Weihnachtsmarkt im Stadtkern organisieren

Ein Weihnachtsmarkt im Stadtkern gelingt, wenn du zuerst Fläche, Zeitfenster und Standaufteilung festlegst und erst danach Einladungen und Anmeldungen öffnest. Plane Genehmigungen, Strom, Lieferungen und Abfallentsorgung früh, weil diese Punkte kurzfristig kaum zu lösen sind. In der letzten Woche geht es um Wetter, Beschilderung, Helferbriefing und Drucksachen. Der Ablauf unten hilft dir, 67 Aufgaben und 60 benötigte Dinge in der richtigen Reihenfolge vorzubereiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Marktplan erstellen
2 Personen
5
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
9
Genehmigungen prüfen
10
Stromanschlüsse festlegen
2 Personen
11
Lieferungen reservieren
12
Abfallentsorgung reservieren
13
Elektrik überprüfen
2 Personen
14
Wegweiser entwerfen
15
Preisliste drucken
2 Personen
16
Lageplan drucken
17
Namensschilder erstellen
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Briefing vorbereiten
20
Wettervorhersage prüfen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Geschirr bereitstellen
2 Personen
26
Marktgelände absperren
4 Personen
27
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
28
Stände aufbauen
8 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
3 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
32
Strom anschließen
3 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Infopunkt einrichten
2 Personen
35
Cateringstand einrichten
4 Personen
36
Heiße Getränke zubereiten
3 Personen
37
Snacks auslegen
3 Personen
38
Bargeld bereitlegen
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen
40
Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen

Event

41
Infostand besetzen
2 Personen
42
Stände besetzen
8 Personen
43
Snacks servieren
4 Personen
44
Heiße Getränke servieren
3 Personen
45
Kalte Getränke servieren
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Snacks nachfüllen
2 Personen
48
Geschirr sammeln
2 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren
2 Personen
51
Lichtdekoration kontrollieren
2 Personen
52
Stände schließen
8 Personen
53
Besucherausgang begleiten
3 Personen
54
Bargeld sichern
2 Personen

Nachbereitung

55
Strom ausschalten
2 Personen
56
Stände abbauen
8 Personen
57
Mobiliar zusammensuchen
5 Personen
58
Dekoration entfernen
4 Personen
59
Abfall trennen
4 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Cateringstand reinigen
3 Personen
62
Marktplatz reinigen
5 Personen
63
Materialien zurückbringen
4 Personen
64
Restbestand einlagern
2 Personen
65
Kühlmaterialien entleeren
2 Personen
66
Wegweiser entfernen
2 Personen
67
Retouren prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 16
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 8
DeckenAnz. 16
StandplanenAnz. 12
SchaufensterpuppenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 150
GlühweintassenAnz. 150
TellerAnz. 200
SchälchenAnz. 100
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 6
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 24
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 10
KunstschneeAnz. 6
TischdekorationAnz. 16
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 20
LED-LaternenAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KassenboxenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ServierschalenAnz. 16
OfenhandschuheAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
WischsetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Marktplan und Standaufteilung fest, bevor du Standbetreiber endgültig bestätigst. Markiere dabei auch Stromanschlüsse, Wege, Infotafeln und die Position der Wegweiser.
Prüfe Genehmigungen, Elektrik, Lieferungen und Abfallentsorgung mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Besonders Verlängerungskabel und Stromanschlüsse werden häufig erst beim Aufbau als Problem erkannt.
Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung und übergib die Angaben gesammelt an die zuständigen Stände. So fehlen am Veranstaltungstag nicht plötzlich passende Snacks oder klare Hinweise für Gäste.
Teile Freiwillige mit festen Uhrzeiten und Aufgaben ein und plane vor dem Öffnen ein kurzes Briefing von 15 bis 20 Minuten. Darin sollten Standaufteilung, Strom, Abfall, Beschilderung und der Umgang mit Rückfragen geklärt werden.
Bereite Preisliste, Lageplan, Namensschilder und Wegweiser spätestens 3 Tage vorher vor. Prüfe außerdem 24 Stunden vorher die Wettervorhersage und stelle Decken, Zelte sowie Beleuchtung passend zur Prognose bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsmarkt im Stadtkern organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Uhrzeiten, Marktplan und Genehmigungen. Standbetreiber und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin kontaktiert beziehungsweise eingeteilt sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für die Organisation und zusätzlich 1 Helfer je 3 bis 4 Marktstände ein. Für Aufbau, Besucherfragen, Strom und Abfall brauchst du während der Öffnungszeit getrennte Zuständigkeiten.
Wann sollte man Glühweintassen und Geschirr bereitstellen?: Sortiere Geschirr, wiederverwendbare Becher, Glühweintassen und Serviermaterial spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollten sie mindestens 2 Stunden vor Beginn an den jeweiligen Ständen stehen.
Was muss man bei schlechtem Wetter für einen Weihnachtsmarkt vorbereiten?: Prüfe die Wettervorhersage 24 Stunden und nochmals 3 bis 4 Stunden vor dem Start. Halte Partyzelte, Standplanen, Decken und wetterfeste Beleuchtung bereit und lege fest, wer bei Wind oder Regen die Stände kontrolliert.

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