Organiser un concert de Noël, étape par étape

Un concert de Noël demande de coordonner la musique, l’accueil du public et le moment convivial qui suit. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez dans cet ordre : musiciens, invitations, inscriptions, restauration et technique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les chaises, les partitions et les câbles. La dernière semaine sert à confirmer les effectifs et le déroulement ; le jour J, gardez du temps pour installer la scène et tester les micros.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les musiciens
4
Définir le répertoire et l’ordre de passage
3 personnes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver le catering
10
Réserver des chaises supplémentaires
11
Imprimer le programme
12
Vérifier les parties de musique
2 personnes
13
Réserver la technique et les microphones
14
Répartir les bénévoles
15
Partager l’itinéraire et le parking
16
Finaliser les inscriptions
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Vérifier la décoration
20
Recharger les appareils
21
Préparer le service traiteur
3 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Dégager la zone du podium
2 personnes
24
Installer les pupitres
2 personnes
25
Décharger les instruments
3 personnes
26
Installer le système de sonorisation
3 personnes
27
Brancher les microphones
2 personnes
28
Installer l’éclairage et les guirlandes lumineuses
3 personnes
29
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
30
Aménager la table d’entrée
2 personnes
31
Préparer les programmes
2 personnes
32
Aménager le vestiaire
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
3 personnes
34
Préparer les boissons fraîches
2 personnes
35
Préparer les pâtisseries et les amuse-bouches
3 personnes
36
Vérifier les toilettes
37
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
38
Effectuer la vérification du son
4 personnes
39
Briefer les musiciens
2 personnes

Événement

40
Assurer l'entrée et l'accueil
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Distribuer les programmes
2 personnes
43
Gérer le vestiaire
2 personnes
44
Ouvrir le concert
45
Exécuter le programme du concert
10 personnes
46
Servir le café et le thé
4 personnes
47
Servir les pâtisseries et les en-cas
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
51
Annoncer la deuxième partie du concert
52
Interpréter la deuxième partie du concert
10 personnes
53
Prononcer le mot de clôture
54
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
55
Animer le moment informel
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

58
Emballer les instruments
3 personnes
59
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
60
Éteindre les lumières de Noël
61
Faire la vaisselle
4 personnes
62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Rassembler les déchets
2 personnes
64
Nettoyer la salle
4 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés
72
Envoyer un message de remerciement
73
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6
Pied de sapin
Tente de réception
Porte-parapluiesqté 2
Poteaux de balisageqté 6
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Verresqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 4
Cuillères à caféqté 120
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6
Présentoirs à gâteauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pupitres de musiqueqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Clavier
Support de clavier
Métronome
Piles de rechangeqté 24
Ruban gafferqté 4
Rallonges à enrouleurqté 3
Câbles audio de rechangeqté 8
Piano
Tabouret de piano
Pupitre de chef d’orchestre

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pileqté 12
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 6
Chemins de table blancsqté 8
Badges nominatifsqté 120
Programmesqté 120
Décoration de tableqté 12
Illuminations du sapin de Noëlqté 2
Tapis d’entrée
Bougies de Noëlqté 24
Bougeoirsqté 24

Catering

Courses
Caisse
Caisse
Carnets de ticketsqté 4
Cartes des allergènesqté 20
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 6
Bacs isothermesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pelles à gâteauqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Plats de maintien au chaudqté 4
Plateauxqté 8
Bacs à vaisselleqté 4
Grandes louchesqté 4
Couverts de serviceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants en caoutchoucqté 8
Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez la durée prévue, l’ordre de passage et l’horaire d’arrivée des musiciens. Cela évite de modifier les invitations après coup.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite située 7 à 10 jours avant le concert. Vous pourrez alors confirmer le traiteur, les quantités et le nombre de chaises supplémentaires.
Réservez la technique au moins 2 semaines à l’avance et prévoyez un essai de 30 à 45 minutes avant l’arrivée du public. Testez chaque microphone, le clavier, la table de mixage et les rallonges.
Imprimez le programme quelques jours avant, après avoir vérifié toutes les parties musicales et l’ordre de passage. Préparez environ 1 exemplaire par personne attendue, plus 10 exemplaires de réserve.
Le jour du concert, commencez l’installation au moins 3 heures avant le début : tables et chaises, zone du podium, pupitres, instruments, éclairage et service traiteur. Désignez un bénévole pour l’accueil et un autre pour les imprévus techniques.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de Noël ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu et confirmez les musiciens, puis envoyez les invitations dès que le programme et les horaires sont suffisamment stables.
Quand envoyer les invitations pour un concert de Noël ?: Envoyez-les 5 à 6 semaines avant le concert, avec une date limite d’inscription. Fixez cette échéance 7 à 10 jours avant l’événement afin de confirmer le catering et les places assises.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 3 heures le jour même. Gardez 30 à 45 minutes supplémentaires pour tester les microphones, la table de mixage, le clavier, les projecteurs et les branchements.
Quand imprimer le programme du concert ?: Imprimez-le 2 à 3 jours avant le concert, après la dernière vérification des partitions et de l’ordre de passage. Prévoyez environ 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les invités imprévus et les erreurs de manipulation.

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