Organiser un marché de Noël au château, étape par étape

Un marché de Noël dans un château demande de régler la circulation et la logistique avant de penser à la décoration. Commencez par fixer les horaires, inspecter chaque salle et dessiner le plan des stands, des tentes et des espaces de restauration. Lancez ensuite les inscriptions des exposants, validez les fournisseurs et vérifiez les besoins alimentaires. Les oublis les plus fréquents concernent les prises électriques, les issues de secours, les sanitaires et le stockage au froid.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2
Inspecter les salles du château
2 personnes
3
Dessiner le plan du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Valider les fournisseurs
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Vérifier les issues de secours
2 personnes
13
Contrôler les extincteurs
14
Vérifier les sanitaires
2 personnes
15
Concevoir les panneaux de direction
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Imprimer le programme
18
Imprimer le plan
19
Vérifier les stocks
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les biscuits et les pâtisseries
2 personnes
25
Informer les exposants
26
Vérifier les prévisions météo
27
Protéger le sol du château
3 personnes
28
Monter les stands de marché
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Poser les câbles électriques
3 personnes
32
Installer l'éclairage
4 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Décorer le sapin de Noël
3 personnes
35
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
36
Installer la caisse
2 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
40
Monter le buffet
3 personnes
41
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
42
Attribuer les emplacements des stands
2 personnes
43
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

44
Ouvrir l’entrée
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Tenir la caisse
2 personnes
47
Soutenir les exposants
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
4 personnes
49
Servir des boissons chaudes
3 personnes
50
Servir les boissons froides
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Dégager les tables
2 personnes
56
Vérifier les lumières
57
Animer les différents temps du programme
2 personnes
58
Gérer l’appel de fin
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Démonter le buffet
3 personnes
64
Démonter les stands du marché
6 personnes
65
Retirer la décoration
4 personnes
66
Démonter l’éclairage
4 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Nettoyer les salles
4 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Vérifier le sol du château
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
3 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Paravents de vestiaireqté 2
Table de caisse

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 100
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateauxqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Bougies LEDqté 40
Pilesqté 40

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Personnages de Noëlqté 10
Nappesqté 20
Draps de standqté 12
Badges nominatifsqté 30
Panneaux d’orientationqté 12
Brochures du programmeqté 250
Plansqté 150

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 16
Corbeilles à painqté 8
Plateaux en aluminiumqté 20

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Aspirateursqté 2
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, les horaires et les espaces accessibles au public. Prévoyez un plan distinct pour les stands, les tables de restauration, la caisse et les zones de circulation afin d’éviter les croisements le jour J.
Ouvrez les inscriptions des exposants avec une date limite précise, idéalement 3 à 4 semaines avant le marché. Demandez dès le formulaire les dimensions du stand, les besoins électriques et les contraintes alimentaires.
Faites une visite technique du château au moins 14 jours avant l’ouverture. Contrôlez les prises, les rallonges, les sanitaires, les extincteurs et les issues de secours, puis transmettez le plan final aux exposants.
Séparez les achats en trois temps : produits non périssables, boissons et produits frais. Mettez les boissons au frais la veille et récupérez les pâtisseries et autres produits frais le matin même pour limiter les pertes.
Préparez les informations visibles avant l’arrivée du public : programme, plan, panneaux directionnels et badges nominatifs. Envoyez aux exposants leurs horaires d’installation, leur emplacement et les consignes au plus tard 48 heures avant l’événement.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël au château ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premiers délais servent à réserver le château et les fournisseurs, puis à ouvrir les inscriptions des exposants et à finaliser le plan des salles.
Quand faut-il fermer les inscriptions des exposants ?: Fixez la clôture des inscriptions 3 à 4 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, d’attribuer les emplacements, d’imprimer le plan et de confirmer les besoins électriques ou alimentaires.
Que vérifier dans un château avant un marché de Noël ?: Effectuez une visite technique au moins 14 jours avant l’événement. Vérifiez les issues de secours, les extincteurs, les sanitaires, les points d’alimentation électrique et les zones où seront installés les stands et les tentes.
Quand préparer les boissons et les pâtisseries ?: Mettez les boissons au frais la veille et récupérez les produits frais le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant l’ouverture. Préparez les biscuits et pâtisseries suffisamment tôt pour pouvoir les présenter et les stocker proprement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.