Cómo organizar un mercado navideño en Kasteelpark

Un mercado navideño en Kasteelpark se organiza mejor empezando por el plano y la fecha, no por la decoración. Primero confirma el parque, los permisos, el seguro y la distribución de los puestos; después cierra vendedores, electricidad, residuos y aparcamientos. En las últimas semanas, concentra la comunicación y comprueba el tiempo. La víspera, prepara la comida, enfría las bebidas y verifica que cada puesto tenga espacio, luz y acceso para sus entregas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Elaborar la distribución del parque
2 personas
3
Reservar Kasteelpark
4
Solicitar permisos
5
Comprobar el seguro
6
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
7
Procesar las reservas de puestos
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Coordinar las entregas con los vendedores
12
Reservar puntos de electricidad
13
Reservar recogida de residuos
14
Distribuir los aparcamientos
2 personas
15
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
16
Repartir la promoción en el barrio
3 personas
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Enviar la información definitiva a los visitantes
2 personas
19
Comprobar las existencias y la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Comprar productos frescos
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Preparar sopa
2 personas
25
Clasificar decoración navideña
2 personas
26
Preparar la caja y el cambio
2 personas
27
Instruir a los voluntarios
3 personas
28
Preparar las medidas ante el tiempo
2 personas
29
Descargar los puestos
6 personas
30
Montar las carpas
6 personas
31
Colocar los puestos del mercado
6 personas
32
Colocar mesas y sillas
5 personas
33
Colgar la iluminación
4 personas
34
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
35
Colgar la decoración
4 personas
36
Colocar la señalización
3 personas
37
Montar caja y punto de pago
2 personas
38
Montar el puesto de catering
4 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar chocolate caliente
2 personas
41
Calentar la sopa
2 personas
42
Montar aperitivos
3 personas
43
Comprobar los baños
2 personas
44
Revisar la seguridad del recinto
3 personas

Evento

45
Recibir a los vendedores
3 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
47
Operar la caja
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Servir chocolate caliente
2 personas
50
Servir sopa y pan
3 personas
51
Servir aperitivos
2 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el stock del buffet
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Mantener las mesas limpias
2 personas
56
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
57
Comprobar la señalización
58
Comprobar la iluminación
2 personas
59
Última ronda por los puestos
2 personas
60
Guiar la salida de visitantes
3 personas

Seguimiento

61
Cerrar la caja
2 personas
62
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
63
Desmontar el catering
4 personas
64
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
65
Desmontar las carpas
6 personas
66
Retirar la iluminación
4 personas
67
Recoger adornos
3 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Limpiar el recinto
5 personas
70
Limpiar la vajilla y el equipo
4 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Recoger objetos perdidos
2 personas
74
Entregar al gestor del parque
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 6
Iluminación del puestocant. 12
Pesos para carpascant. 24
Alfombrillas para cablescant. 12
Percheroscant. 2
Mesas de cajacant. 2
Percheroscant. 2

Decoración

Árboles de Navidadcant. 6
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 18
Coronas navideñascant. 8
Flores de Pascuacant. 12
Caminos de mesa navideñoscant. 12
Manteles rojoscant. 12
Cajas de regalo decorativascant. 10
Figuras navideñascant. 6
Señales de orientación de maderacant. 10
Cinta para regalos de Navidadcant. 10
Rollos de cuerdacant. 4
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Sets de tijerascant. 4
Soportes para etiquetas de precioscant. 30
Paneles informativoscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 18
Faroles LEDcant. 16
Velas LEDcant. 30
Bateríascant. 48
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Enrollacables impermeablescant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Mantener calientecant. 4
Ollas para sopacant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Megáfonoscant. 2
Carros de manocant. 2
Extintorescant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Linternascant. 6
Baterías externas recargablescant. 6
Impresoras de etiquetas

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 250
Vasos reutilizablescant. 250
Tazones para sopacant. 150
Platoscant. 150
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de servircant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Bandejascant. 8
Jarras de cafécant. 6
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6
Porta-servilletascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Panes de cocinerocant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Cucharonescant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 2
Termómetrocant. 3
Jarras de aguacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8

Catering

Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 6
Rollos de toallacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Limpiacristalescant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la distribución del parque antes de invitar a los puestos. Deja pasillos claros y reserva zonas concretas para carpas, mesas, aparcamientos y entregas.
Empieza los permisos y el seguro con varias semanas de margen. Confirma por escrito los puntos de electricidad y la recogida de residuos, porque suelen ser servicios que no se pueden resolver el mismo día.
Pide a los vendedores sus necesidades y preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones. Fija una fecha límite para las reservas y envía después un mapa con horarios de montaje, acceso y entrega.
Prepara la señalización antes del montaje: entradas, puestos, aparcamientos y recorridos deben aparecer en un mapa sencillo. Los cables de iluminación necesitan alargadores, regletas, enrollacables impermeables y alfombrillas para evitar tropiezos.
Revisa el pronóstico y las existencias durante la última semana. En la víspera enfría las bebidas, prepara la sopa y los aperitivos, y comprueba que las carpas tengan pesos, iluminación y baterías suficientes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. En ese periodo puedes reservar Kasteelpark, solicitar permisos, comprobar el seguro y cerrar los puestos, la electricidad y la recogida de residuos.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?: Fija una fecha límite entre 4 y 6 semanas antes del mercado. Después envía la distribución definitiva, las instrucciones de entrega y cualquier información sobre horarios o necesidades dietéticas.
¿Cuándo se prepara la comida y la bebida?: Haz la compra general con varios días de margen y compra los productos frescos entre 1 y 2 días antes. Enfría las bebidas y prepara la sopa y los aperitivos durante la víspera, según su conservación.
¿Qué se revisa el día anterior al mercado navideño?: Comprueba el pronóstico, el mapa, la señalización, las existencias y los accesos. También verifica que haya pesos para las carpas, iluminación, cables protegidos, baterías, neveras portátiles y equipos para mantener la comida caliente.

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