avant de monter les tentes et les stands.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Réserver les stands du marché de Noël
- 4
Confirmer les musiciens
- 5
Réserver les prestataires de traiteur
- 6
Établir le programme
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Enregistrer les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Confirmer les exposants du marché
- 11
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 13
Vérifier les prévisions météo
- 14
Imprimer le plan
- 15
Imprimer les menus
- 16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 17
Tester la caisse de paiement
- 18
Retirer de la monnaie
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
3 personnes
- 22
Trier les décorations de Noël
2 personnes
- 23
Monter les stands et les tentes
6 personnes
- 24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 25
Aménager la zone de scène
3 personnes
- 26
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 27
Tester les microphones
2 personnes
- 28
Installer l'éclairage
3 personnes
- 29
Suspendre la décoration
4 personnes
- 30
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
- 31
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 32
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
- 33
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
- 34
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
- 35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Événement
- 37
Accueillir les exposants du marché
3 personnes
- 38
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
- 39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 40
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
- 41
Servir les boissons
4 personnes
- 42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 45
Vider les poubelles
2 personnes
- 46
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
- 47
Annoncer les chants de Noël
- 48
Interpréter le concert de Noël
5 personnes
- 49
Accompagner les musiciens
- 50
Vérifier le niveau sonore
- 51
Gérer les demandes et signalements
2 personnes
- 52
Prendre des photos de l’événement
- 53
Annoncer la dernière vente
- 54
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 55
Faire démonter les stands du marché
2 personnes
Suivi
- 56
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
- 57
Retirer la décoration en toute sécurité
3 personnes
- 58
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 59
Rassembler les déchets
3 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 62
Démonter les tentes et les stands
5 personnes
- 63
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
- 64
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
- 65
Retourner les matériels
2 personnes
- 66
Stocker les restes
2 personnes
- 67
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 8
- Tables pliantesqté 12
- Tables hautesqté 6
- Chaisesqté 80
- Tabouretsqté 12
- Tables de buffetqté 4
- Portants à vêtementsqté 4
- Boîtes de rangementqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Tasses à vin chaudqté 100
- Verres à jusqté 80
- Assiettesqté 100
- Fourchettes à gâteauqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
- Thermosqté 8
Décoration
- Sapins de Noëlqté 4
- Boules de Noëlqté 120
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Couronnes de Noëlqté 6
- Chemins de tableqté 12
- Personnages de Noëlqté 10
- Porte-menusqté 20
- Badges nominatifsqté 30
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux d'informationqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes LEDqté 20
- Lanternesqté 12
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Goulottes de câblesqté 20
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Pieds de microqté 4
- Enrouleurs électriquesqté 4
- Terminal de paiementqté 2
- Caisseqté 2
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 4
- Verres doseursqté 4
- Saladiersqté 6
- Louchesqté 10
- Pincesqté 8
- Thermomètreqté 2
- Papier aluminiumqté 4
- Film alimentaireqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Pinces à déchetsqté 3
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 3
- Balaisqté 4
- Balais à mainqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la date, le lieu et les autorisations, puis confirmez les musiciens et les prestataires avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins une semaine pour relancer les intervenants qui n’ont pas répondu.
- Construisez un programme avec des horaires précis pour le concert, l’ouverture du marché et le service du traiteur. Prévoyez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences afin d’absorber les retards et les changements de plateau.
- Demandez les besoins alimentaires lors des inscriptions et transmettez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Imprimez aussi les menus et préparez les porte-menus avant l’installation, plutôt que le jour même.
- Testez la caisse de paiement, les points d’alimentation et l’éclairage avant l’arrivée du public. Retirez la monnaie au plus tard la veille et prévoyez une personne identifiée pour gérer la caisse pendant les heures d’affluence.
- Répartissez les bénévoles par zones : accueil, stands, buffet, scène et rangement. Montez les tentes, les tables et la zone de scène plusieurs heures avant l’ouverture, puis vérifiez les prévisions météo une dernière fois le matin même.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec concert ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver les stands, confirmer les musiciens et le traiteur, obtenir les autorisations et organiser les inscriptions sans précipitation.
- Quand faut-il confirmer les exposants du marché de Noël ?
- Fixez une date de confirmation 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous aurez encore le temps d’ajuster le plan des stands, les tables, les badges et les panneaux d’information.
- Quand faut-il vérifier les branchements et l’éclairage du concert ?
- Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet le jour de l’installation. Vérifiez chaque point d’alimentation, les guirlandes lumineuses et les lampes LED avant l’arrivée des visiteurs.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël avec concert ?
- Répartissez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la caisse, une pour le buffet, deux pour les stands et deux pour la scène et la logistique. Ajoutez une personne volante dès que le marché accueille plus de 50 visiteurs en même temps.
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