Cómo organizar una carrera contra el cáncer

Organizar una carrera contra el cáncer empieza mucho antes de abrir las inscripciones. Primero debes fijar la fecha, definir la ruta, solicitar los permisos y comprobar el seguro; después vienen la organización benéfica, los patrocinadores y el plan de tráfico. Cuando la ruta esté aprobada, prepara las inscripciones, los dorsales, las medallas y los puestos de primeros auxilios. El día de la carrera, cada voluntario debe tener una ubicación concreta, un horario y un medio de comunicación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
3 personas
2
Solicitar permisos
2 personas
3
Comprobar el seguro
4
Definir la organización benéfica
2 personas
5
Reservar la salida y la meta
2 personas
6
Elaborar el plan de tráfico
3 personas
7
Reclutar voluntarios
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir el formulario de inscripción
10
Contactar con los patrocinadores
3 personas
11
Trazar definitivamente la ruta
4 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Pedir dorsales
15
Pedir medallas
16
Acordar el puesto de primeros auxilios
2 personas
17
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
18
Asignar los puestos de la ruta
2 personas
19
Hacer carteles del programa
2 personas
20
Recoger los logotipos de los patrocinadores
21
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
22
Distribuir el mapa de la ruta
23
Ordenar los dorsales
3 personas
24
Procesar la información médica
2 personas
25
Imprimir la lista de participantes
26
Preparar las pulseras
2 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
29
Comprobar los materiales
3 personas
30
Comprobar el pronóstico del tiempo
31
Recordar a los voluntarios
2 personas

Evento

32
Despejar la ruta
6 personas
33
Montar el arco de salida y meta
4 personas
34
Montar las carpas
6 personas
35
Colocar mesas y sillas
5 personas
36
Montar las mesas de inscripción
3 personas
37
Colocar flechas de ruta
6 personas
38
Colocar los hitos del kilómetro
3 personas
39
Montar los puntos de bebidas
6 personas
40
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
41
Conectar el equipo de sonido
2 personas
42
Colgar la decoración
3 personas
43
Preparar los dorsales
2 personas
44
Preparar café y té
3 personas
45
Preparar aperitivos
4 personas
46
Recepción de participantes
6 personas
47
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
48
Guiar la zona de salida
4 personas
49
Anunciar la apertura
2 personas
50
Hacer comenzar a los participantes
4 personas
51
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
52
Rellenar las bebidas
5 personas
53
Animar a los participantes
6 personas
54
Gestionar el tráfico
8 personas
55
Registrar a los finalistas
3 personas
56
Entregar las medallas
3 personas
57
Servir aperitivos
4 personas
58
Servir café y té
3 personas
59
Registrar donaciones
2 personas
60
Presentar el programa
2 personas
61
Dar la bienvenida a los últimos participantes
3 personas
62
Encargarse del discurso de cierre
2 personas
63
Despedir a los participantes
4 personas

Seguimiento

64
Recoger las flechas de ruta
6 personas
65
Retirar los materiales de tráfico
6 personas
66
Desmontar las tiendas y el arco
6 personas
67
Recoger mesas y sillas
5 personas
68
Recoger la basura
5 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Limpiar el lugar
5 personas
71
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
72
Guardar los ingresos de forma segura
2 personas
73
Recoger objetos perdidos
2 personas
74
Devolver los materiales
3 personas
75
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
76
Repartir la comida sobrante
2 personas
77
Transferir el importe de la donación
2 personas
78
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
79
Compartir fotos con los participantes
2 personas
80
Cerrar la contabilidad
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Mesas de inscripcióncant. 3
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Arco de salida y meta
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Megáfonoscant. 3
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Teléfonos móvilescant. 4

Material deportivo

Flechas de rutacant. 80
Señales de kilómetrocant. 10
Dorsalescant. 500
Imperdiblescant. 1000
Medallas de metacant. 500
Vasos para bebidascant. 1200
Bidones de aguacant. 12
Cintas de carreracant. 20
Conos de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 20
Señales de tráficocant. 12
Chalecos reflectantescant. 25
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Mapas de rutacant. 100
Pulserascant. 500
Banderas de salidacant. 2
Cronómetroscant. 4
Cintas métricascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 300
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Vasos térmicoscant. 20
Cucharillas para heladocant. 4

Decoración

Globoscant. 200
Guirnaldascant. 20
Banners de patrocinadorescant. 12
Soportes para bannerscant. 12
Mantelescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 12

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedor y escobillacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Pinzas para residuoscant. 4
Guantescant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Mantas térmicascant. 20
Cold packscant. 20
Tiritascant. 200
Guantes de seguridadcant. 20
Bolsas para residuos médicoscant. 50

Administración

Cajas de efectivocant. 3
Talonarios de reciboscant. 6
Pegatinas con nombrecant. 500
Impresora
Papel para impresoracant. 1000
Portalápicescant. 6
Carpetas para documentoscant. 12
Dispensadores de cinta adhesivacant. 6
Sets de tijerascant. 6

Herramientas

Martillocant. 4
Martillos de gomacant. 4
Bridascant. 300
Cinta americanacant. 8
Cuerdacant. 4
Guantes de trabajocant. 20

Consejos

Cierra la fecha y la ruta con varios meses de margen: los permisos, el seguro y el plan de tráfico pueden requerir semanas de revisión. No anuncies la inscripción hasta saber qué calles estarán disponibles.
Calcula los puestos de la ruta antes de reclutar voluntarios. Asigna a cada persona una intersección o punto concreto, entrégale el mapa y confirma quién cubrirá cada relevo durante la carrera.
Pide dorsales y medallas cuando el número de participantes esté suficientemente estabilizado. Deja al menos dos semanas para revisar nombres, preferencias dietéticas e información médica antes de imprimir la lista final.
Prepara una sesión informativa breve para los voluntarios y distribuye walkie-talkies o teléfonos según la zona. El equipo de primeros auxilios, la salida, la meta y los reguladores de tráfico deben poder comunicarse sin depender de una sola persona.
Revisa el montaje de salida y meta el día anterior: arco, mesas de inscripción, megafonía, cables, conos, flechas y señales de kilómetro. Lleva baterías externas y material de señalización de repuesto para resolver pérdidas o cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera contra el cáncer?: Empieza al menos 4 o 6 meses antes de la fecha prevista. Ese margen permite solicitar permisos, comprobar el seguro, cerrar la ruta, contactar con patrocinadores y reclutar voluntarios antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones?: Ábrelas cuando la fecha, la ruta y los permisos principales estén encaminados, normalmente entre 8 y 12 semanas antes. Así puedes gestionar los datos de los participantes, las preferencias dietéticas y la información médica sin cambiar varias veces el formulario.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera?: Depende de la longitud de la ruta y del número de cruces, pero asigna como mínimo una persona por cada puesto de tráfico o punto de control, además de equipos para inscripción, salida, meta y primeros auxilios. Confirma las asignaciones una semana antes y vuelve a comprobarlas el día anterior.
¿Cuándo hay que pedir los dorsales y las medallas?: Pide los dorsales y las medallas al menos 3 o 4 semanas antes de la carrera. Reserva los últimos 10 o 14 días para ordenar los dorsales, imprimir la lista de participantes y corregir errores de nombres o inscripciones.

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