Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del cuartel

Una jornada de puertas abiertas del cuartel funciona mejor cuando el recorrido, las demostraciones y los horarios están definidos antes de invitar a nadie. Empieza por fijar la fecha, calcular el aforo y comprobar permisos, espacios y medidas de seguridad. Después organiza las inscripciones, reparte responsabilidades y prepara la señalización. El catering, el sonido y el material de recepción suelen causar los últimos problemas, así que conviene cerrarlos con varios días de margen.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Definir el programa y las demostraciones
3 personas
3
Inventariar los espacios necesarios
2 personas
4
Hacer reservas de material
2 personas
5
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar el número de visitantes
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Organizar demostraciones de forma segura
3 personas
14
Planificar las visitas guiadas
2 personas
15
Calcular las cantidades de catering
2 personas
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar aperitivos
3 personas
21
Crear la ruta y la señalización
2 personas
22
Preparar los paneles informativos
2 personas
23
Preparar tarjetas de nombre
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Inspeccionar el cuartel y el recinto
3 personas
26
Disponer los vehículos de forma presentable
4 personas
27
Delimitar de forma segura las zonas de trabajo
3 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar un área de presentación sin escenario
2 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Comprobar la iluminación
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Montar los puestos de información
4 personas
35
Montar la mesa de registro
2 personas
36
Montar el bufé de catering
4 personas
37
Revisar y rellenar los baños
2 personas
38
Montar el guardarropa y la oficina de objetos perdidos
2 personas
39
Dar la charla de seguridad
4 personas

Evento

40
Cubrir los puestos de voluntariado
8 personas
41
Recibir a los visitantes
4 personas
42
Registrar inscripciones
2 personas
43
Presentar el programa
2 personas
44
Guiar visitas
4 personas
45
Presentar vehículos
4 personas
46
Guiar la demostración de extinción de incendios
5 personas
47
Acompañar a los niños en las actividades
4 personas
48
Repartir material informativo
2 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
54
Anunciar el programa de la noche
55
Manejar luces y sonido
2 personas
56
Servir la cena
4 personas
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
58
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

59
Recoger el catering
4 personas
60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Recoger y separar la basura
4 personas
65
Limpiar el recinto
4 personas
66
Limpiar a fondo los baños
2 personas
67
Limpiar los cuartos de guarnición
3 personas
68
Devolver vehículos y materiales a su lugar
4 personas
69
Guardar el stock utilizable
2 personas
70
Comprobar si los materiales tienen daños
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Gestionar objetos perdidos
73
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Mantelescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Bateríascant. 24
Postes de delimitacióncant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Walkie-talkiescant. 8
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Portatarjetas de nombrecant. 30
Megáfono
Linternascant. 8

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 100

Material deportivo

Cascos infantilescant. 20
Pistolas de aguacant. 12
Conos de prácticacant. 20
Vallas de obstáculoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define un programa con franjas horarias concretas para las demostraciones y las visitas guiadas. Deja al menos 10 minutos entre grupos para evitar que se acumulen personas en los accesos.
Confirma el número de visitantes entre 3 y 5 días antes y actualiza las cantidades de comida, vasos y sillas. Pregunta también por alergias y preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
Asigna voluntarios por zonas, no solo por tareas: recepción, recorrido, demostraciones, catering y control de accesos. Para una jornada de varias horas, prepara turnos de 2 a 3 horas para que nadie quede solo durante todo el evento.
Revisa el cuartel y el recinto el día anterior: comprueba cables, enchufes, iluminación, salidas y obstáculos en la ruta. Si parte del recorrido es exterior, decide con antelación dónde colocar la carpa y cómo señalizar una alternativa por lluvia.
Prepara la recepción antes de abrir las puertas, con tarjetas de nombre, listas de inscripción y señalización visible desde la entrada. Enfría las bebidas y deja listos los productos no perecederos el día anterior; así el equipo puede concentrarse en recibir a los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del cuartel?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, revisar permisos, reservar material y preparar las invitaciones. Cierra el número de visitantes y las necesidades dietéticas entre 3 y 5 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos una persona para recepción, una por cada grupo guiado y responsables separados para demostraciones, catering y seguridad. En grupos de más de 20 visitantes, añade un apoyo por cada 10 o 15 personas.
¿Cómo se organizan las visitas guiadas al cuartel?: Divide a los visitantes en grupos de 10 a 15 personas y asigna una hora de salida a cada grupo. Programa recorridos de 30 a 45 minutos y deja 10 minutos entre ellos para despejar la ruta.
¿Cuánta comida y bebida hay que preparar?: Para una jornada de varias horas, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después una bebida por hora adicional. Para los aperitivos, reserva aproximadamente 4 a 6 piezas por visitante y añade un 10 % de margen.

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