So organisierst du ein Weihnachtskonzert ohne Stress
Ein Weihnachtskonzert steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor du Musiker, Technik und Catering verbindlich buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Planung von Sitzplätzen, Verpflegung und Helfern. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Noten, Mikrofone, Kabel, Stühle und den Bühnenbereich zu prüfen – Dinge, die sonst kurz vor Beginn fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Musiker bestätigen
- 4
Repertoire und Reihenfolge festlegen
3 Personen
- 5
Einladungen erstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering reservieren
- 10
Zusätzliche Stühle reservieren
- 11
Programm drucken
- 12
Musikpartituren prüfen
2 Personen
- 13
Technik und Mikrofone reservieren
- 14
Freiwillige einteilen
- 15
Route und Parken teilen
- 16
Anmeldungen finalisieren
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Dekoration überprüfen
- 20
Geräte aufladen
- 21
Catering vorbereiten
3 Personen
- 22
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 23
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 24
Notenständer aufstellen
2 Personen
- 25
Instrumente ausladen
3 Personen
- 26
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 27
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 28
Licht und Weihnachtsbeleuchtung anbringen
3 Personen
- 29
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 31
Programme bereitlegen
2 Personen
- 32
Garderobe einrichten
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 34
Kalte Getränke bereitstellen
2 Personen
- 35
Gebäck und Snacks bereitstellen
3 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
- 37
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
- 38
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 39
Musiker anweisen
2 Personen
Event
- 40
Einlass und Empfang besetzen
3 Personen
- 41
Besucher begrüßen
2 Personen
- 42
Programme ausgeben
2 Personen
- 43
Garderobe verwalten
2 Personen
- 44
Konzert eröffnen
- 45
Konzertprogramm durchführen
10 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 47
Gebäck und Häppchen servieren
4 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Geschirr sammeln
2 Personen
- 50
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
- 51
Zweiten Konzertteil ankündigen
- 52
Zweiten Konzertteil aufführen
10 Personen
- 53
Abschlusswort sprechen
- 54
Verabschiedung der Gäste
3 Personen
- 55
Lockeres Beisammensein betreuen
3 Personen
- 56
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
- 57
Garderobe abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Instrumente einpacken
3 Personen
- 59
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 60
Weihnachtsbeleuchtung ausschalten
- 61
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 62
Catering aufräumen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
2 Personen
- 64
Saal reinigen
4 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Stühle und Tische zurückstellen
4 Personen
- 67
Dekoration abnehmen
2 Personen
- 68
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
- 69
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 71
Fundgegenstände registrieren
- 72
Dankesnachricht versenden
- 73
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- KlappischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
- Weihnachtsbaumständer
- Festzelt
- RegenschirmbehälterAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 6
- BühnenelementeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- UntertassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TortenplattenAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 4
- KaffeelöffelAnz. 120
- ZuckerschälchenAnz. 6
- MilchkännchenAnz. 6
- KuchenplattenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermokannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- NotenpulteAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 6
- Keyboard
- Keyboardständer
- Metronom
- ErsatzbatterienAnz. 24
- Gaffer TapeAnz. 4
- KabeltrommelnAnz. 3
- Ersatz-AudiokabelAnz. 8
- Klavier
- Klavierhocker
- Dirigentenpult
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- LichtschläucheAnz. 4
- BatterielampenAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 4
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtsgirlandenAnz. 8
- WeihnachtskränzeAnz. 4
- WeihnachtssterneAnz. 6
- Weiße TischläuferAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
- ProgrammeAnz. 120
- TischdekorationAnz. 12
- WeihnachtsbaumbeleuchtungAnz. 2
- Läufer für den Eingang
- WeihnachtskerzenAnz. 24
- KerzenhalterAnz. 24
Catering
- Einkäufe
- Kasse
- Geldkassette
- BonnenhefteAnz. 4
- AllergiekärtchenAnz. 20
- GetränkespenderAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
- KühlwannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- TortenheberAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- WarmhalteschalenAnz. 4
- TablettsAnz. 8
- SpülwannenAnz. 4
- Große SuppenkellenAnz. 4
- ServierbesteckAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- GummihandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandfegerAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
Tipps
- Lege Programm und Reihenfolge spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert fest. So können die Musiker das Repertoire bestätigen und die Partituren rechtzeitig prüfen.
- Reserviere Technik und zusätzliche Stühle nicht erst nach den Anmeldungen. Plane bei Sitzplätzen etwa 10 Prozent Reserve ein und kläre, ob aktive Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone vor Ort verfügbar sind.
- Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht am Veranstaltungstag nachgebessert werden muss.
- Prüfe 3 bis 5 Tage vor dem Konzert die komplette Einkaufsliste und lade alle Geräte auf. Besonders Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Mikrofonständer und Notenpulte werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
- Plane den Aufbau mit mindestens 2 Stunden Vorlauf. Zuerst werden Bühnenbereich, Tische und Stühle vorbereitet, danach Notenpulte und Instrumente aufgestellt; ein kurzer Mikrofon- und Klangtest sollte vor dem Einlass stattfinden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Musiker, Technik und Catering sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
- Wann verschickt man Einladungen für ein Weihnachtskonzert?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Catering und zusätzliche Stühle planen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Weihnachtskonzert?
- Plane mindestens 2 Stunden für Stühle, Tische, Bühnenbereich, Notenpulte und Instrumente ein. Für Technik und Mikrofone solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen Test einrechnen.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Weihnachtskonzert?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, abhängig von der Dauer und dem Catering. Halte zusätzlich Wasser für Musiker und Helfer bereit und stelle Kaffee, Tassen und Thermokannen vor dem Einlass auf.
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