Zo organiseer je een kasteelconcert zonder verrassingen

Begin met de datum, het kasteel en de concertzaal: pas daarna kun je muzikanten, programma en gastenplanning vastleggen. Controleer vroeg welke vergunningen, meldingen, verzekering en contracten nodig zijn. Werk vervolgens terug vanaf de concertdatum voor uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek. In de laatste week draait het vooral om bezoekersinformatie, het stoelenplan, de weersverwachting en een draaiboek waarin elk team weet wat het wanneer doet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2 personen
2
Kasteel en concertzaal reserveren
3
Muzikanten en programma vastleggen
2 personen
4
Vergunningen en meldingen controleren
5
Verzekering en contracten controleren
6
Gastenlijst opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Catering bestellen
2 personen
12
Drankvoorraad bestellen
13
Technische benodigdheden reserveren
14
Cateringteam indelen
15
Ontvangstteam indelen
16
Techniekteam indelen
17
EHBO-verantwoordelijke aanwijzen
18
Programma en draaiboek uitwerken
2 personen
19
Locatieplattegrond maken
20
Stoelenplan maken
2 personen
21
Menukaarten en bewegwijzering ontwerpen
22
Programma afdrukken
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Weersverwachting controleren
25
Laatste bezoekerslijst controleren
2 personen
26
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Verse producten ophalen
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Locatie en toiletten controleren
2 personen
31
Leveringen aannemen
2 personen
32
Podiumdelen opstellen
4 personen
33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
34
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
35
Kabels veilig afwerken
2 personen
36
Stoelen opstellen
4 personen
37
Tafels opstellen
3 personen
38
Cateringbuffet inrichten
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Incheckbalie inrichten
2 personen
44
Podium en zaal verlichten
2 personen
45
Soundcheck uitvoeren
4 personen
46
Cateringbriefing geven
3 personen
47
Ontvangstteam briefen
3 personen

Event

48
Artiesten ontvangen
2 personen
49
Bezoekers verwelkomen
3 personen
50
Aanmeldingen afvinken
2 personen
51
Programma uitdelen
2 personen
52
Aperitief serveren
3 personen
53
Openingswoord verzorgen
54
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Pauzebuffet klaarzetten
3 personen
57
Pauzedrankjes serveren
4 personen
58
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
59
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
60
Dinerbuffet openen
4 personen
61
Dinerbuffet bedienen
5 personen
62
Tafels afruimen
3 personen
63
Koffie en thee serveren
3 personen
64
Artiesten verzorgen
2 personen
65
Slotconcert begeleiden
3 personen
66
Dranken bijvullen
2 personen
67
Afscheid en garderobe begeleiden
3 personen
68
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Nazorg

69
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
70
Servies verzamelen
3 personen
71
Buffet en bar afbouwen
3 personen
72
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Zaal schoonmaken
4 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Decoratie verwijderen
2 personen
78
Techniek demonteren
3 personen
79
Podium afbouwen
4 personen
80
Materialen inventariseren
2 personen
81
Geleende materialen retourneren
2 personen
82
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 8
Krukken voor muzikantenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 110
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Karaffenaantal 16
Koffiekannenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 12
Laptop
Muzieklessenaarsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Ledlichtsnoerenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Kaarsglazenaantal 24
Ledkaarsenaantal 24
Menustandaardsaantal 8
Naambadgesaantal 30
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Opslagbakkenaantal 12
Keukentangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
IJscontainersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kleedjes voor dieetmaaltijdenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Leg minimaal 12 weken vooraf de datum, zaal en muzikanten vast. Vraag meteen naar opbouwtijden, geluidsbeperkingen, beschikbare stroompunten en de ruimte voor podiumdelen, krukken en muzieklessenaars.
Plan vergunningen, meldingen, verzekering en contractcontrole uiterlijk 8 weken voor het concert. Een kasteel kan extra voorwaarden hebben voor geluid, brandveiligheid, parkeren en gebruik van historische ruimtes.
Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het concert. Gebruik die eindlijst voor dieetwensen, naambadges, parkeerinformatie en het aantal stoelen, glazen en serviesdelen.
Maak uiterlijk 2 weken vooraf een technische plattegrond met luidsprekers, subwoofers, microfoons, monitoren, kabels en stroomhaspels. Plan een soundcheck met de muzikanten; controleer daarbij ook DI-boxen, microfoonstatieven, stekkerdozen en verlengkabels.
Zet het draaiboek 3 tot 5 dagen vooraf definitief en wijs afzonderlijk een ontvangstteam, cateringteam, techniekteam en EHBO-verantwoordelijke aan. Neem een laatste bezoekerslijst, weersverwachting, bewegwijzering en parkeerroute mee in de briefing.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kasteelconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en muzikanten, regel uiterlijk 8 weken vooraf vergunningen en verzekering, en verstuur de uitnodigingen rond 6 weken voor de datum.
Wanneer moet je de techniek voor een kasteelconcert regelen?: Reserveer luidsprekers, mengpaneel, microfoons, monitorluidsprekers, kabels en stroomvoorziening minimaal 6 weken vooraf. Leg 2 weken vooraf de opstelling vast en plan op de concertdag minstens 2 uur voor opbouw en soundcheck.
Hoeveel stoelen moet je klaarzetten voor een kasteelconcert?: Zet het stoelenplan op basis van de bevestigde aanmeldingen en houd ongeveer 5 procent reserve aan. Sluit de registratie 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je stoelen, garderobe, catering en programmakaarten op aantallen kunt afstemmen.
Wanneer regel je catering en drank voor een kasteelconcert?: Bestel catering en drank uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf, nadat de aanmeldingen grotendeels binnen zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en controleer 2 dagen voor het concert of levering, koeling, glazen, karaffen en koffievoorziening geregeld zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.