Organiser un marché de Noël au Kasteelpark

Un marché de Noël dans un parc de château se prépare d’abord sur plan, puis avec les autorisations et les exposants. Commencez par fixer la date, les horaires et l’aménagement avant de réserver les stands, les tentes et les raccordements électriques. Les oublis les plus fréquents concernent la circulation, les besoins alimentaires des commerçants, l’éclairage et l’évacuation des déchets. Ce plan vous guide de la première réservation aux dernières vérifications avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Élaborer l’aménagement du parc
2 personnes
3
Réserver le parc du château
4
Demander les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Approcher les commerçants du marché
2 personnes
7
Traiter les réservations de stand
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Coordonner les livraisons avec les vendeurs
12
Réserver des prises électriques
13
Réserver l’enlèvement des déchets
14
Répartir les places de parking
2 personnes
15
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
16
Diffuser la promotion dans le quartier
3 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations définitives aux visiteurs
2 personnes
19
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Acheter des produits frais
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Préparer la soupe
2 personnes
25
Trier les décorations de Noël
2 personnes
26
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
27
Briefer les bénévoles
3 personnes
28
Préparer les mesures liées à la météo
2 personnes
29
Décharger les stands
6 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer les stands du marché
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
5 personnes
33
Installer l'éclairage
4 personnes
34
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Installer la signalisation
3 personnes
37
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
38
Installer le stand de restauration
4 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
41
Réchauffer la soupe
2 personnes
42
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Vérifier la sécurité du site
3 personnes

Événement

45
Accueil des vendeurs
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Tenir la caisse
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir du chocolat chaud
2 personnes
50
Servir la soupe et le pain
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Garder les tables propres
2 personnes
56
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
57
Vérifier la signalisation
58
Vérifier l'éclairage
2 personnes
59
Dernier tour des stands
2 personnes
60
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Réfrigérer les restes
2 personnes
63
Démonter le service traiteur
4 personnes
64
Démonter les stands du marché
6 personnes
65
Démonter les tentes de fête
6 personnes
66
Retirer l'éclairage
4 personnes
67
Rassembler la décoration
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Nettoyer le site
5 personnes
70
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
4 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Retourner les matériels
3 personnes
73
Rassembler les objets perdus
2 personnes
74
Remettre au gestionnaire du parc
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Éclairage du standqté 12
Poids de standqté 24
Passe-câblesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Tables de caisseqté 2
Portantsqté 2

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 18
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Chemins de table de Noëlqté 12
Nappes rougesqté 12
Boîtes cadeaux décorativesqté 10
Personnages de Noëlqté 6
Panneaux directionnels en boisqté 10
Ruban cadeau de Noëlqté 10
Rouleaux de cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Jeux de ciseauxqté 4
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 18
Lanternes LEDqté 16
Bougies LEDqté 30
Pilesqté 48
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Enrouleurs de câble étanchesqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Caisses enregistreusesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphonesqté 2
Diablesqté 2
Extincteursqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 6
Imprimantes d’étiquettes

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 250
Gobelets réutilisablesqté 250
Bol à soupeqté 150
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Petites cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Plateauxqté 8
Pichets à caféqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Porte-serviettesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Pains de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Louchesqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Thermomètreqté 3
Carafes d’eauqté 8
Bacs de stockageqté 20
Tapis rafraîchissantsqté 8

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Rouleaux d’essuie-mainsqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Raclettes de solqté 4

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant de contacter les commerçants. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour les autorisations, l’assurance et les réservations du parc.
Dessinez les emplacements avant de confirmer les stands : gardez des passages assez larges pour les visiteurs, une zone de livraison et des places de parking clairement attribuées.
Demandez à chaque exposant ses besoins alimentaires, électriques et logistiques au moment de l’inscription. Regroupez les livraisons par créneau afin d’éviter les arrivées simultanées le jour du marché.
Traitez l’électricité et l’éclairage comme un seul chantier : comptez les prises, rallonges, multiprises et passe-câbles, puis sécurisez les câbles avant l’installation des guirlandes et lanternes.
Préparez la restauration la veille autant que possible. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et la soupe, puis vérifiez le matin même les stocks, les produits frais et les prévisions météo.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Les autorisations, l’assurance, la réservation du parc et la recherche des commerçants doivent être lancées avant la communication au public.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au moins une demi-journée pour installer les stands, tentes, tables, décorations et éclairages. Ajoutez un créneau séparé pour les livraisons et faites le contrôle final 1 à 2 heures avant l’ouverture.
Que faut-il demander aux exposants lors de l’inscription ?: Demandez le type de stand, les dimensions nécessaires, les besoins électriques, les horaires de livraison et les besoins alimentaires. Fixez une date limite, par exemple 3 semaines avant le marché, pour recevoir ces informations.
Quand envoyer les informations définitives aux visiteurs ?: Envoyez les détails définitifs 3 à 5 jours avant l’événement. Indiquez les horaires, l’accès, le stationnement, le plan du parc et les éventuelles consignes liées à la météo.

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