Zo organiseer je een kerstfeest zonder last-minute stress

Begin een kerstfeest niet met versiering, maar met datum, locatie en het verwachte aantal gasten. Bevestig daarna de catering en vraag meteen dieetwensen en allergieën uit, zodat je niet op het laatste moment maaltijden moet aanpassen. Leg het programma vast voordat je muziek, quiz en cadeaus voorbereidt. In de laatste week draait alles om controleren: deelnemerslijst, boodschappen, gekoelde dranken en apparatuur. Op de dag zelf richt je buffet, drankpunten en welkomsttafel in voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Feestlocatie reserveren
2
Catering bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Programma en tijden vastleggen
2 personen
7
Muziek afspeellijst samenstellen
8
Kerstquiz voorbereiden
2 personen
9
Cadeaus en prijzen regelen
2 personen
10
Laatste deelnemerslijst maken
11
Allergieën met catering delen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Catering en dieetmaaltijden controleren
2 personen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Buffet en drankpunten inrichten
3 personen
19
Kerstversiering ophangen
3 personen
20
Lichtdecoratie aansluiten
2 personen
21
Muziekapparatuur testen
2 personen
22
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
23
Buffetgerechten klaarzetten
3 personen
24
Welkomsttafel inrichten
2 personen
25
Teambriefing houden
4 personen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Kerstquiz begeleiden
2 personen
31
Dinerbuffet openen
3 personen
32
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
33
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
34
Cadeaus en prijzen uitdelen
2 personen
35
Fotomoment begeleiden
2 personen
36
Laatste ronde aankondigen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
3 personen
39
Servies en glazen afwassen
3 personen
40
Buffet en keuken schoonmaken
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Versiering verwijderen
3 personen
43
Ruimte en toiletten schoonmaken
3 personen
44
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen
45
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
46
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Locatie oplevering controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Dienbladenaantal 6
Afwasteiltjesaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Laptop
Presentatiescherm

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 40
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 3
Tafellopersaantal 8
Kerstservettenhoudersaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Tafelkaartjesaantal 12
Cadeaupapieraantal 2
Cadeaulintaantal 4
Pennensetaantal 2
Quizantwoordformulierenaantal 60
Pennenaantal 60

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Tips

Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk twee weken vooraf uit en deel de definitieve lijst daarna met de catering. Controleer vlak voor het buffet opnieuw welke gerechten apart zijn gehouden.
Plan de opbouw achterstevoren vanaf de ontvangsttijd. Reserveer minstens 2 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, versiering, lichtdecoratie en het klaarzetten van servies.
Test muziek, Bluetoothspeakers en microfoon minimaal 60 minuten voor aanvang op de plek waar ze worden gebruikt. Leg stekkerdozen en verlengkabels zo neer dat niemand over kabels struikelt.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en maak aparte drankpunten voor water, frisdrank en wijn. Zet waterkannen en glazen klaar voordat het buffet wordt opgebouwd.
Maak de laatste deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf en gebruik die voor catering, quizteams en cadeaus. Controleer op de dag zelf de aantallen bij binnenkomst, zodat je direct afwijkingen ziet.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een kerstfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en datum. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit aanmeldingen 2 weken voor het feest.
Wanneer moet je dieetwensen voor een kerstfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen en allergieën direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 2 weken vooraf. Deel de definitieve lijst daarna met de catering en controleer de aparte maaltijden op de feestdag.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstfeest op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor een feest met tafels, stoelen, buffet, kerstversiering en techniek. Plan daarnaast 30 tot 60 minuten voor teambriefing, een laatste controle en het ventileren van de ruimte.
Wanneer zet je drank en buffet klaar voor een kerstfeest?: Zet gekoelde dranken ongeveer 4 uur vooraf koud en richt drankpunten 30 tot 45 minuten voor ontvangst in. Plaats buffetgerechten pas kort voor het eten, zodat warme en koude onderdelen zo goed mogelijk op temperatuur blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.