Cómo organizar un mercado navideño en un castillo
Un mercado navideño en un castillo necesita una planificación distinta a la de un mercadillo común: primero se revisan las salas, los accesos y las rutas de evacuación, y después se dibuja la distribución de los puestos. Reserva pronto a los expositores, confirma sus necesidades eléctricas y recoge las preferencias alimentarias de los asistentes. La última semana se centra en compras, bebidas frías, repostería, carteles y un plano claro para que el montaje no se convierta en improvisación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y las horas
- 2
Inspeccionar las salas del castillo
2 personas
- 3
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
- 4
Contactar a los puestos
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Confirmar proveedores
2 personas
- 8
Hacer reservas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 12
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
- 13
Comprobar los extintores
- 14
Comprobar las zonas sanitarias
2 personas
- 15
Diseñar carteles de ruta
- 16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 17
Imprimir el programa
- 18
Imprimir el plano
- 19
Comprobar el inventario
2 personas
- 20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Recoger productos frescos
2 personas
- 23
Enfriar las bebidas
2 personas
- 24
Preparar galletas y pasteles
2 personas
- 25
Informar a los expositores
- 26
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 27
Proteger el suelo del castillo
3 personas
- 28
Montar los puestos del mercado
6 personas
- 29
Montar mesas
4 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Tender cables de alimentación
3 personas
- 32
Colgar la iluminación
4 personas
- 33
Colgar la decoración
4 personas
- 34
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
- 35
Colocar señales de ruta
2 personas
- 36
Preparar la caja
2 personas
- 37
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 38
Preparar aperitivos
4 personas
- 39
Preparar bebidas calientes
3 personas
- 40
Montar el buffet
3 personas
- 41
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 42
Asignar puestos del mercado
2 personas
- 43
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 44
Abrir la entrada
3 personas
- 45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 46
Atender la caja
2 personas
- 47
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
- 48
Servir aperitivos
4 personas
- 49
Servir bebidas calientes
3 personas
- 50
Servir bebidas frías
2 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Reponer el bufé
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños
2 personas
- 55
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
- 56
Comprobar las luces
- 57
Guiar las partes del programa
2 personas
- 58
Coordinar el anuncio de cierre
- 59
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 60
Cerrar la caja
2 personas
- 61
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Desmontar el bufé
3 personas
- 64
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
- 65
Retirar la decoración
4 personas
- 66
Desmontar la iluminación
4 personas
- 67
Recoger la basura
4 personas
- 68
Limpiar las salas
4 personas
- 69
Limpiar los baños
2 personas
- 70
Comprobar el suelo de Kasteel
2 personas
- 71
Inventariar materiales
2 personas
- 72
Devolver el material alquilado
3 personas
- 73
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de cervezacant. 8
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Biombos para vestuarioscant. 2
- Mesa de caja
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasoscant. 150
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 150
- Tazones para sopacant. 100
- Cuchilloscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cucharascant. 150
- Cucharonescant. 12
- Bandejascant. 12
- Termoscant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neverascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Caja registradora
- Máquina de selladocant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Velas LEDcant. 40
- Bateríascant. 40
Decoración
- Árbol de Navidad
- Bolas de Navidadcant. 60
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Figuras navideñascant. 10
- Mantelescant. 20
- Manteles para puestoscant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Carteles de rutacant. 12
- Folletos del programacant. 250
- Planoscant. 150
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Bandejascant. 16
- Cestas de pancant. 8
- Bandejas de aluminiocant. 20
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 6
- Fregonascant. 6
- Sets de escobacant. 4
- Aspiradorascant. 2
- Papeleracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por recorrer todas las salas del castillo y anota medidas, enchufes, zonas sanitarias y salidas. Haz el plano antes de confirmar la ubicación de los puestos, dejando pasillos de al menos 1,2 metros para el tránsito.
- Contacta con los puestos con varias semanas de margen y pide por escrito el tamaño de cada mesa, el consumo eléctrico y la hora de llegada. Así evitarás descubrir el día del mercado que faltan mesas plegables, alargadores o regletas.
- Separa en el plano la zona de venta, la caja y el servicio de café, té, sopa y repostería. Coloca las neveras y los termos cerca del punto de atención, pero sin bloquear los recorridos ni las salidas.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Para el primer cálculo, cuenta dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen para quienes se queden más tiempo.
- Prepara el día anterior los carteles de ruta, las tarjetas con nombres, el programa y el plano impreso. Informa a los expositores de la entrada exacta, la hora de montaje y el punto de electricidad que pueden utilizar; los walkie-talkies ayudan cuando el castillo tiene varias salas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño en un castillo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, revisa las salas y dibuja la distribución; después confirma puestos, reservas y necesidades técnicas.
- ¿Cuánto espacio hay que dejar entre los puestos de un mercado navideño?
- Deja pasillos de al menos 1,2 metros y más espacio en la entrada, cerca de la caja y delante de las zonas de comida. Comprueba también que ningún puesto reduzca el acceso a una salida de evacuación.
- ¿Cuántos enchufes y alargadores necesita un mercado navideño?
- Haz una lista por puesto y por zona, en lugar de calcular solo por número de expositores. Comprueba cada punto durante la inspección y lleva alargadores y regletas de reserva, porque los castillos suelen tener enchufes alejados de las mesas.
- ¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?
- Recoge los productos frescos el día anterior o la misma mañana, según su conservación, y enfría las bebidas al menos 6 horas antes de abrir. Prepara galletas y pasteles con antelación y mantén separados los productos con necesidades dietéticas específicas.
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