Tag der offenen Tür der Kaserne planen: die richtige Reihenfolge

Ein Tag der offenen Tür in einer Kaserne braucht mehr als ein Programm und offene Tore. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Räume und Vorführungen fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material reservierst. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Helferplanung und die Berechnung der Verpflegung. Besonders häufig werden Beschilderung, Technik, Wetter und gekühlte Getränke zu spät organisiert.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Programm und Vorführungen festlegen
3 Personen
3
Benötigte Räume erfassen
2 Personen
4
Materialreservierungen erstellen
2 Personen
5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
2 Personen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Besucherzahlen bestätigen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Vorführungen sicher ausarbeiten
3 Personen
14
Führungen planen
2 Personen
15
Cateringmengen berechnen
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Route und Beschilderung erstellen
2 Personen
22
Infoschilder vorbereiten
2 Personen
23
Namensschilder vorbereiten
24
Wettervorhersage prüfen
25
Kaserne und Gelände inspizieren
3 Personen
26
Fahrzeuge ansprechend aufstellen
4 Personen
27
Arbeitsbereiche sicher absperren
3 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Präsentationsbereich ohne Bühne einrichten
2 Personen
31
Tontechnik anschließen
2 Personen
32
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Infostände einrichten
4 Personen
35
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
36
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
37
Toiletten prüfen und auffüllen
2 Personen
38
Garderobe und Fundbüro einrichten
2 Personen
39
Sicherheitsbriefing geben
4 Personen

Event

40
Freiwilligenposten besetzen
8 Personen
41
Besucher empfangen
4 Personen
42
Anmeldungen erfassen
2 Personen
43
Programm vorstellen
2 Personen
44
Führungen begleiten
4 Personen
45
Fahrzeuge vorführen
4 Personen
46
Löschvorführung begleiten
5 Personen
47
Kinder bei Aktivitäten begleiten
4 Personen
48
Informationsmaterial verteilen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
54
Abendprogramm ankündigen
55
Licht und Ton bedienen
2 Personen
56
Abendessen servieren
4 Personen
57
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
58
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Catering aufräumen
4 Personen
60
Geschirr abwaschen
3 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
62
Dekoration entfernen
3 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
67
Kasernenräume reinigen
3 Personen
68
Fahrzeuge und Materialien zurückbringen
4 Personen
69
Verwendbaren Vorrat verstauen
2 Personen
70
Materialien auf Schäden prüfen
2 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Fundsachen bearbeiten
73
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermokannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
BatterienAnz. 24
AbsperrpfostenAnz. 24
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 20
FunkgeräteAnz. 8
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 30
Megafon
TaschenlampenAnz. 8

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 2
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 100

Sportmaterial

KinderhelmeAnz. 20
WasserstrahlpistolenAnz. 12
ÜbungskegelAnz. 20
HindernisgitterAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Führungen und Vorführungen zuerst fest. Plane für jeden Programmpunkt einen konkreten Raum, eine verantwortliche Person und einen Zeitrahmen, damit sich Besucherströme nicht überschneiden.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, spätestens mehrere Wochen vor dem Termin. Das gilt besonders für Vorführungen, die Nutzung bestimmter Bereiche und zusätzliche Ausstattung auf dem Kasernengelände.
Bestätige die Besucherzahl nicht erst am Veranstaltungstag. Werte Anmeldungen und Ernährungswünsche etwa 7 Tage vorher aus und berechne danach Catering, Geschirr, Sitzplätze und Getränke.
Plane den Rundgang aus Sicht der Besucher: Eingang, Anmeldung, Führungen, Vorführungen, Verpflegung und Ausgang. Stelle Infoschilder und Wegweiser spätestens am Vortag auf und prüfe die Route bei einer Begehung.
Teste mobiles Soundsystem, Funkmikrofone und Stromversorgung vor dem Einlass. Rechne bei Verlängerungskabeln, Batterien und LED-Baustrahlern mit Ersatzbedarf, besonders wenn Teile des Geländes draußen oder schlecht beleuchtet sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Kaserne planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Räumen und Programm. Genehmigungen, Einladungen und Materialreservierungen sollten danach ohne längere Verzögerung folgen.
Wie viele Getränke brauche ich für den Tag der offenen Tür?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter oder längeren Führungen solltest du zusätzlich Wasser einplanen und einen Teil der Getränke frühzeitig kühlen.
Wann muss ich die Besucherzahl für das Catering bestätigen?: Bestätige die erwartete Besucherzahl etwa 7 Tage vor dem Termin. Berücksichtige dabei Anmeldungen, Helfer und bekannte Ernährungswünsche, damit Snacks, Geschirr und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag nachgekauft werden müssen.
Was wird bei einem Tag der offenen Tür in der Kaserne oft vergessen?: Häufig fehlen klare Wegweiser, Namensschilder, Ersatzbatterien und eine getestete Stromversorgung. Prüfe Gelände, Route und Technik spätestens am Vortag und kontrolliere die Wettervorhersage erneut am Veranstaltungsmorgen.

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