Zo organiseer je een kerkconcert zonder last-minute problemen

Begin met de kerk, de concertdatum en de optredende musici; pas daarna bouw je het programma en de communicatie eromheen. Controleer vroeg of je toestemming, verzekering en auteursrechten nodig hebt. Een kerk vraagt bovendien om een aparte technische en praktische voorbereiding: akoestiek, podiumlampen, muzieklessenaars, zitplaatsen en stroom moeten ter plaatse worden getest. Plan minstens één repetitie in de kerk en werk naar een duidelijke publieksontvangst toe, met programmaboekjes, route- en parkeerinformatie, vrijwilligers en een eenvoudige koffie- en theeservice.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kerk reserveren
2
Concertdatum bevestigen
2 personen
3
Repetitieruimte reserveren
4
Optredende musici bevestigen
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
7
Auteursrechten controleren
8
Vergunningen controleren
9
Verzekering controleren
10
Uitnodigingen ontwerpen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Concert online publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Reserveringen bevestigen
17
Programmaboekjes maken
2 personen
18
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
19
Routebeschrijving publiceren
20
Parkeerinformatie delen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Koffievoorraad klaarzetten
2 personen
25
Theevoorraad klaarzetten
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen opstellen
4 personen
28
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
29
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
30
Instrumentenruimte inrichten
2 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Verlichting testen
2 personen
34
Kerkverwarming controleren
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
37
Entree bewegwijzeren
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Kassa inrichten
2 personen
40
Garderobe inrichten
2 personen
41
Programma klaarleggen
2 personen

Event

42
Musici ontvangen
2 personen
43
Instrumenten uitladen
3 personen
44
Laatste soundcheck uitvoeren
3 personen
45
Publiek ontvangen
4 personen
46
Kaarten controleren
2 personen
47
Programma's uitdelen
2 personen
48
Garderobe bemannen
2 personen
49
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
50
Openingswoord verzorgen
51
Concert begeleiden
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Koffie en thee serveren
4 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
57
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
58
Tweede concertdeel aankondigen
59
Afscheidswoord verzorgen
60
Donaties verzamelen
2 personen
61
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Instrumenten inladen
3 personen
63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Muzieklessenaars opruimen
2 personen
65
Stoelen opruimen
4 personen
66
Tafels opruimen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Keuken schoonmaken
2 personen
69
Kerkzaal schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Afval verzamelen
2 personen
72
Afvalcontainers legen
2 personen
73
Decoratie verwijderen
3 personen
74
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
75
Garderobe opruimen
2 personen
76
Geleende spullen controleren
2 personen
77
Materialen retourneren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Kerk afsluiten
2 personen
80
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 10
Kraamtafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Schotelsaantal 180
Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 120
Gebaksbordenaantal 180
Theelepelsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Thermoskannenaantal 12

Apparatuur

Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 35
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Ducttapeaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24
Piano
Dirigentenlessenaar

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Afwasteiltjesaantal 3
Waterkannenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische doorloop niet pas op de concertdag. Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, piano, podiumlampen en alle verlengkabels tijdens een repetitie in de kerk; leg ducttape en reservebatterijen klaar voor kleine storingen.
Maak het programma pas definitief nadat de muziekpartijen beschikbaar zijn en de auteursrechten zijn gecontroleerd. Houd vervolgens tijd over voor proeflezen, afdrukken en het uitdelen van programmaboekjes.
Stuur route- en parkeerinformatie tegelijk met de uitnodigingen of online publicatie. Bezoekers zoeken dit vaak pas op de dag zelf; zet daarom ook duidelijk waar de ingang, kapstokken en eventuele extra stoelen staan.
Wijs vrijwilligers uiterlijk één week vooraf toe aan ontvangst, zaal, techniek en catering. Laat iedere vrijwilliger weten hoe laat die aanwezig moet zijn en wie beslissingen neemt als een reservering, microfoon of zitplaats niet klopt.
Zet koffie, thee, water en hapjes pas kort voor de ontvangst klaar. Controleer vooraf hoeveel kopjes, schotels, glazen, thermoskannen, serveerschalen en gebaksborden beschikbaar zijn, zodat de pauze niet stilvalt door afwas of ontbrekend servies.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reserveren van de kerk, het vastleggen van de datum en het bevestigen van de musici. Regel uiterlijk 4 weken vooraf programma, rechten, communicatie en vrijwilligers.
Wanneer moet je de repetitie in de kerk plannen?: Plan minimaal één repetitie in de kerk, bij voorkeur 1 tot 2 weken voor het concert. Reserveer daarnaast op de concertdag minstens 2 uur voor opbouw, soundcheck en een korte doorloop.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerkconcert?: Reken voor een klein kerkconcert op minimaal 4 vrijwilligers: twee voor ontvangst en publieksbegeleiding, één voor techniek en één voor koffie, thee en hapjes. Bij meer dan 100 bezoekers zijn 2 extra mensen voor zaal en catering praktisch.
Wanneer moet je programmaboekjes en uitnodigingen regelen?: Maak uitnodigingen en online informatie 4 tot 6 weken vooraf beschikbaar. Leg het programma uiterlijk 3 weken voor het concert vast, zodat je de programmaboekjes nog kunt controleren en afdrukken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.