Kirchentag der offenen Tür organisieren
Ein Kirchentag der offenen Tür gelingt, wenn Programm, Räume und Helfer früh zusammenpassen. Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit Datum, Führungen und Zuständigkeiten; danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Planung von Catering und Kinderangeboten. In der letzten Woche prüfst du Technik, Lageplan, Namensschilder und fehlende Ausstattung. Am Veranstaltungstag zählt ein klarer Ablauf: Empfang, Führungen, Musik, Verpflegung und Aufräumen brauchen jeweils eine verantwortliche Person.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume und Führung festlegen
2 Personen
- 3
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbung in sozialen Medien posten
- 7
Ankündigung im Viertel verteilen
3 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Führer einteilen
2 Personen
- 11
Hostessen einteilen
2 Personen
- 12
Musiker bestätigen
- 13
Reservierungen vornehmen
- 14
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 15
Führungsgeschichten vorbereiten
3 Personen
- 16
Kinderaktivitäten vorbereiten
3 Personen
- 17
Musikprogramm ausarbeiten
2 Personen
- 18
Informationstexte prüfen
2 Personen
- 19
Lageplan drucken
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 25
Buffet vorbereiten
4 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Sandwiches belegen
3 Personen
- 28
Suppe aufwärmen
2 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Informationstische aufstellen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 34
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 35
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 36
Mikrofon testen
2 Personen
- 37
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Sichere Laufwege freiräumen
2 Personen
- 40
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 41
Eröffnungsrede vorbereiten
Event
- 42
Türen öffnen
2 Personen
- 43
Besucher empfangen
4 Personen
- 44
Anmeldungen erfassen
2 Personen
- 45
Programm verteilen
2 Personen
- 46
Eröffnungsrede halten
- 47
Führungen begleiten
4 Personen
- 48
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 49
Informationen bereitstellen
3 Personen
- 50
Kaffee und Tee ausschenken
3 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Musikauftritte betreuen
2 Personen
- 54
Abendessen servieren
5 Personen
- 55
Buffet auffüllen
3 Personen
- 56
Geschirr sammeln
2 Personen
- 57
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 58
Mülleimer leeren
2 Personen
- 59
Abschiedsinformationen austeilen
2 Personen
- 60
Besucher verabschieden
3 Personen
- 61
Türen schließen
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Reste sicher kühlen
2 Personen
- 63
Buffet abbauen
4 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Geräte ausschalten
2 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
4 Personen
- 68
Abfall sortieren und entsorgen
3 Personen
- 69
Räume reinigen
4 Personen
- 70
Toiletten reinigen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 73
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- BuffetischeAnz. 4
- InformationsstandAnz. 2
- KinderhochstühleAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 150
- SuppenschalenAnz. 100
- BestecksetsAnz. 150
- ServierschalenAnz. 20
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischdeckenAnz. 16
- LäuferAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- KerzenAnz. 30
- KerzenhalterAnz. 15
- BilderrahmenAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- SuppenkesselAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Organisation
- NamensschilderAnz. 40
- ProgrammhefteAnz. 180
- FührungskartenAnz. 150
- InformationsbroschürenAnz. 150
- PläneAnz. 150
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 8
- StifteAnz. 24
- WegweiserAnz. 20
- AnmeldeformulareAnz. 150
- ArmbänderAnz. 150
- Kiste für Fundgegenstände
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- PutzlappenAnz. 30
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege sechs bis acht Wochen vorher Datum, Programm und die genutzten Räume fest. Plane Führungen mit festen Startzeiten, damit Besucher nicht zwischen Eingang, Informationsstand und Kirchenräumen warten.
- Rekrutiere Helfer nicht nur für die Führungen, sondern auch für Empfang, Hostessendienst, Kinderaktivitäten, Buffet und Abbau. Für jede Schicht sollte eine Ersatzperson eingetragen sein.
- Verschicke Einladungen spätestens drei Wochen vorher und veröffentliche die Ankündigung zusätzlich in sozialen Medien und im Viertel. Erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und die erwartete Gruppengröße.
- Bereite Führungsgeschichten und Informationstexte eine Woche vorher vor und drucke den Lageplan spätestens am Vortag. Namensschilder, Mikrofone und Lautsprecher werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
- Kühle Getränke und richte den Kaffeebereich vor dem Eintreffen der ersten Gäste ein. Hole frische Produkte am Veranstaltungstag ab und teile Buffet, Geschirr sowie Abfallbehälter so auf, dass keine Engpässe entstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kirchentag der offenen Tür planen?
- Beginne sechs bis acht Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm, Räumen und Helfern. Vier Wochen vorher sollten Einladungen und Werbung bereitstehen; die Detailprüfung erfolgt in der letzten Woche.
- Wie viele Helfer braucht ein Kirchentag der offenen Tür?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang, je eine verantwortliche Person pro Führungsgruppe sowie eigene Helfer für Kinderangebot, Buffet, Technik und Abbau ein. Bei mehreren parallelen Führungen brauchst du pro Gruppe eine zusätzliche Führungskraft.
- Was muss man für Führungen in der Kirche vorbereiten?
- Bereite pro Route einen Ablauf von etwa 30 bis 45 Minuten, zwei bis drei zentrale Geschichten und kurze Informationstexte vor. Lege die Startzeiten spätestens eine Woche vorher fest und teile die Führer danach verbindlich ein.
- Wann sollte man Catering und Getränke organisieren?
- Berechne die Cateringmengen nach den Anmeldungen etwa zehn Tage vorher und prüfe die Zahlen drei Tage vor dem Termin. Getränke kühlst du am Vortag; frische Produkte holst du am Veranstaltungstag ab.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!