Zo organiseer je een kerstmarkt in een zorginstelling

Begin niet met versieren, maar met de route en de bezetting. Leg eerst datum, openingstijden, ruimtes en terrein vast en maak daarna een plattegrond met kramen, zitplaatsen, rolstoelplaatsen en stroompunten. Benader vervolgens kraamhouders, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en bevestig programma en indeling. In de laatste week verschuift de aandacht naar vrijwilligers, voorraad, betaalmiddelen, hapjes en een praktische opbouw. Zo voorkom je dat bewoners pas op de dag zelf tegen drempels, wachtrijen of ontbrekende materialen aanlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en terrein reserveren
3
Plattegrond van de markt maken
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
2 personen
9
Programma en kraamindeling bevestigen
2 personen
10
Bewonersritten inventariseren
2 personen
11
Toegankelijke looproute controleren
2 personen
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Verkoopprijzen vaststellen
2 personen
14
Betaalmiddelen klaarleggen
2 personen
15
Kraamlabels en bewegwijzering maken
2 personen
16
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
17
Leveringen en boodschappen plannen
2 personen
18
Voorraad en materialen controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Versieringen sorteren
2 personen
21
Servies en glaswerk afwassen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Contant geld klaarleggen
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Marktkramen en partytenten plaatsen
5 personen
27
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Kerstversiering ophangen
4 personen
30
Kraamtafels per verkoper indelen
3 personen
31
Kraamlabels ophangen
2 personen
32
Cateringbuffet inrichten
4 personen
33
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
34
Warme dranken voorbereiden
3 personen
35
Hapjes en gebak uitstallen
3 personen
36
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
37
Geldkist en betaalbord klaarzetten
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
3 personen
41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Aanmeldingen aftekenen
2 personen
43
Kramen bemensen
8 personen
44
Koffie en thee serveren
3 personen
45
Warme chocolademelk serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet en tafels afruimen
3 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Looproutes vrijhouden
2 personen
51
Bewoners naar activiteiten begeleiden
4 personen
52
Fotohoek begeleiden
2 personen
53
Muziek afspelen
54
Kerstverhaal voorlezen
55
Lichtjesmoment begeleiden
2 personen
56
Verkopers afrekenen
2 personen
57
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Kramen afbouwen
5 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Versiering verwijderen
3 personen
61
Geld en betaalmiddelen afsluiten
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
64
Zaal en gangen schoonmaken
4 personen
65
Terrein en parkeerplaats opruimen
3 personen
66
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
67
Materialen terugbrengen
3 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voedsel opbergen
2 personen
70
Decoratie en voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Rolstoelplaatsenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplateausaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Kerstservettenaantal 250
Kraamlabelsaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 12
Fotoframe
Kerstfigurenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Bluetoothspeaker
Microfoon
Kassadozenaantal 2
Pinautomaat
Thermosflessenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledkaarsenaantal 40
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3

Schoonmaak

Schoonmaakwagensaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handvegersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de kerstmarkt minstens 6 weken vooruit. Geef kraamhouders een duidelijke aanmeldtermijn en verzamel tegelijk dieetwensen, bewonersritten en informatie over benodigde ondersteuning.
Maak de plattegrond vóór je kramen definitief indeelt. Houd een brede, obstakelvrije looproute aan en reserveer rolstoelplaatsen bij zitplekken; controleer ook vooraf waar verlengsnoeren en andere stroompunten veilig kunnen liggen.
Werk met een vrijwilligersrooster per tijdsblok van 2 tot 3 uur. Bezet minimaal de ontvangst, betaalplek, koffiehoek en begeleiding van bewoners afzonderlijk, zodat één uitgevallen vrijwilliger niet de hele markt stillegt.
Regel betalingen uiterlijk 1 week vooraf. Bepaal verkoopprijzen, leg contant geld en andere betaalmiddelen klaar en wijs één persoon aan die geld, telling en afdracht beheert.
Doe boodschappen en controleer voorraad uiterlijk 2 dagen voor de markt. Zet dranken pas op de dag zelf koud, bereid houdbare onderdelen eerder voor en plan voor de opbouw minimaal 2 uur voor opening voor tafels, stoelen, labels en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt in een zorginstelling organiseren?: Begin 6 tot 8 weken voor de geplande datum. Gebruik de eerste 2 weken voor ruimtes, openingstijden, kraamhouders en toegankelijkheid; plan de definitieve indeling en het vrijwilligersrooster uiterlijk 1 week vooraf.
Hoe maak je een kerstmarkt toegankelijk voor bewoners in een rolstoel?: Neem rolstoelplaatsen en een brede, obstakelvrije looproute op in de plattegrond voordat je de kramen plaatst. Controleer de route minstens 1 week vooraf en opnieuw tijdens de opbouw, inclusief drempels, stoelen, kabels en bereikbaarheid van de verkoopkramen.
Wanneer moet je vrijwilligers voor een kerstmarkt inroosteren?: Maak het rooster uiterlijk 1 week voor de markt en werk met blokken van 2 tot 3 uur. Plan extra bezetting tijdens de eerste 30 minuten, bij de betaalplek en rond het moment waarop bewonersritten aankomen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstmarkt in een zorginstelling op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en plan de eindcontrole 30 minuten voor opening. Zet eerst tafels, stoelen, marktkramen en partytenten neer, controleer daarna stroom en looproutes en plaats pas als laatste labels, bewegwijzering, servies en versiering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.