Zo organiseer je een kerstmarkt in een kasteel

Begin niet met versiering, maar met de route door het kasteel. Leg eerst datum, openingstijden en beschikbare ruimtes vast en teken daarna de marktindeling, inclusief kramen, zitplekken, kassa en sanitaire voorzieningen. Benader kraamhouders en leveranciers vroeg, zodat je het aantal stands en de benodigde stroom kent. In de laatste week draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, bewegwijzering en voorraad; op de dag zelf controleer je veiligheid, koeling en warme dranken voordat bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2
Kasteelruimtes inspecteren
2 personen
3
Marktindeling tekenen
2 personen
4
Kraamhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Leveranciers vastleggen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Vluchtroutes controleren
2 personen
13
Brandblussers controleren
14
Sanitaire ruimtes controleren
2 personen
15
Routebordjes ontwerpen
16
Naamkaartjes maken
2 personen
17
Programma afdrukken
18
Plattegrond afdrukken
19
Voorraad controleren
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Versproducten ophalen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Koekjes en gebak klaarzetten
2 personen
25
Kraamhouders informeren
26
Weersverwachting controleren
27
Kasteelvloer beschermen
3 personen
28
Marktkramen opbouwen
6 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Stroomkabels leggen
3 personen
32
Verlichting ophangen
4 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Kerstboom versieren
3 personen
35
Routebordjes plaatsen
2 personen
36
Kassa inrichten
2 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Warme dranken voorbereiden
3 personen
40
Buffet opbouwen
3 personen
41
Kraamhouders ontvangen
3 personen
42
Kraamplaatsen aanwijzen
2 personen
43
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

44
Entree openen
3 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Kassa bemannen
2 personen
47
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Warme dranken serveren
3 personen
50
Koude dranken serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Tafels afruimen
2 personen
56
Lichtjes controleren
57
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
58
Eindoproep verzorgen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Kraamhouders uitchecken
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Buffet afbreken
3 personen
64
Marktkramen afbreken
6 personen
65
Versiering verwijderen
4 personen
66
Verlichting afbreken
4 personen
67
Afval verzamelen
4 personen
68
Zalen schoonmaken
4 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Kasteelvloer controleren
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
3 personen
73
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kleedkamerschermenaantal 2
Kassa-tafel

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 150
Soepkommenaantal 100
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kassabox
Pinapparaataantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 20
Ledkaarsenaantal 40
Batterijenaantal 40

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstfigurenaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Kraamdoekenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Routebordjesaantal 12
Programmafoldersaantal 250
Plattegrondenaantal 150

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Schalenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Aluminium schalenaantal 20

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stofzuigersaantal 2
Afvalbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Meet elke ruimte op en teken de looproute voordat je marktkramen bestelt of plaatst. Houd doorgangen en vluchtroutes vrij en leg ook de plek van de kassa-tafel, zitplekken en sanitaire ruimtes vast.
Vraag kraamhouders bij hun aanmelding hoeveel tafelruimte, stroompunten en stoelen ze nodig hebben. Bevestig uiterlijk één week vooraf hun plek, aankomsttijd en laad- en losafspraken.
Controleer per ruimte het aantal beschikbare stopcontacten en verdeel koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken over meerdere stroompunten. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, maar voorkom kabels dwars over looproutes.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en maak uiterlijk drie dagen vooraf een overzicht. Zet koekjes, gebak, soep en dranken pas klaar nadat je koeling, thermoskannen, servies en opscheplepels hebt geteld.
Maak bezoekersinformatie niet alleen digitaal: druk programma’s, plattegronden en routebordjes af en hang ze vóór opening op. Test het pinapparaat en de kassabox en geef medewerkers portofoons met een afgesproken kanaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt in een kasteel organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, ruimtes, kraamhouders en leveranciers. Plan de veiligheids- en stroomcontrole uiterlijk 7 dagen voor opening en verwerk de laatste aanmeldingen 3 dagen vooraf.
Hoe deel je een kerstmarkt in een kasteel in?: Teken eerst de bezoekersroute en plaats daarna de marktkramen langs de beschikbare wanden of in overzichtelijke rijen. Reserveer minimaal één duidelijke doorgang naar elke uitgang en zet kassa, catering en zitplekken op herkenbare, niet-blokkerende plekken.
Hoeveel stroom heb je nodig op een kerstmarkt in een kasteel?: Tel per apparaat het benodigde vermogen op en verdeel koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken over afzonderlijke stroompunten. Controleer dit minimaal één week vooraf met de locatie en test alle verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw.
Wat moet je op de dag zelf controleren bij een kerstmarkt in een kasteel?: Controleer vóór opening de vluchtroutes, brandblussers, sanitaire ruimtes, verlichting, bewegwijzering en de werking van het pinapparaat. Zet dranken koud en warme producten pas klaar nadat de koeling, warmhoudbakken en servies zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.