Weihnachtsfeier organisieren: Schritt für Schritt zum gelungenen Abend

Beginne mit Termin, Budget und Location, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Catering, Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Lege Programm und Zeiten früh fest und plane einen festen Aufbau mit Teambriefing ein. So stehen Buffet, Getränke, Technik, Dekoration und Sitzplätze rechtzeitig bereit und die Feier kann pünktlich beginnen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festlocation reservieren
2
Catering bestätigen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
7
Musik-Playlist zusammenstellen
8
Weihnachtsquiz vorbereiten
2 Personen
9
Geschenke und Preise organisieren
2 Personen
10
Finale Teilnehmerliste erstellen
11
Allergien mit dem Catering teilen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Getränke kühlen
2 Personen
15
Catering und Diätmahlzeiten prüfen
2 Personen
16
Raum lüften
17
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
18
Buffet und Getränkepunkte einrichten
3 Personen
19
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
20
Lichtdekoration anschließen
2 Personen
21
Musikanlage testen
2 Personen
22
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
23
Buffetgerichte bereitstellen
3 Personen
24
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
25
Teambriefing durchführen
4 Personen

Event

26
Gäste empfangen
3 Personen
27
Begrüßungsgetränke ausschenken
2 Personen
28
Getränke nachfüllen
2 Personen
29
Snacks servieren
3 Personen
30
Weihnachtsquiz moderieren
2 Personen
31
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
32
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
33
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
34
Geschenke und Preise verteilen
2 Personen
35
Fotomoment begleiten
2 Personen
36
Letzte Runde ankündigen
37
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

38
Abfall sammeln
3 Personen
39
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
40
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
42
Dekoration entfernen
3 Personen
43
Raum und Toiletten reinigen
3 Personen
44
Geräte ausschalten und verstauen
2 Personen
45
Übrig gebliebenes Essen sicher verpacken
2 Personen
46
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
47
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
48
Location-Abnahme prüfen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
GabelnAnz. 60
MesserAnz. 60
LöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
TablettsAnz. 6
SpülbeckenAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
Präsentationsbildschirm

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 40
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
WeihnachtskränzeAnz. 3
TischläuferAnz. 8
WeihnachtsserviettenhalterAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
TischkartenAnz. 12
GeschenkpapierAnz. 2
GeschenkbandAnz. 4
StiftsetAnz. 2
Quiz-AntwortformulareAnz. 60
StifteAnz. 60

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StumpenkerzenAnz. 24

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Tipps

Reserviere die Location möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und kläre dabei, wie viele Tische, Stühle und Buffetflächen tatsächlich vorhanden sind. Fehlendes Mobiliar lässt sich kurz vor Weihnachten oft nur schwer beschaffen.
Verschicke die Einladungen spätestens 6 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. Frage dabei direkt nach Allergien und Ernährungswünschen, statt diese erst beim Buffet zu klären.
Bestätige das Catering 10 bis 14 Tage vorher mit der vorläufigen Teilnehmerzahl und teile die Allergien spätestens 7 Tage vor dem Termin mit. Prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich, welche Diätmahlzeiten angekommen sind.
Plane den Aufbau mindestens 3 Stunden vor Beginn: Raum lüften, Tische und Stühle stellen, Buffet- und Getränkepunkte einrichten, Dekoration anbringen und Getränke kühlen. Teste Musikanlage, Mikrofon und Lichtdekoration, bevor die Gäste eintreffen.
Gib dem Team 30 Minuten vor Einlass ein kurzes Briefing mit Zuständigkeiten für Willkommenstisch, Buffet, Getränke und Technik. Halte außerdem eine finale Teilnehmerliste sowie Geschenke und Quizpreise am Empfang bereit, damit die ersten Minuten nicht ins Stocken geraten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin und Location. Catering, Einladungen und Programm sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Einladungen zur Weihnachtsfeier verschicken?: Verschicke sie etwa 6 Wochen vorher und gib den Gästen 2 bis 3 Wochen für die Rückmeldung. So bleibt genug Zeit, Ernährungswünsche an das Catering weiterzugeben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Weihnachtsfeier?: Plane mindestens 3 Stunden für Raum, Mobiliar, Buffet, Getränke, Dekoration und Technik ein. Ein zusätzliches Teambriefing von 30 Minuten sollte direkt vor dem Einlass stattfinden.
Wann muss das Catering für die Weihnachtsfeier bestätigt werden?: Bestätige das Catering 10 bis 14 Tage vorher anhand der Teilnehmerzahl. Allergien und besondere Mahlzeiten sollten spätestens 7 Tage vor der Feier schriftlich übermittelt werden.

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