Organiser un marché de Noël dans un établissement de soins

Un marché de Noël en établissement de soins demande plus qu’une décoration festive. Il faut coordonner les exposants, les résidents, les familles, les bénévoles et les contraintes du bâtiment sans bloquer les déplacements. Commencez par fixer la date, les horaires et les espaces, puis construisez le plan des stands autour des accès et des besoins des résidents. Les derniers jours servent surtout à confirmer les inscriptions, les livraisons, le matériel, les boissons et les moyens de paiement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver les espaces et le terrain
3
Créer le plan du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
9
Confirmer le programme et la répartition des stands
2 personnes
10
Recenser les trajets des résidents
2 personnes
11
Vérifier le cheminement accessible
2 personnes
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Définir les prix de vente
2 personnes
14
Préparer les moyens de paiement
2 personnes
15
Créer les étiquettes des stands et la signalisation
2 personnes
16
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
17
Planifier les livraisons et les courses
2 personnes
18
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Trier les décorations
2 personnes
21
Laver la vaisselle et la verrerie
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer l'argent liquide
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer les stands de marché et les tentes de fête
5 personnes
27
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Suspendre les décorations de Noël
4 personnes
30
Répartir les tables de stand par vendeur
3 personnes
31
Accrocher les étiquettes de stand
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
33
Installer le point café et thé
2 personnes
34
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
35
Disposer les amuse-bouches et les pâtisseries
3 personnes
36
Installer la table d’inscription
2 personnes
37
Préparer la caisse et le panneau de paiement
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Faire signer les inscriptions
2 personnes
43
Tenir les stands
8 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir du chocolat chaud
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Débarrasser le buffet et les tables
3 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Dégager les voies de circulation
2 personnes
51
Accompagner les résidents aux activités
4 personnes
52
Animer le coin photo
2 personnes
53
Passer de la musique
54
Lire une histoire de Noël
55
Animer le moment des lumières
2 personnes
56
Régler les vendeurs
2 personnes
57
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

58
Démonter les stands
5 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Sécuriser l’argent et les moyens de paiement
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
64
Nettoyer la salle et les couloirs
4 personnes
65
Ranger le terrain et le parking
3 personnes
66
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger les aliments restants
2 personnes
70
Ranger la décoration et les stocks
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Places pour fauteuils roulantsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Nappesqté 18
Serviettes de Noëlqté 250
Étiquettes de standqté 12
Panneaux de signalisationqté 12
Cadre photo
Personnages de Noëlqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceinte Bluetooth
Microphone
Caissesqté 2
Terminal de paiement
Bouteilles isothermesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Bougies LEDqté 40
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 3

Nettoyage

Chariots de nettoyageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à mainqté 3
Chiffons microfibresqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant l’ouverture : réservez les espaces, contactez les exposants et envoyez les invitations avant de préparer la décoration. Vous aurez ainsi le temps de relancer les inscrits et d’ajuster le nombre de stands.
Dessinez le plan du marché après avoir vérifié les trajets des résidents et le cheminement accessible. Gardez les passages dégagés et prévoyez des places pour fauteuils roulants près des zones de repos, sans les placer dans les flux principaux.
Confirmez le programme et la répartition des stands 7 jours avant l’événement. Indiquez clairement les stands, les sanitaires, les sorties et les points d’accueil : les visiteurs ne doivent pas devoir demander leur chemin à chaque étape.
Vérifiez 48 heures avant l’ouverture les prises, les machines à café, les bouilloires et les bacs de maintien au chaud. Un stand qui dépend d’une alimentation électrique non disponible ou d’un câble trop court est une panne facile à éviter.
Préparez la caisse, les moyens de paiement, les boissons et les en-cas la veille. Mettez les boissons au frais, regroupez la vaisselle par usage et établissez un planning de bénévoles avec des relais toutes les 2 à 3 heures.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël en établissement de soins ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les réservations d’espaces, les exposants et les invitations doivent être lancés en premier, puis les détails pratiques peuvent être confirmés durant les 2 dernières semaines.
Comment organiser les stands d’un marché de Noël accessible aux résidents ?: Tracez d’abord les trajets habituels des résidents, puis placez les stands sans réduire la largeur des passages. Vérifiez le parcours avec un fauteuil roulant au moins 7 jours avant l’événement et prévoyez des espaces dédiés près des tables et des chaises.
Quand confirmer les exposants et le plan du marché de Noël ?: Demandez les inscriptions au plus tard 3 semaines avant l’ouverture et confirmez la répartition des stands 7 jours avant. Ce délai permet de modifier le plan, les besoins électriques, les tables et les livraisons sans précipitation.
Que préparer la veille d’un marché de Noël en établissement de soins ?: La veille, vérifiez le stock et le matériel, préparez l’argent liquide, lavez la vaisselle, regroupez les décorations et mettez les boissons au frais. Gardez le jour même pour l’installation des tables, des chaises, de la signalisation et des stands.

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