Organiser une journée portes ouvertes de la caserne

Commencez par fixer les horaires, le programme et les zones accessibles au public avant de réserver le matériel. Les démonstrations, les visites guidées et l’accueil doivent suivre un déroulé précis, avec des responsables identifiés. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, la signalisation et les stocks. Les derniers contrôles portent sur la météo, la sécurité du terrain, l’électricité et la disponibilité des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Définir le programme et les démonstrations
3 personnes
3
Recenser les espaces nécessaires
2 personnes
4
Faire les réservations de matériel
2 personnes
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la journée portes ouvertes en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer le nombre de visiteurs
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Préparer les démonstrations en toute sécurité
3 personnes
14
Planifier les visites guidées
2 personnes
15
Calculer les quantités de catering
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Créer l’itinéraire et la signalisation
2 personnes
22
Préparer les panneaux d'information
2 personnes
23
Préparer les badges nominatifs
24
Vérifier les prévisions météo
25
Inspecter la caserne et le terrain
3 personnes
26
Installer les véhicules de manière soignée
4 personnes
27
Balisage sécurisé des zones de travail
3 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Aménager un espace de présentation sans scène
2 personnes
31
Raccorder le matériel audio
2 personnes
32
Vérifier l'éclairage
2 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Aménager les stands d'information
4 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Monter le buffet traiteur
4 personnes
37
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
38
Aménager le vestiaire et les objets trouvés
2 personnes
39
Donner le briefing de sécurité
4 personnes

Événement

40
Assurer la présence aux postes des bénévoles
8 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
43
Présenter le programme
2 personnes
44
Accompagner les visites guidées
4 personnes
45
Présenter les véhicules
4 personnes
46
Encadrer la démonstration d’extinction d’incendie
5 personnes
47
Accompagner les enfants dans les activités
4 personnes
48
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
54
Annoncer le programme du soir
55
Gérer la lumière et le son
2 personnes
56
Servir le dîner
4 personnes
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
58
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Ranger le service traiteur
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Collecter et trier les déchets
4 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
67
Nettoyer les locaux de la caserne
3 personnes
68
Remettre les véhicules et le matériel en place
4 personnes
69
Ranger le stock réutilisable
2 personnes
70
Vérifier les dommages sur le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Gérer les objets trouvés
73
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Portantsqté 2
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Pilesqté 24
Poteaux de délimitationqté 24
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Porte-nomsqté 30
Mégaphone
Lampes de pocheqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 100

Matériel de sport

Casques pour enfantsqté 20
Pistolets à eauqté 12
Pions d’entraînementqté 20
Barrières d’obstaclesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord les horaires d’ouverture et les temps forts, puis prévoyez 15 à 20 minutes entre deux démonstrations pour les déplacements et la remise en ordre.
Répartissez les bénévoles par postes plutôt que de les mobiliser en général : comptez au moins une personne pour l’accueil, une par groupe de visite et une pour chaque zone de démonstration.
Vérifiez les autorisations et déclarations plusieurs semaines avant l’ouverture. Une démonstration ou une installation électrique ajoutée au dernier moment peut nécessiter une validation distincte.
Confirmez le nombre de visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement afin d’ajuster les boissons, les encas, les gobelets et les places assises. Refroidissez les boissons la veille, pas le matin même.
Faites une inspection complète du bâtiment et du terrain la veille : itinéraire, panneaux, éclairage, rallonges, piles, accès et zones à maintenir hors du parcours public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une journée portes ouvertes de caserne ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, vérifier les autorisations, réserver le matériel, envoyer les invitations et organiser les bénévoles.
Quand faut-il confirmer le nombre de visiteurs ?: Faites une première estimation une semaine avant, puis confirmez le chiffre 3 à 5 jours avant l’ouverture. Utilisez ce total pour calculer le catering et les besoins en vaisselle.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les visites guidées ?: Prévoyez au minimum un accompagnateur par groupe en circulation, plus une personne à l’accueil et une personne chargée de coordonner le programme. Ajoutez un renfort si les groupes dépassent 15 à 20 visiteurs.
Quand préparer les démonstrations et la signalisation ?: Préparez les panneaux, l’itinéraire et le matériel la veille. Effectuez un test complet le jour même au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, notamment pour le son, les éclairages et les branchements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.