Organiser un marché de Noël au centre-ville, étape par étape

Un marché de Noël en centre-ville se prépare d’abord sur plan, puis avec les exposants et les services de la ville. Commencez par fixer les horaires, ouvrir les inscriptions et vérifier les autorisations avant de réserver le matériel. Le plan des stands doit intégrer les accès, l’électricité, les livraisons et les zones de déchets. Les dernières vérifications concernent la météo, les boissons, les en-cas, la vaisselle et le briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Créer le plan du marché
2 personnes
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
9
Vérifier les autorisations
10
Répertorier les points d’alimentation électrique
2 personnes
11
Réserver les livraisons
12
Réserver l’enlèvement des déchets
13
Vérifier l'électricité
2 personnes
14
Concevoir les panneaux d’orientation
15
Imprimer les listes de prix
2 personnes
16
Imprimer le plan
17
Créer des badges nominatifs
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Préparer le briefing
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Trier les décorations de Noël
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer la vaisselle
2 personnes
26
Délimiter le site du marché
4 personnes
27
Réception des livraisons
3 personnes
28
Monter les stands
8 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer l'éclairage
4 personnes
32
Brancher l’électricité
3 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Aménager le point d’information
2 personnes
35
Installer le stand de restauration
4 personnes
36
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
37
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
38
Préparer l'argent liquide
2 personnes
39
Briefing des bénévoles
3 personnes
40
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes

Événement

41
Tenir le point d'information
2 personnes
42
Tenir les stands
8 personnes
43
Servir des amuse-bouches
4 personnes
44
Servir des boissons chaudes
3 personnes
45
Servir les boissons froides
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
48
Rassembler la vaisselle
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
2 personnes
51
Vérifier la décoration lumineuse
2 personnes
52
Fermer les stands
8 personnes
53
Accompagner la sortie des visiteurs
3 personnes
54
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes

Suivi

55
Couper l’électricité
2 personnes
56
Démonter les stands
8 personnes
57
Rassembler le mobilier
5 personnes
58
Retirer la décoration
4 personnes
59
Trier les déchets
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le stand traiteur
3 personnes
62
Nettoyer la place du marché
5 personnes
63
Rapporter le matériel
4 personnes
64
Ranger le stock restant
2 personnes
65
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
66
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
67
Vérifier les retours
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 16
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 8
Couverturesqté 16
Bâches de standqté 12
Mannequinsqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 150
Tasses à vin chaudqté 150
Assiettesqté 200
Petits bolsqté 100
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 200
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 24
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 10
Neige artificielleqté 6
Décoration de tableqté 16
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d’informationqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 20
Lanternes LEDqté 16
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 20

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Plaques à inductionqté 3
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Thermosqté 8
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Bacs de rangementqté 20
Saladiers de serviceqté 16
Gants de cuisineqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Sets de serpillièreqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et la capacité du marché au moins 8 à 10 semaines avant l’ouverture. Les exposants ont besoin de ce délai pour confirmer leur présence et leurs besoins alimentaires ou électriques.
Dessinez le plan des stands avant de confirmer les emplacements. Prévoyez les tentes, tables, chaises et bâches en fonction des dimensions réelles, puis réservez un passage libre pour les livraisons et l’évacuation.
Vérifiez les autorisations et l’électricité au moins 4 semaines à l’avance. Répertoriez chaque point d’alimentation et prévoyez les rallonges nécessaires avant l’installation des guirlandes LED et des lanternes.
Préparez l’accueil des visiteurs avec un plan imprimé, des panneaux de direction, des panneaux d’information et des badges nominatifs. Imprimez aussi les listes de prix avant le jour J : les réimprimer sur place fait perdre du temps dès l’ouverture.
Organisez les bénévoles par créneaux et faites un briefing de 15 à 20 minutes avant l’arrivée du public. La veille, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et triez la vaisselle pour éviter de chercher les tasses, gobelets et couverts pendant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël en centre-ville ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Les autorisations, les inscriptions des exposants, le plan des stands et les réservations de matériel doivent être finalisés au plus tard 4 semaines avant l’événement.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Ouvrez les inscriptions environ 10 semaines avant la date prévue et relancez les exposants après 2 semaines. Confirmez la répartition des stands et leurs besoins pratiques 4 à 6 semaines avant l’ouverture.
Quand vérifier l’électricité et les autorisations du marché ?: Faites la première vérification 6 semaines avant, puis contrôlez l’installation sur place la veille. Notez chaque point électrique, la longueur des rallonges et les équipements branchés sur chaque circuit.
Que préparer la veille d’un marché de Noël ?: La veille, installez ou contrôlez les stands, la signalétique et les décorations, puis vérifiez la météo et l’électricité. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et regroupez la vaisselle au moins 3 heures avant l’arrivée des bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.