Organiser une journée portes ouvertes de l’église

Une journée portes ouvertes réussie se construit d’abord autour d’un parcours simple pour les visiteurs. Fixez la date et le programme, puis attribuez chaque espace à une équipe : accueil, visites guidées, musique, activités pour enfants et collation. Les inscriptions servent à prévoir les bénévoles, les besoins alimentaires et les quantités du buffet. Gardez enfin du temps pour tester le son, installer les supports d’information et refroidir les boissons avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les espaces et la visite guidée
2 personnes
3
Recruter des bénévoles
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
7
Diffuser l'annonce dans le quartier
3 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les guides
2 personnes
11
Répartir les hôtesses
2 personnes
12
Confirmer les musiciens
13
Faire les réservations
14
Calculer les quantités de catering
2 personnes
15
Préparer les récits de visite
3 personnes
16
Préparer les activités pour enfants
3 personnes
17
Préparer le programme musical
2 personnes
18
Vérifier les textes d'information
2 personnes
19
Imprimer le plan
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Aménager le coin café
2 personnes
25
Préparer le buffet
4 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Garnir les sandwichs
3 personnes
28
Réchauffer la soupe
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer les tables d’information
2 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
34
Installer la table d’inscription
2 personnes
35
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
36
Tester le microphone
2 personnes
37
Vérifier l'éclairage
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Préparer le discours d’ouverture

Événement

42
Ouvrir les portes
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
45
Distribuer le programme
2 personnes
46
Faire le discours d’ouverture
47
Accompagner les visites guidées
4 personnes
48
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
49
Fournir les informations
3 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Coordonner les spectacles musicaux
2 personnes
54
Servir le dîner
5 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
56
Rassembler la vaisselle
2 personnes
57
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Distribuer les informations de départ
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes
61
Fermer les portes
2 personnes

Suivi

62
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
63
Démonter le buffet
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Faire la vaisselle
4 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer les espaces
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger le matériel restant
2 personnes
73
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 4
Bureau d’informationqté 2
Chaises hautes pour enfantsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Bol à soupeqté 100
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20

Décoration

Compositions floralesqté 8
Nappesqté 16
Tapis rougeqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Bougiesqté 30
Bougeoirsqté 15
Cadres photoqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 8

Organisation

Badges nominatifsqté 40
Brochures du programmeqté 180
Cartes de visite guidéeqté 150
Brochures d’informationqté 150
Plansqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Marqueursqté 24
Panneaux indicateursqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 150
Braceletsqté 150
Caisse des objets trouvés

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le déroulement avant de communiquer : prévoyez des créneaux de visite, un point d’information et une personne chargée d’orienter les visiteurs entre les espaces.
Pour chaque créneau, comptez un guide par groupe et répartissez les hôtesses séparément à l’accueil, au bureau d’information et au coin café. Confirmez les présences au plus tard une semaine avant.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et notez les allergies ou régimes alimentaires. Utilisez le nombre confirmé pour calculer le buffet plutôt que de faire les courses au dernier moment.
Préparez les récits de visite, le plan imprimé et les textes d’information avant le jour J. Faites relire les informations au moins 3 jours avant l’ouverture pour éviter les corrections pendant l’accueil.
Testez les microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur et rallonges avant l’arrivée du public. Installez le coin café, mettez les boissons au frais et préparez le buffet dans la dernière heure.

Questions fréquentes

Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes d’église ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, un guide par groupe en visite et une hôtesse pour le café. Ajoutez une personne pour la musique et une autre pour les activités des enfants ; confirmez la répartition 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date, puis publiez un rappel sur les réseaux sociaux et dans le quartier 5 à 7 jours avant. Arrêtez les inscriptions quelques jours avant si vous devez commander ou préparer un buffet.
Comment organiser les visites guidées de l’église ?: Définissez un itinéraire avec 3 à 5 étapes et une durée annoncée à l’avance, par exemple 30 minutes. Préparez un récit court pour chaque étape et imprimez le plan au moins 3 jours avant.
Que préparer le matin d’une journée portes ouvertes d’église ?: Installez les tables, chaises, panneaux et badges avant l’ouverture, puis testez le son et la projection. Gardez la dernière heure pour récupérer les produits frais, refroidir les boissons et mettre en place le buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.