Zo organiseer je een kerk open dag

Begin met een helder programma en bepaal welke ruimtes bezoekers kunnen bekijken. Leg daarna de rondleiding, muziek, kinderactiviteiten en ontvangst naast elkaar, zodat vrijwilligers op vaste momenten weten waar ze nodig zijn. Regel promotie en aanmeldingen vroeg genoeg om catering en indeling daarop af te stemmen. In de laatste week draait alles om controles: verhalen, informatieteksten, techniek, plattegronden en de koffiehoek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en rondleiding bepalen
2 personen
3
Vrijwilligers werven
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op sociale media plaatsen
7
Aankondiging in wijk verspreiden
3 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Rondleiders indelen
2 personen
11
Gastvrouwen indelen
2 personen
12
Muzikanten bevestigen
13
Reserveringen maken
14
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
15
Rondleidingsverhalen voorbereiden
3 personen
16
Kinderactiviteiten voorbereiden
3 personen
17
Muziekprogramma uitwerken
2 personen
18
Informatieteksten controleren
2 personen
19
Plattegrond afdrukken
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Verse producten ophalen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Koffiehoek inrichten
2 personen
25
Buffet voorbereiden
4 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Sandwiches beleggen
3 personen
28
Soep opwarmen
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Informatietafels klaarzetten
2 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Wegwijzers plaatsen
2 personen
34
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
35
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
36
Microfoon testen
2 personen
37
Verlichting controleren
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Openingspraat voorbereiden

Event

42
Deuren openen
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen registreren
2 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Openingswoord verzorgen
47
Rondleidingen begeleiden
4 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
49
Informatie verstrekken
3 personen
50
Koffie en thee schenken
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Muziekoptredens begeleiden
2 personen
54
Avondmaaltijd uitserveren
5 personen
55
Buffet aanvullen
3 personen
56
Servies verzamelen
2 personen
57
Toiletten tussentijds controleren
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Afscheidsinformatie uitdelen
2 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
61
Deuren sluiten
2 personen

Nazorg

62
Restanten veilig koelen
2 personen
63
Buffet afbreken
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Afval sorteren en wegbrengen
3 personen
69
Ruimtes schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Informatiebalieaantal 2
Kinderstoelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Soepkommenaantal 100
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20

Decoratie

Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 16
Loperaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Kaarsenaantal 30
Kaarshoudersaantal 15
Fotolijstenaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 8

Organisatie

Naamkaartjesaantal 40
Programmafoldersaantal 180
Rondleidingskaartenaantal 150
Informatiebrochuresaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Stiftenaantal 24
Pijlbordenaantal 20
Inschrijfformulierenaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Kist voor gevonden voorwerpen

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bezoekersroute voordat je rondleiders indeelt. Noteer per ruimte een kort verhaal en houd rekening met de tijd tussen twee rondleidingen, zodat groepen elkaar niet ophouden.
Wacht niet met vrijwilligers werven tot de uitnodigingen uitgaan. Maak aparte roosters voor rondleiders, gastvrouwen, de informatiebalie, kinderactiviteiten en het buffet.
Verwerk aanmeldingen direct en vraag dieetwensen mee. Gebruik het definitieve aantal bezoekers om cateringhoeveelheden, stoelen, servies en naamkaartjes uiterlijk enkele dagen vooraf te bepalen.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm samen vóór de open dag. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn en geen looproutes kruisen.
Richt ontvangst en koffiehoek niet pas bij aanvang in. Zet informatie, plattegronden, naamkaartjes, kopjes, glazen en afvalbakken klaar en koel dranken minstens enkele uren vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerk open dag organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen en start promotie bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerk open dag?: Reken minimaal op één rondleider per geplande groep, plus één gastvrouw of gastheer bij de ontvangst. Voor een programma met meerdere ruimtes en kinderactiviteiten is een rooster met 8 tot 12 vrijwilligers vaak werkbaar.
Wanneer moet je de catering voor een kerk open dag berekenen?: Maak een eerste berekening zodra de aanmeldingen binnenkomen en pas die 3 tot 5 dagen vooraf aan op het definitieve aantal. Haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder op.
Hoe bereid je een rondleiding door een kerk voor?: Kies per ruimte één tot drie kernpunten en schrijf per stop een verhaal van ongeveer 2 tot 4 minuten. Loop de volledige route uiterlijk 1 week vooraf met alle rondleiders door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.