Organiser un concert au château, étape par étape

Un concert au château demande de coordonner un lieu patrimonial, des musiciens, un public et une installation technique souvent complexe. Commence par bloquer la date, la salle et le programme, puis sécurise les autorisations, les assurances et les contrats avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le plan de salle, le catering et les boissons. La dernière semaine, concentre-toi sur le déroulé, les équipes, la météo et les informations pratiques destinées aux visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2 personnes
2
Réserver le château et la salle de concert
3
Réserver les musiciens et le programme
2 personnes
4
Vérifier les autorisations et les déclarations
5
Vérifier les assurances et les contrats
6
Établir la liste des invités
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les infos de parking
11
Commander le catering
2 personnes
12
Commander les stocks de boissons
13
Réserver le matériel technique
14
Répartir l’équipe de restauration
15
Répartir l’équipe d’accueil
16
Répartir l’équipe technique
17
Désigner le responsable des premiers secours
18
Élaborer le programme et le déroulé
2 personnes
19
Créer le plan du site
20
Établir le plan des sièges
2 personnes
21
Concevoir les menus et la signalétique
22
Imprimer le programme
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Vérifier la dernière liste des visiteurs
2 personnes
26
Marquer les repas diététiques
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Récupérer les produits frais
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
31
Recevoir les livraisons
2 personnes
32
Installer les éléments de scène
4 personnes
33
Installer le système de sonorisation
3 personnes
34
Monter l’installation lumière
2 personnes
35
Sécuriser les câbles
2 personnes
36
Installer les chaises
4 personnes
37
Installer les tables
3 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Installer la signalisation
2 personnes
43
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
44
Éclairer la scène et la salle
2 personnes
45
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
46
Faire le briefing traiteur
3 personnes
47
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

48
Accueillir les artistes
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Cocher les inscriptions
2 personnes
51
Distribuer le programme
2 personnes
52
Servir l'apéritif
3 personnes
53
Faire le discours d’ouverture
54
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Mettre en place le buffet de la pause
3 personnes
57
Servir les boissons de la pause
4 personnes
58
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
59
Servir les repas diététiques
2 personnes
60
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
61
Servir le buffet du dîner
5 personnes
62
Dégager les tables
3 personnes
63
Servir le café et le thé
3 personnes
64
S’occuper des artistes
2 personnes
65
Accompagner le concert de clôture
3 personnes
66
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
67
Accompagner les adieux et le vestiaire
3 personnes
68
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

69
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
70
Rassembler la vaisselle
3 personnes
71
Démonter le buffet et le bar
3 personnes
72
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer la salle
4 personnes
76
Nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Retirer la décoration
2 personnes
78
Démonter l'équipement technique
3 personnes
79
Démonter la scène
4 personnes
80
Inventorier le matériel
2 personnes
81
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
82
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Éléments de podiumqté 8
Tabourets pour les musiciensqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 110
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 16
Pichets à caféqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Ordinateur portable
Pupitres de musiqueqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Photophoresqté 24
Bougies LEDqté 24
Supports de menuqté 8
Badges nominatifsqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bacs de rangementqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4

Catering

Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Poubellesqté 8
Nappes pour les repas adaptésqté 12
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Réserve le château, la salle de concert et les musiciens avant de lancer les invitations : garde au moins 8 à 12 semaines pour finaliser les contrats et les autorisations.
Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription et arrête les quantités de catering au plus tard 7 jours avant le concert. Prévois aussi une liste séparée pour les allergies et régimes particuliers.
Fais valider le plan technique sur place avant le jour J : les haut-parleurs, microphones, retours, câbles et multiprises doivent être compatibles avec les prises et les dimensions de la salle.
Prépare un déroulé minuté avec l’accueil, l’installation, les balances, le concert, le service et le rangement. Attribue un responsable distinct pour la restauration, l’accueil, la technique et les premiers secours.
Envoie les indications de parking et le programme quelques jours avant l’événement, puis vérifie la météo et la dernière liste des visiteurs la veille. Ces deux contrôles évitent les changements de dernière minute à l’entrée et à l’extérieur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert au château ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et les musiciens, d’obtenir les autorisations, de gérer les inscriptions et de confirmer la technique et le catering.
Quand envoyer les invitations pour un concert au château ?: Envoie-les environ 6 à 8 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant le concert afin de finaliser le plan de salle, les besoins alimentaires et les quantités de boissons.
Que faut-il vérifier pour la technique d’un concert au château ?: Vérifie au moins 2 à 3 semaines avant le concert les prises électriques, les longueurs de câbles, l’emplacement de la table de mixage et la place disponible pour les enceintes. Une visite technique sur site évite les incompatibilités le jour J.
Quand préparer le plan de salle et les badges nominatifs ?: Prépare un premier plan 10 à 14 jours avant l’événement, puis mets-le à jour après la clôture des inscriptions. Imprime les badges et la dernière version du plan 1 à 2 jours avant l’accueil des visiteurs.

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