Zo organiseer je een kerstmarkt in de stadskern

Begin niet met kerstdecoratie, maar met de plattegrond, vergunningen en stroomvoorziening. Leg daarna de datum en openingstijden vast, benader kraamhouders en verwerk aanmeldingen voordat je de kraamindeling bevestigt. Plan vervolgens leveringen, afvalinzameling en vrijwilligers. In de laatste week controleer je het weer, druk je route- en infoborden af en bereid je hapjes en dranken voor. Zo voorkom je dat kramen, bekers of kabels pas op de opbouwdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Marktplattegrond maken
2 personen
5
Kraamhouders benaderen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Kraamindeling bevestigen
2 personen
9
Vergunningen controleren
10
Stroompunten vastleggen
2 personen
11
Leveringen reserveren
12
Afvalinzameling reserveren
13
Elektra controleren
2 personen
14
Routeborden ontwerpen
15
Prijslijsten afdrukken
2 personen
16
Plattegrond afdrukken
17
Naamkaartjes maken
2 personen
18
Vrijwilligers indelen
2 personen
19
Briefing voorbereiden
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Kerstdecoratie sorteren
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Servies klaarzetten
2 personen
26
Marktterrein afzetten
4 personen
27
Leveringen ontvangen
3 personen
28
Kramen opbouwen
8 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Verlichting ophangen
4 personen
32
Stroom aansluiten
3 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Infopunt inrichten
2 personen
35
Cateringstand inrichten
4 personen
36
Warme dranken bereiden
3 personen
37
Hapjes uitstallen
3 personen
38
Contant geld klaarleggen
2 personen
39
Vrijwilligers briefen
3 personen
40
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen

Event

41
Infopunt bemannen
2 personen
42
Kramen bemannen
8 personen
43
Hapjes serveren
4 personen
44
Warme dranken serveren
3 personen
45
Koude dranken serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes bijvullen
2 personen
48
Servies verzamelen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
2 personen
51
Lichtdecoratie controleren
2 personen
52
Kramen afsluiten
8 personen
53
Bezoekersuitgang begeleiden
3 personen
54
Contant geld veiligstellen
2 personen

Nazorg

55
Stroom uitschakelen
2 personen
56
Kramen afbreken
8 personen
57
Meubilair verzamelen
5 personen
58
Decoratie verwijderen
4 personen
59
Afval sorteren
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Cateringstand schoonmaken
3 personen
62
Marktplein schoonmaken
5 personen
63
Materialen terugbrengen
4 personen
64
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
65
Koelmaterialen legen
2 personen
66
Routeborden verwijderen
2 personen
67
Retouren controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 16
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Kleedjesaantal 16
Kraamzeilenaantal 12
Paspoppenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 150
Glühweinbekersaantal 150
Bordenaantal 200
Kommetjesaantal 100
Vorkenaantal 200
Messenaantal 100
Lepelsaantal 200
Serveerlepelsaantal 12
Serveertraysaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 24
Kerstkransenaantal 8
Kerstfigurenaantal 10
Kunstsneeuwaantal 6
Tafeldecoratieaantal 16
Routebordenaantal 12
Infobordenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 20
Ledlantaarnsaantal 16
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudketelsaantal 4
Inductiekookplatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Kassaboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Mengkommenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Serveerkommenaantal 16
Ovenwantenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de marktplattegrond voordat je kraamhouders definitief indeelt. Reserveer ruimte voor looproutes, partytenten, tafels en eventuele wachtrijen; bevestig de indeling pas nadat alle aanmeldingen en stroompunten zijn verwerkt.
Controleer vergunningen en elektra vroeg in het traject. Noteer per kraam of er stroom nodig is en leg verlengkabels en stroompunten vast voordat je leveringen reserveert.
Plan de publieksinformatie uiterlijk enkele dagen voor opening. Druk routeborden, infoborden, prijslijsten en de plattegrond af en maak naamkaartjes voor kraamhouders en vrijwilligers.
Bereid catering niet op het laatste moment voor. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen, zet servies klaar en koel dranken zo dat glühweinbekers, koffiekopjes, borden en bestek tijdens de markt direct beschikbaar zijn.
Maak een draaiboek voor de opbouw en briefing. Deel vrijwilligers per tijdsblok in, controleer de weersverwachting de dag ervoor en reserveer afvalinzameling zodat decoratie, verpakkingen en gebruikte bekers niet blijven staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor vergunningen, kraamhouders, aanmeldingen, de marktplattegrond, leveringen en de vrijwilligersindeling.
Wanneer moet je kraamhouders benaderen voor een kerstmarkt?: Benader kraamhouders ongeveer 6 tot 8 weken voor de markt. Sluit de aanmeldingen 3 tot 4 weken vooraf, zodat je dieetwensen, stroombehoefte en de definitieve kraamindeling kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstmarkt?: Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast ongeveer 1 vrijwilliger per 5 tot 8 kramen per tijdsblok. Reserveer extra mensen voor opbouw, afval en het uitdelen van informatie.
Wanneer controleer je het weer voor een kerstmarkt?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de markt. Gebruik die controle om partytenten, kraamzeilen, kleding, verlichting en de opbouwvolgorde tijdig aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.