Zo organiseer je een kerstmarkt in een kasteelpark

Begin niet met kerstdecoratie, maar met de datum, openingstijden en indeling van het kasteelpark. Daarna regel je de reservering, vergunningen, verzekering en de praktische afspraken met marktkramers. Zodra duidelijk is hoeveel kramen, bezoekers en stroompunten nodig zijn, kun je parkeren, bewegwijzering, afval en catering uitwerken. De laatste week draait vooral om bevestigen: leveringen, weersverwachting, voorraad en informatie aan bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Parkindeling uitwerken
2 personen
3
Kasteelpark reserveren
4
Vergunningen aanvragen
5
Verzekering controleren
6
Marktkramers benaderen
2 personen
7
Kraamreserveringen verwerken
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Leveringen met verkopers afstemmen
12
Stroompunten reserveren
13
Afvalinzameling reserveren
14
Parkeerplaatsen indelen
2 personen
15
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
16
Promotie in de buurt verspreiden
3 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Definitieve bezoekersinformatie versturen
2 personen
19
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Versproducten inkopen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Soep voorbereiden
2 personen
25
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
26
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
3 personen
28
Weersmaatregelen klaarleggen
2 personen
29
Kramen uitladen
6 personen
30
Partytenten opbouwen
6 personen
31
Marktkramen plaatsen
6 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
33
Verlichting ophangen
4 personen
34
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
35
Versiering ophangen
4 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
37
Kassa- en betaalpunt inrichten
2 personen
38
Cateringstand inrichten
4 personen
39
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
40
Warme chocolademelk bereiden
2 personen
41
Soep op temperatuur brengen
2 personen
42
Hapjes uitstallen
3 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Terreinveiligheid controleren
3 personen

Event

45
Verkopers ontvangen
3 personen
46
Bezoekers verwelkomen
4 personen
47
Kassa bedienen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Warme chocolademelk serveren
2 personen
50
Soep en brood serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Tafels schoonhouden
2 personen
56
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
57
Bewegwijzering controleren
58
Verlichting controleren
2 personen
59
Laatste ronde langs kramen
2 personen
60
Bezoekersuitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Overgebleven eten koelen
2 personen
63
Catering afbreken
4 personen
64
Marktkramen afbreken
6 personen
65
Partytenten afbreken
6 personen
66
Verlichting verwijderen
4 personen
67
Versiering verzamelen
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Terrein schoonmaken
5 personen
70
Servies en apparatuur reinigen
4 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Materialen retourneren
3 personen
73
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
74
Parkbeheerder opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Kraamverlichtingaantal 12
Kraamgewichtenaantal 24
Kabelmattenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Kassa-tafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 18
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Kersttafellopersaantal 12
Rode tafelkledenaantal 12
Decoratieve cadeaudozenaantal 10
Kerstfigurenaantal 6
Houten wegwijzersaantal 10
Kerstcadeaulintaantal 10
Touwrollenaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Schaarsetsaantal 4
Prijskaartstandaardsaantal 30
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 18
LED-lantaarnsaantal 16
LED-kaarsenaantal 30
Batterijenaantal 48
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Waterdichte kabelhaspelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Kassa-apparatenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Megafoonsaantal 2
Steekwagensaantal 2
Brandblussersaantal 4
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 6
Labelprinters

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 250
Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Soepkommenaantal 150
Bordenaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffielepeltjesaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Soeplepelsaantal 4
Dienbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Suikerbakjesaantal 6
Servettenhoudersaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbrodenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukentangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Thermometeraantal 3
Waterkannenaantal 8
Voorraadkrattenaantal 20
Koelmattenaantal 8

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6
Handdoekrollenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Vloertrekkersaantal 4

Tips

Leg de parkindeling vroeg vast en teken daarop kramen, partytenten, parkeerplaatsen, stroompunten en looproutes. Reserveer kabelmatten en kraamgewichten tegelijk; die worden vaak pas gemist wanneer de opbouw al begint.
Benader marktkramers ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Houd per kraam bij wat wordt verkocht, welke levering nodig is en hoeveel ruimte of stroom de verkoper vraagt.
Plan vergunningen, verzekering, afvalinzameling en stroom niet als losse eindjes. Controleer uiterlijk enkele weken vooraf of alle reserveringen schriftelijk bevestigd zijn.
Stuur de definitieve bezoekersinformatie pas nadat parkeren, plattegrond en openingstijden vaststaan. Vermeld ook wat bezoekers bij slecht weer kunnen verwachten en waar zij de kerstmarkt binnenkomen.
Koel dranken en bereid soep, hapjes en versproducten zo laat mogelijk voor. Controleer de voorraad de dag ervoor en zet voor koffie, thee en soep aparte warmhoudketels, waterkokers en koffiezetapparaten klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt in een kasteelpark organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, parkreservering, vergunningen en marktkramers. Plan de definitieve controle van leveranciers, stroom, afval en bezoekersinformatie in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet je marktkramers benaderen voor een kerstmarkt?: Benader marktkramers ongeveer 8 weken vooraf, zodat je kraamreserveringen en wensen tijdig verwerkt. Leg uiterlijk 2 weken voor de markt de definitieve levering, stroombehoefte en opbouwtijd vast.
Hoe plan je stroom voor kramen en kerstverlichting?: Breng per kraam en per verlichtingszone het benodigde vermogen in kaart voordat je stroompunten reserveert. Controleer uiterlijk 1 week vooraf alle verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels, kabelmatten en batterijen.
Wanneer stuur je bezoekersinformatie voor een kerstmarkt?: Stuur de definitieve informatie 3 tot 5 dagen vooraf, nadat parkeren, plattegrond, ingang en openingstijden zijn bevestigd. Controleer de weersverwachting opnieuw op de dag vóór de markt en pas praktische aanwijzingen zo nodig aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.