Cómo organizar una Fiesta de Navidad sin improvisar

Organizar una Fiesta de Navidad resulta mucho más sencillo si trabajas por fases y cierras primero lo que condiciona todo lo demás. Empieza por reservar el lugar y confirmar el catering; después gestiona las invitaciones, las inscripciones y las preferencias dietéticas. Cuando tengas la lista final de participantes, ajusta las compras, el programa y la distribución del espacio. El día del evento, monta primero las mesas y el bufé, enfría las bebidas y prueba el sonido antes de recibir a los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar de la fiesta
2
Confirmar el catering
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Definir el programa y los horarios
2 personas
7
Crear lista de reproducción musical
8
Preparar el quiz de Navidad
2 personas
9
Gestionar regalos y premios
2 personas
10
Hacer la lista final de participantes
11
Compartir las alergias con el catering
12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
13
Hacer la compra
2 personas
14
Enfriar bebidas
2 personas
15
Comprobar el catering y las comidas dietéticas
2 personas
16
Ventilar el espacio
17
Colocar mesas y sillas
4 personas
18
Montar el bufé y los puntos de bebidas
3 personas
19
Colgar la decoración navideña
3 personas
20
Conectar la decoración luminosa
2 personas
21
Probar el equipo de música
2 personas
22
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
23
Disponer los platos del bufé
3 personas
24
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
25
Hacer briefing al equipo
4 personas

Evento

26
Recibir a los invitados
3 personas
27
Repartir bebidas de bienvenida
2 personas
28
Rellenar las bebidas
2 personas
29
Servir aperitivos
3 personas
30
Coordinar el quiz navideño
2 personas
31
Abrir el bufé de la cena
3 personas
32
Reponer el buffet de cena
3 personas
33
Servir comidas especiales
2 personas
34
Repartir regalos y premios
2 personas
35
Coordinar el momento de fotos
2 personas
36
Anunciar la última ronda
37
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

38
Recoger la basura
3 personas
39
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
40
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
41
Recoger mesas y sillas
4 personas
42
Retirar la decoración
3 personas
43
Limpiar el espacio y los baños
3 personas
44
Apagar y guardar el equipo
2 personas
45
Empaquetar de forma segura la comida sobrante
2 personas
46
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
47
Devolver el material prestado
2 personas
48
Comprobar la entrega del lugar
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Tenedorescant. 60
Cuchilloscant. 60
Cucharascant. 60
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Bandejascant. 6
Cubetas para lavarcant. 3

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Portátil
Pantalla de presentación

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 40
Guirnaldas de Navidadcant. 8
Coronas navideñascant. 3
Manteles runnerscant. 8
Porta servilletas navideñoscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60
Tarjetas de mesacant. 12
Papel de regalocant. 2
Cinta de regalocant. 4
Set de bolígrafoscant. 2
Hojas de respuestas del quizcant. 60
Bolígrafoscant. 60

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Velas LEDcant. 24

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Cierra el lugar y el catering antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 7 días para recoger inscripciones y preferencias dietéticas, y comparte las alergias confirmadas con el catering antes del evento.
Define el programa con horarios concretos: recepción, comida, quiz de Navidad, entrega de regalos y cierre. Reserva entre 10 y 15 minutos de margen para retrasos y cambios de sala.
Haz la lista final de participantes entre 48 y 72 horas antes. Con ese número puedes comprobar platos, cubiertos, vasos, copas, sillas y bebidas sin comprar a ciegas.
Monta el bufé y los puntos de bebidas por separado para evitar colas. Coloca agua, copas, vasos y jarras en una zona visible, y enfría las bebidas varias horas antes de que lleguen los invitados.
Prueba los altavoces, el micrófono, las regletas y los cables al menos 60 minutos antes. El briefing del equipo debe incluir quién recibe a los invitados, quién controla el catering y quién resuelve las incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta de Navidad?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar el catering y enviar las invitaciones. Deja la lista final de participantes y las alergias cerradas 48-72 horas antes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados al catering?: Confirma el número definitivo entre 48 y 72 horas antes, según las condiciones del proveedor. Comunica en el mismo momento las preferencias dietéticas y las alergias para evitar cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo antes se monta una Fiesta de Navidad?: Reserva al menos 3 horas para ventilar el espacio, colocar mesas y sillas, montar el bufé, poner la decoración y preparar la vajilla. Haz la prueba de sonido y el briefing del equipo durante la última hora.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en una Fiesta de Navidad?: Como punto de partida, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por cada hora adicional. Añade agua suficiente y ajusta la compra según la duración, el menú y el número final de asistentes.

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