Zo organiseer je een kerstconcert

Begin een kerstconcert niet met decoratie, maar met datum, programma en locatie. Zodra die drie vaststaan, bevestig je de muzikanten en werk je repertoire, techniek en publiekscapaciteit uit. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en de taakverdeling voor vrijwilligers. Plan de opbouw ruim vóór de eerste repetitie: stoelen, podiumzone, muzieklessenaars, microfoons en instrumenten moeten dan al op hun plek staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Muzikanten bevestigen
4
Repertoire en volgorde bepalen
3 personen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Catering reserveren
10
Extra stoelen reserveren
11
Programma afdrukken
12
Muziekpartijen controleren
2 personen
13
Techniek en microfoons reserveren
14
Vrijwilligers indelen
15
Route en parkeren delen
16
Aanmeldingen definitief maken
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Decoratie controleren
20
Apparatuur opladen
21
Catering voorbereiden
3 personen
22
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
23
Podiumzone vrijmaken
2 personen
24
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
25
Instrumenten uitladen
3 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Licht en kerstverlichting plaatsen
3 personen
29
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
30
Entreetafel inrichten
2 personen
31
Programma's klaarleggen
2 personen
32
Garderobe inrichten
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
34
Koele dranken klaarzetten
2 personen
35
Gebak en hapjes klaarzetten
3 personen
36
Toiletten controleren
37
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
38
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
39
Muzikanten instrueren
2 personen

Event

40
Entree en ontvangst bemannen
3 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Garderobe beheren
2 personen
44
Concert openen
45
Concertprogramma uitvoeren
10 personen
46
Koffie en thee serveren
4 personen
47
Gebak en hapjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
51
Tweede concertdeel aankondigen
52
Tweede concertdeel uitvoeren
10 personen
53
Slotwoord uitspreken
54
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
55
Informeel samenzijn begeleiden
3 personen
56
Dranken blijven bijvullen
2 personen
57
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

58
Instrumenten inpakken
3 personen
59
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
60
Kerstverlichting uitschakelen
61
Servies afwassen
4 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Afval verzamelen
2 personen
64
Zaal schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
67
Decoratie afnemen
2 personen
68
Geleende materialen controleren
2 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Restanten veilig opbergen
2 personen
71
Gevonden voorwerpen registreren
72
Bedankbericht versturen
73
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 8
Biertafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6
Kerstboomstandaard
Partytent
Paraplubakkenaantal 2
Afzetpalenaantal 6
Podiumdelenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Schoteltjesaantal 120
Glazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Koffielepelsaantal 120
Suikerbakjesaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Gebaksplateausaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 6
Keyboard
Keyboardstandaard
Metronoom
Reservebatterijenaantal 24
Gaffer tapeaantal 4
Kabelhaspelsaantal 3
Reserve audiokabelsaantal 8
Piano
Pianokruk
Dirigentenlessenaar

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtslangenaantal 4
Batterijlampjesaantal 12
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 6
Witte tafellopersaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Programma'saantal 120
Tafeldecoratieaantal 12
Kerstboomverlichtingaantal 2
Loper voor entree
Kerstkaarsenaantal 24
Kaarsenhoudersaantal 24

Catering

Boodschappen
Kassa
Geldkist
Bonnenboekjesaantal 4
Allergenenkaartjesaantal 20
Drankdispensersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Koelbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Taartscheppenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Warmhoudschalenaantal 4
Dienbladenaantal 8
Afwasteilenaantal 4
Grote soeplepelsaantal 4
Serveerbestekaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2

Tips

Leg het programma en de volgorde van de muziek vroeg vast. Reserveer daarna pas gericht techniek: voor zang of aankondigingen heb je bijvoorbeeld draadloze microfoons, microfoonstatieven, actieve speakers en een mengpaneel nodig.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma bekend zijn en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het concert. Dan kun je het aantal stoelen, kopjes, glazen en gebaksbordjes nog aanpassen.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het concert door aan de catering. Controleer ook of er genoeg serveerschalen, opscheplepels en warmhoudkannen zijn.
Maak voor vrijwilligers een tijdschema met concrete starttijden. Laat de zaal minimaal 2 uur voor aanvang openen voor tafels en stoelen, garderoberekken, podiumzone, muzieklessenaars en kabelgoten.
Controleer techniek en stroom vóór de muzikanten arriveren. Laad apparatuur op, test microfoons en speakers en leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo dat bezoekers niet over kabels kunnen lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en muzikanten. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen 7 dagen van tevoren.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kerstconcert?: Reserveer één stoel per aangemelde bezoeker en houd 5 tot 10 procent extra achter de hand. Bij 80 aanmeldingen zet je dus 80 stoelen klaar en reserveer je nog 4 tot 8 extra stoelen.
Wanneer regel je de catering voor een kerstconcert?: Reserveer de catering zodra de datum en locatie vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten, dieetwensen en serveermoment uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het concert door.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een kerstconcert?: Plan minimaal 2 uur voor de zaalopbouw en nog 60 tot 90 minuten voor techniek en instrumenten. Test microfoons, speakers en keyboard vóór de inloop, zodat je tijdens het concert niet meer hoeft te improviseren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.