Zo organiseer je een kazerne open dag

Begin met de datum, openingstijden en het programma voordat je materialen of catering regelt. Werk daarna de ruimtes, demonstraties, rondleidingen en bezoekersroute uit. Controleer vroeg welke vergunningen en meldingen nodig zijn en leg gereserveerde materialen vast. In de laatste week draait alles om aantallen, vrijwilligers, bewegwijzering, catering en een inspectie van kazerne en terrein. Zo voorkom je dat veiligheid, stroomvoorziening of ontvangst pas op de ochtend zelf aandacht krijgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Programma en demonstraties bepalen
3 personen
3
Benodigde ruimtes inventariseren
2 personen
4
Reserveringen voor materialen maken
2 personen
5
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Open dag online publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekersaantallen bevestigen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Demonstraties veilig uitwerken
3 personen
14
Rondleidingen plannen
2 personen
15
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Route en bewegwijzering maken
2 personen
22
Infoborden voorbereiden
2 personen
23
Naamkaartjes voorbereiden
24
Weersverwachting controleren
25
Kazerne en terrein inspecteren
3 personen
26
Voertuigen presentabel opstellen
4 personen
27
Werkzones veilig afzetten
3 personen
28
Partytenten opbouwen
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Podiumvrije presentatiehoek inrichten
2 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Verlichting controleren
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Infostands inrichten
4 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
37
Toiletten controleren en vullen
2 personen
38
Garderobe en gevonden voorwerpen inrichten
2 personen
39
Veiligheidsbriefing geven
4 personen

Event

40
Vrijwilligersposten bemannen
8 personen
41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Aanmeldingen registreren
2 personen
43
Programma toelichten
2 personen
44
Rondleidingen begeleiden
4 personen
45
Voertuigen demonstreren
4 personen
46
Blusdemonstratie begeleiden
5 personen
47
Kinderen begeleiden bij activiteiten
4 personen
48
Voorlichtingsmateriaal uitdelen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
54
Avondprogramma aankondigen
55
Licht en geluid bedienen
2 personen
56
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
58
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Catering opruimen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
67
Kazerneruimtes schoonmaken
3 personen
68
Voertuigen en materialen terugplaatsen
4 personen
69
Bruikbare voorraad opbergen
2 personen
70
Materialen controleren op schade
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen afhandelen
73
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Batterijenaantal 24
Afzetpaaltjesaantal 24
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Portofoonsaantal 8
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamkaarthoudersaantal 30
Megafon
Zaklampenaantal 8

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 100

Sportmateriaal

Kinderhelmenaantal 20
Waterstraalpistolenaantal 12
Oefenpionnenaantal 20
Hindernishekkensaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan demonstraties en rondleidingen in tijdsblokken en geef vrijwilligers per onderdeel een duidelijke taak. Houd ruimte vrij voor wachtrijen, afzettingen en een veilige kijkafstand bij demonstraties.
Controleer vergunningen en meldingen minimaal enkele weken vooraf. Noteer ook wie verantwoordelijk is tijdens de open dag, zodat een vraag van bezoekers niet blijft liggen.
Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de ingang: gebruik infoborden en bewegwijzering en controleer de route tijdens de terreininspectie. Let daarbij op smalle doorgangen, gladde plekken en plekken waar kabels lopen.
Bereken catering op basis van het bevestigde bezoekersaantal en zet houdbare voorraad eerder klaar. Koel dranken op tijd en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudkannen en warmhoudbakken voldoende capaciteit hebben.
Test de mobiele geluidsset, draadloze microfoons en alle verlengkabels vóór de open dag. Leg reservebatterijen klaar en controleer bij slecht weer of de partytent, verlichting en stroompunten veilig kunnen worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kazerne open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, programma en vergunningen. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag ongeveer 4 tot 6 weken voor de datum, zodat je bezoekersaantallen tijdig kunt bevestigen.
Hoe plan je rondleidingen tijdens een kazerne open dag?: Werk met vaste starttijden en een maximale groepsgrootte die past bij de ruimtes en de begeleiders. Plan per rondleiding minimaal 10 minuten tussen groepen voor verplaatsing, vragen en het opvangen van vertraging.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kazerne open dag?: Reserveer minimaal één vrijwilliger voor ontvangst en aanmeldingen, één voor elke actieve demonstratie en één begeleider per rondleiding. Voeg bij meerdere bezoekersstromen minstens twee mensen toe voor route, bewegwijzering en vragen.
Wanneer regel je catering voor een kazerne open dag?: Bereken de hoeveelheden zodra de bezoekersaantallen zijn bevestigd, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Doe de boodschappen voor houdbare producten eerder en bereid hapjes en koel dranken zo veel mogelijk op de dag ervoor voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.