Einen Krebslauf Schritt für Schritt organisieren

Ein Krebslauf braucht zuerst eine belastbare Strecke und ein klares Ziel: Lege Datum, Route, Start und Ziel fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Verkehrsplanung und die Suche nach Helfern. Erst wenn diese Grundlagen stehen, organisierst du Startnummern, Medaillen, Verpflegung und Sponsoren. Plane außerdem genügend Zeit für medizinische Angaben, Streckenposten und die Ausgabe der Unterlagen ein – dort entstehen am Veranstaltungstag die meisten Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
3 Personen
2
Genehmigungen beantragen
2 Personen
3
Versicherung prüfen
4
Guten Zweck festlegen
2 Personen
5
Start- und Zielort reservieren
2 Personen
6
Verkehrsplan erstellen
3 Personen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldeformular öffnen
10
Sponsoren ansprechen
3 Personen
11
Route endgültig festlegen
4 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Startnummern bestellen
15
Medaillen bestellen
16
Erste-Hilfe-Station abstimmen
2 Personen
17
Verkehrsregler einteilen
2 Personen
18
Routenposten einteilen
2 Personen
19
Programmtafeln erstellen
2 Personen
20
Sponsorlogos sammeln
21
Freiwilligenbriefing erstellen
2 Personen
22
Routenkarte verteilen
23
Startnummern sortieren
3 Personen
24
Medizinische Informationen erfassen
2 Personen
25
Teilnehmerliste ausdrucken
26
Armbänder bereitlegen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
3 Personen
28
Kühlboxen füllen
2 Personen
29
Materialien prüfen
3 Personen
30
Wettervorhersage prüfen
31
Freiwillige erinnern
2 Personen

Event

32
Route freimachen
6 Personen
33
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
34
Partyzelte aufbauen
6 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
36
Anmeldetische einrichten
3 Personen
37
Wegweiser aufstellen
6 Personen
38
Kilometerschilder aufstellen
3 Personen
39
Getränkestationen einrichten
6 Personen
40
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
41
Musikanlage anschließen
2 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Startnummern bereitlegen
2 Personen
44
Kaffee und Tee zubereiten
3 Personen
45
Snacks vorbereiten
4 Personen
46
Teilnehmende empfangen
6 Personen
47
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
48
Startbereich betreuen
4 Personen
49
Eröffnung ankündigen
2 Personen
50
Teilnehmer starten lassen
4 Personen
51
Streckenposten besetzen
12 Personen
52
Getränke nachfüllen
5 Personen
53
Teilnehmer anfeuern
6 Personen
54
Verkehr lenken
8 Personen
55
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
56
Medaillen überreichen
3 Personen
57
Snacks servieren
4 Personen
58
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
59
Spenden erfassen
2 Personen
60
Programm präsentieren
2 Personen
61
Letzte Teilnehmer begrüßen
3 Personen
62
Abschlussrede halten
2 Personen
63
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

64
Routenpfeile abholen
6 Personen
65
Verkehrsmaterialien entfernen
6 Personen
66
Zelte und Bogen abbauen
6 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
68
Abfall sammeln
5 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Location reinigen
5 Personen
71
Beschallungsanlage abkoppeln
2 Personen
72
Einnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
73
Fundsachen sammeln
2 Personen
74
Materialien zurückbringen
3 Personen
75
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
77
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
78
Dankesnachricht versenden
2 Personen
79
Fotos mit Teilnehmenden teilen
2 Personen
80
Finanzbuchhaltung abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
AnmeldetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Start- und Zielbogen
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MegafoneAnz. 3
FunkgeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
MobiltelefoneAnz. 4

Sportmaterial

WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 10
StartnummernAnz. 500
SicherheitsnadelnAnz. 1000
Finisher-MedaillenAnz. 500
TrinkbecherAnz. 1200
WasserkanisterAnz. 12
LaufbänderAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrsschilderAnz. 12
WarnwestenAnz. 25
KlemmbretterAnz. 8
StifteAnz. 40
MarkerAnz. 12
RoutenpläneAnz. 100
ArmbänderAnz. 500
StartflaggenAnz. 2
StoppuhrenAnz. 4
MessbänderAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TellerAnz. 300
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ThermobecherAnz. 20
EislöffelAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 200
GirlandenAnz. 20
SponsorenbannerAnz. 12
BannerständerAnz. 12
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 4
Kehrschaufel und BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 4
HandschuheAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
RettungsdeckenAnz. 20
KühlpacksAnz. 20
PflasterAnz. 200
SicherheitshandschuheAnz. 20
Beutel für medizinischen AbfallAnz. 50

Verwaltung

Kassenschachteln für BargeldAnz. 3
BonnenhefteAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 500
Drucker
DruckerpapierAnz. 1000
StiftehalterAnz. 6
DokumentenmappenAnz. 12
KlebebandspenderAnz. 6
Scheren-SetsAnz. 6

Werkzeug

HammerAnz. 4
GummihämmerAnz. 4
KabelbinderAnz. 300
GewebeklebebandAnz. 8
SeilAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 20

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Start- und Zielort sowie den nötigen Genehmigungen. Prüfe parallel die Versicherung, bevor du Einladungen verschickst oder Sponsoren ansprichst.
Öffne die Anmeldung erst, wenn die Strecke realistisch feststeht. Erfasse dabei Ernährungswünsche und medizinische Informationen getrennt und drucke die Teilnehmerliste spätestens am Vortag aus.
Plane für Start und Ziel getrennte Abläufe: Anmeldetische, Startnummern, Sicherheitsnadeln und eine Ausgabe der Medaillen brauchen Platz. Sortiere die Startnummern nach Namen oder Nummern, damit die Abholung nicht in einer langen Schlange endet.
Teile Verkehrsregler und Routenposten anhand einer Streckenkarte ein und gib jedem Team ein Funkgerät oder Mobiltelefon. Teste Megafone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Powerbanks mindestens einen Tag vorher.
Bestelle Startnummern und Finisher-Medaillen erst nach Ablauf der Anmeldefrist plus Sicherheitsreserve. Stelle Wasserkanister, Trinkbecher, Kühlboxen und Erste-Hilfe-Station so auf, dass Helfer sie ohne Umweg erreichen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen Krebslauf anmelden?: Plane die Anmeldung und die ersten Genehmigungsanträge mindestens 12 Wochen vor dem Lauf. Für eine größere Strecke oder mehrere gesperrte Straßen sind 4 bis 6 Monate Vorlauf realistischer.
Wann sollte die Route für einen Krebslauf feststehen?: Eine vorläufige Route sollte etwa 12 Wochen vorher feststehen, damit Genehmigungen und Verkehrsplan beginnen können. Die endgültige Route solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Start an Teilnehmer und Helfer verteilen.
Wie viele Helfer braucht ein Krebslauf?: Rechne mindestens mit einer verantwortlichen Person pro Routenposten und zusätzlich mit Helfern für Anmeldung, Start, Ziel, Verpflegung und Erste Hilfe. Bei 10 Routenposten sind damit schnell 18 bis 25 Personen im Einsatz.
Wann bestellt man Startnummern und Medaillen für einen Krebslauf?: Bestelle beides nach Ende der Anmeldung, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Lauf. Plane zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein, damit Nachmeldungen oder beschädigte Exemplare nicht zum Problem werden.

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