So organisierst du ein Schlosskonzert
Bei einem Schlosskonzert müssen Veranstaltungsort, Musikprogramm und Gästebetreuung früh zusammenpassen. Beginne mit Datum, Uhrzeit und der Reservierung von Schloss und Konzertsaal, bevor du Musiker, Ablauf und Einladungen bestätigst. Danach folgen Genehmigungen, Verträge, Technik, Bestuhlung und Catering. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag: Besucherzahlen, Wetter, Parkhinweise und Zuständigkeiten sollten spätestens eine Woche vorher geklärt sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeit bestätigen
2 Personen
- 2
Schloss und Konzertsaal reservieren
- 3
Musiker und Programm festlegen
2 Personen
- 4
Genehmigungen und Meldungen prüfen
- 5
Versicherung und Verträge prüfen
- 6
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Parkinformationen versenden
- 11
Catering bestellen
2 Personen
- 12
Getränkevorrat bestellen
- 13
Technisches Equipment reservieren
- 14
Cateringteam einteilen
- 15
Empfangsteam einteilen
- 16
Technikteam einteilen
- 17
Erste-Hilfe-Verantwortlichen bestimmen
- 18
Programm und Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 19
Lageplan der Veranstaltung erstellen
- 20
Bestuhlungsplan erstellen
2 Personen
- 21
Speisekarten und Beschilderung entwerfen
- 22
Programm drucken
- 23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 24
Wettervorhersage prüfen
- 25
Letzte Besucherliste prüfen
2 Personen
- 26
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
3 Personen
- 28
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 31
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 32
Bühnenteile aufstellen
4 Personen
- 33
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 34
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 35
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 36
Stühle aufstellen
4 Personen
- 37
Tische aufstellen
3 Personen
- 38
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 41
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 42
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 43
Check-in-Schalter einrichten
2 Personen
- 44
Bühne und Saal beleuchten
2 Personen
- 45
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 46
Catering-Briefing geben
3 Personen
- 47
Empfangsteam briefen
3 Personen
Event
- 48
Künstler empfangen
2 Personen
- 49
Besucher begrüßen
3 Personen
- 50
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 51
Programm verteilen
2 Personen
- 52
Aperitif servieren
3 Personen
- 53
Eröffnungsrede halten
- 54
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Pausenbuffet bereitstellen
3 Personen
- 57
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 58
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
- 59
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 60
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
- 61
Dinnerbuffet bedienen
5 Personen
- 62
Tische abräumen
3 Personen
- 63
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 64
Künstler betreuen
2 Personen
- 65
Abschlusskonzert begleiten
3 Personen
- 66
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 67
Abschied und Garderobe betreuen
3 Personen
- 68
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Nachbereitung
- 69
Anlage ausschalten
2 Personen
- 70
Geschirr sammeln
3 Personen
- 71
Buffet und Bar abbauen
3 Personen
- 72
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 73
Abfall sammeln
3 Personen
- 74
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 75
Saal reinigen
4 Personen
- 76
Toiletten reinigen
2 Personen
- 77
Dekoration entfernen
2 Personen
- 78
Technik abbauen
3 Personen
- 79
Bühne abbauen
4 Personen
- 80
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 81
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 82
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- KlappischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 8
- GarderobenständerAnz. 2
- BühnenelementeAnz. 8
- Hocker für MusikerAnz. 8
Geschirr
- WeingläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 110
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- KaraffenAnz. 16
- KaffeekannenAnz. 6
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 2
- InstrumentenkabelAnz. 12
- MikrofonkabelAnz. 12
- Laptop
- NotenpulteAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LED-LichterkettenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- TischläuferAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- KerzengläserAnz. 24
- StumpenkerzenAnz. 24
- MenükartenständerAnz. 8
- NamensschilderAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- InduktionsplattenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 10
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- KüchenzangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 4
Catering
- ThermoskannenAnz. 8
- GetränkespenderAnz. 4
- EisbehälterAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- Tücher für DiätmahlzeitenAnz. 12
- Einkäufe
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 6
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 6
Tipps
- Reserviere Schloss und Konzertsaal zuerst und lege Datum sowie Uhrzeit verbindlich fest. Erst danach lassen sich Musiker, Programm, Einladungen und Catering zuverlässig abstimmen.
- Prüfe Genehmigungen, Versicherungen und Verträge frühzeitig, idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Fristen und Vorgaben unterscheiden sich je nach Veranstaltungsort und dürfen nicht bis zur letzten Woche warten.
- Plane Technik und Saal nach dem Programm: Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorspeaker, Kabel und Notenpulte müssen zur Besetzung und Raumgröße passen. Reserviere außerdem mindestens einen Technikcheck vor dem Einlass.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend statt erst kurz vor dem Konzert. Bestelle Catering und Getränkevorrat auf Basis der bestätigten Gästezahl und halte eine aktualisierte Liste für das Empfangsteam bereit.
- Erstelle spätestens 7 Tage vorher den Ablauf-, Lage- und Bestuhlungsplan und teile Empfang, Catering, Technik sowie Erste Hilfe namentlich ein. Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Parkinformationen und die letzte Besucherliste.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Schlosskonzert organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher, wenn Schloss, Musiker, Genehmigungen und Technik noch koordiniert werden müssen. Für ein stark gefragtes Schloss oder ein größeres Programm ist ein längerer Vorlauf sinnvoll.
- Wann sollte man Musiker und Programm für ein Schlosskonzert festlegen?
- Lege Musiker und Programm möglichst 8 Wochen vor dem Termin fest. So bleiben genug Zeit für Verträge, technische Anforderungen, den Ablaufplan und den Druck des Programms.
- Wie viele Tage vorher muss das Catering bestellt werden?
- Bestelle das Catering, sobald die Anmeldungen belastbar sind, meist 7 bis 14 Tage vor dem Konzert. Aktualisiere die Gästezahl und Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Tage vorher mit dem Cateringteam.
- Wann sollte der Technikcheck beim Schlosskonzert stattfinden?
- Plane den Technikcheck spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass, nicht erst kurz vor Konzertbeginn. Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Monitorspeaker, DI-Boxen und alle Kabel mit den Musikern oder einer vollständigen Signalprobe.
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