Kirchenkonzert organisieren: So gehst du vor
Ein Kirchenkonzert steht und fällt mit drei Dingen: einem bestätigten Termin, einem realistischen Programm und klarer Technikplanung. Beginne mit Kirche, Musikern und Proberaum, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Urheberrechte, Genehmigungen, Versicherung und die Abstimmung von Ton, Licht und Sitzplätzen. Plane außerdem Getränke, Snacks und Helfer früh genug ein – gerade Programmhefte, Wegbeschreibung und Parkinformationen werden häufig erst kurz vor dem Konzert vermisst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Kirche reservieren
- 2
Konzertdatum bestätigen
2 Personen
- 3
Proberaum reservieren
- 4
Auftritts-Musiker bestätigen
- 5
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Musikpartituren sammeln
2 Personen
- 7
Urheberrechte prüfen
- 8
Genehmigungen prüfen
- 9
Versicherung prüfen
- 10
Einladungen gestalten
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Konzert online veröffentlichen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 16
Reservierungen bestätigen
- 17
Programmhefte erstellen
2 Personen
- 18
Programmhefte drucken
2 Personen
- 19
Wegbeschreibung veröffentlichen
- 20
Parkinformationen teilen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 24
Kaffeevorrat bereitstellen
2 Personen
- 25
Teevorrat bereitstellen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
- 29
Notenständer aufstellen
2 Personen
- 30
Instrumentenraum einrichten
2 Personen
- 31
Tontechnik anschließen
3 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Beleuchtung testen
2 Personen
- 34
Kirchenheizung kontrollieren
- 35
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 36
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 37
Eingang beschildern
2 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Kasse einrichten
2 Personen
- 40
Garderobe einrichten
2 Personen
- 41
Programm bereitlegen
2 Personen
Event
- 42
Musiker empfangen
2 Personen
- 43
Instrumente ausladen
3 Personen
- 44
Letztes Soundcheck durchführen
3 Personen
- 45
Publikum empfangen
4 Personen
- 46
Karten kontrollieren
2 Personen
- 47
Programme ausgeben
2 Personen
- 48
Garderobe besetzen
2 Personen
- 49
Besucher zu den Plätzen begleiten
2 Personen
- 50
Eröffnungsrede halten
- 51
Konzert begleiten
2 Personen
- 52
Pause ankündigen
- 53
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 57
Pausenraum sauber halten
2 Personen
- 58
Zweiten Konzertteil ankündigen
- 59
Abschiedsrede halten
- 60
Spenden sammeln
2 Personen
- 61
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 62
Instrumente verladen
3 Personen
- 63
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 64
Musikpulte wegräumen
2 Personen
- 65
Stühle aufräumen
4 Personen
- 66
Tische aufräumen
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Küche reinigen
2 Personen
- 69
Kirchensaal reinigen
4 Personen
- 70
Toiletten reinigen
2 Personen
- 71
Abfall sammeln
2 Personen
- 72
Abfallcontainer leeren
2 Personen
- 73
Dekoration entfernen
3 Personen
- 74
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 75
Garderobe aufräumen
2 Personen
- 76
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 77
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 78
Fundsachen sammeln
- 79
Kirche abschließen
2 Personen
- 80
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 10
- MessetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- HockerAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 180
- ServierplattenAnz. 180
- WassergläserAnz. 200
- WeingläserAnz. 120
- KuchenplattenAnz. 180
- TeelöffelAnz. 200
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 18
- ThermoskannenAnz. 12
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- LautsprecherstativeAnz. 2
- NotenpulteAnz. 35
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- GewebeklebebandAnz. 4
- AA-BatterienAnz. 24
- AAA-BatterienAnz. 24
- Klavier
- Dirigentenpult
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 6
- LED-LichterkettenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierplattenAnz. 12
- SpülbeckenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 12
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Kirche und bestätige das Konzertdatum mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Kläre dabei auch Zugang, Bestuhlung, Stromanschlüsse, Auf- und Abbauzeiten sowie Regeln für Getränke und Beleuchtung.
- Bestätige die Auftritts-Musiker, reserviere den Proberaum und stelle das Programm spätestens 6 Wochen vor dem Termin zusammen. Sammle die Partituren zentral, damit Änderungen nicht an mehreren Versionen vorbeigehen.
- Prüfe Urheberrechte, Genehmigungen und Versicherung mindestens 4 Wochen vor dem Konzert. Warte damit nicht bis zum Druck der Programmhefte, denn rechtliche Rückfragen können das Programm oder den Ablauf verändern.
- Plane Ton und Licht bei einer Kirche nicht nach Raumgefühl: Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Lautsprecher und Lautsprecherstative brauchen einen Test vor Ort. Setze dafür mindestens 2 Stunden Aufbau- und Soundcheckzeit am Konzerttag an.
- Teile Freiwillige spätestens 1 Woche vorher für Einlass, Sitzplätze, Technik, Getränke und Abbau ein. Stelle Kaffee, Tee, Wasser und Snacks rechtzeitig bereit und berücksichtige erfasste Ernährungswünsche, statt erst beim Empfang danach zu fragen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Kirche für ein Konzert reservieren?
- Reserviere die Kirche idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Für beliebte Termine oder mehrere beteiligte Gruppen solltest du den Termin noch früher anfragen und erst nach schriftlicher Bestätigung mit der Einladung beginnen.
- Wann sollte man die Musiker für ein Kirchenkonzert buchen?
- Bestätige die Musiker mindestens 8 Wochen vorher, bei größeren Ensembles besser 10 bis 12 Wochen vorher. So bleiben Zeit für Proben, Ersatz bei Absagen und die Abstimmung des endgültigen Programms.
- Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau in einer Kirche?
- Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau und Soundcheck ein, bei mehreren Mikrofonen oder einem Klavier eher 3 Stunden. Teste Lautsprecher, Mischpult, Kabel, Batterien und Beleuchtung vor dem Einlass vollständig.
- Wann verschickt man Einladungen für ein Kirchenkonzert?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Veröffentliche gleichzeitig Programm, Wegbeschreibung und Parkinformationen und bearbeite Anmeldungen sowie Ernährungswünsche laufend bis spätestens 1 Woche vorher.
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