Organiser un concert à l’église sans rien laisser au hasard

Un concert à l’église se prépare d’abord avec le lieu, la date et les autorisations, puis avec les musiciens et le programme. Réservez aussi une salle de répétition avant de confirmer définitivement la distribution. Ensuite, prévoyez les partitions, les droits d’auteur, l’assurance, la billetterie ou les inscriptions et les informations pratiques pour le public. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, les livrets, les bénévoles et l’accueil, notamment le café, le thé et les collations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’église
2
Confirmer la date du concert
2 personnes
3
Réserver la salle de répétition
4
Confirmer les musiciens sur scène
5
Établir le programme
2 personnes
6
Rassembler les partitions
2 personnes
7
Vérifier les droits d’auteur
8
Vérifier les autorisations
9
Vérifier l’assurance
10
Concevoir les invitations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier le concert en ligne
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Confirmer les réservations
17
Réaliser les livrets du programme
2 personnes
18
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
19
Publier l’itinéraire
20
Partager les informations de stationnement
21
Faire les courses
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Préparer le stock de café
2 personnes
25
Préparer le stock de thé
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
4 personnes
28
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
29
Installer les pupitres
2 personnes
30
Aménager la salle des instruments
2 personnes
31
Raccorder le matériel audio
3 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Tester l’éclairage
2 personnes
34
Vérifier le chauffage de l’église
35
Vérifier les toilettes
2 personnes
36
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
37
Balisage de l'entrée
2 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Aménager le vestiaire
2 personnes
41
Préparer le programme
2 personnes

Événement

42
Accueillir les musiciens
2 personnes
43
Décharger les instruments
3 personnes
44
Effectuer la dernière balance
3 personnes
45
Accueillir le public
4 personnes
46
Contrôler les billets
2 personnes
47
Distribuer les programmes
2 personnes
48
Tenir le vestiaire
2 personnes
49
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
50
Faire le discours d’ouverture
51
Encadrer le concert
2 personnes
52
Annoncer la pause
53
Servir le café et le thé
4 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
57
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
58
Annoncer la deuxième partie du concert
59
Prononcer le mot de clôture
60
Collecter les dons
2 personnes
61
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

62
Charger les instruments
3 personnes
63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Ranger les pupitres à musique
2 personnes
65
Ranger les chaises
4 personnes
66
Dégager les tables
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer la cuisine
2 personnes
69
Nettoyer la salle de l’église
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Rassembler les déchets
2 personnes
72
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Retirer la signalétique
2 personnes
75
Ranger le vestiaire
2 personnes
76
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
77
Retourner les matériels
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Fermer l’église
2 personnes
80
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 10
Tables de standqté 3
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Plateauxqté 180
Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 120
Assiettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 200
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Thermosqté 12

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Pieds de haut-parleurqté 2
Pupitres de musiqueqté 35
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24
Piano
Pupitre de chef d’orchestre

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs à vaisselleqté 3
Carafes d’eauqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’église et la salle de répétition dès que la date est envisagée. Gardez au moins une répétition complète dans le lieu du concert pour tester l’acoustique, les pupitres, le piano et les microphones.
Ne validez pas le programme avant d’avoir vérifié les partitions, les droits d’auteur et les autorisations nécessaires. Faites cette vérification plusieurs semaines avant l’envoi des invitations, car une modification tardive peut obliger à refaire les livrets.
Faites un plan de scène précis : emplacement des chaises, pupitres, pieds de microphones, haut-parleurs, table de mixage et rallonges. Testez chaque câble et chaque pile pendant la répétition générale, pas à l’ouverture des portes.
Préparez les informations pratiques au même moment que les invitations : itinéraire, stationnement, horaires et modalités d’inscription. Confirmez les réservations quelques jours avant le concert et transmettez aux bénévoles la répartition des rôles.
Ne repoussez pas l’accueil au jour même. Mettez les boissons au frais, préparez les collations et vérifiez les stocks de café et de thé la veille; comptez aussi les tasses, verres, assiettes, cuillères, plateaux et thermos disponibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert à l’église ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver l’église, confirmer les musiciens, établir le programme et vérifier les droits. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les livrets, le matériel et l’accueil.
Quand faut-il réserver l’église pour un concert ?: Réservez-la dès que vous avez une période possible, idéalement 2 à 3 mois avant le concert. Confirmez ensuite la date par écrit avec les horaires d’accès, de répétition et de remise en état.
Quand envoyer les invitations pour un concert à l’église ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant le concert, après validation du programme et des informations pratiques. Fermez les inscriptions ou relancez les invités entre 5 et 7 jours avant afin d’estimer l’accueil et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert à l’église ?: Contrôlez les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les projecteurs, les rallonges, les multiprises et les piles. Préparez aussi les livrets imprimés, les chaises, les boissons, le café, le thé et les collations au plus tard la veille.

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