Organiser une course contre le cancer : la méthode

Une course contre le cancer se prépare d’abord comme un événement sportif, mais aussi comme une collecte solidaire encadrée. Commence par fixer la date, le parcours et l’association bénéficiaire avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance et le plan de circulation doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, structure les inscriptions, les bénévoles, le poste de secours et le ravitaillement pour que le jour de la course chaque poste ait un responsable clairement identifié.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Vérifier l’assurance
4
Définir l’association caritative
2 personnes
5
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
6
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Contacter les sponsors
3 personnes
11
Définir définitivement l’itinéraire
4 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Commander les dossards
15
Commander des médailles
16
Convenir du poste de premiers secours
2 personnes
17
Répartir les signaleurs
2 personnes
18
Répartir les postes du parcours
2 personnes
19
Créer les panneaux du programme
2 personnes
20
Rassembler les logos des sponsors
21
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
22
Distribuer le plan du parcours
23
Trier les dossards
3 personnes
24
Traiter les informations médicales
2 personnes
25
Imprimer la liste des participants
26
Préparer les bracelets
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Vérifier le matériel
3 personnes
30
Vérifier les prévisions météo
31
Rappeler les bénévoles
2 personnes

Événement

32
Dégager le parcours
6 personnes
33
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
6 personnes
35
Installer les tables et les chaises
5 personnes
36
Installer les tables d'inscription
3 personnes
37
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
38
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
39
Installer les points de boissons
6 personnes
40
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
41
Raccorder la sonorisation
2 personnes
42
Suspendre la décoration
3 personnes
43
Préparer les dossards
2 personnes
44
Préparer le café et le thé
3 personnes
45
Préparer les en-cas
4 personnes
46
Accueillir les participants
6 personnes
47
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
48
Encadrer le sas de départ
4 personnes
49
Annoncer l'ouverture
2 personnes
50
Faire démarrer les participants
4 personnes
51
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
5 personnes
53
Encourager les participants
6 personnes
54
Gérer la circulation
8 personnes
55
Enregistrer les arrivants
3 personnes
56
Remettre les médailles
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
4 personnes
58
Servir le café et le thé
3 personnes
59
Enregistrer les dons
2 personnes
60
Présenter le programme
2 personnes
61
Accueillir les derniers participants
3 personnes
62
Prononcer le discours de clôture
2 personnes
63
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

64
Récupérer les flèches de parcours
6 personnes
65
Retirer les matériaux de signalisation
6 personnes
66
Démonter les tentes et l’arche
6 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
68
Rassembler les déchets
5 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
5 personnes
71
Débrancher la sonorisation
2 personnes
72
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
73
Rassembler les objets perdus
2 personnes
74
Rapporter le matériel
3 personnes
75
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
76
Distribuer les restes
2 personnes
77
Transférer le montant du don
2 personnes
78
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
79
Partager les photos avec les participants
2 personnes
80
Finaliser la comptabilité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphonesqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Téléphones portablesqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 500
Épingles de sûretéqté 1000
Médailles de finisherqté 500
Gobeletsqté 1200
Bidons d'eauqté 12
Rubans de courseqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Panneaux de signalisationqté 12
Gilets réfléchissantsqté 25
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Cartes d'itinéraireqté 100
Braceletsqté 500
Drapeaux de départqté 2
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 300
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Bacs de rangementqté 20
Mugs isothermesqté 20
Cuillères à glaceqté 4

Décoration

Ballonsqté 200
Guirlandesqté 20
Bannières sponsorsqté 12
Piliers pour bannièresqté 12
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 12

Nettoyage

Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Gantsqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Packs de froidqté 20
Pansementsqté 200
Gants de sécuritéqté 20
Sachets pour déchets médicauxqté 50

Administration

Caisses pour espècesqté 3
Carnets de ticketsqté 6
Étiquettes nominativesqté 500
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 1000
Pots à crayonsqté 6
Classeurs de documentsqté 12
Dévidoirs de ruban adhésifqté 6
Jeux de ciseauxqté 6

Outils

Marteauqté 4
Marteaux en caoutchoucqté 4
Attaches-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Gants de travailqté 20

Conseils

Commence au moins 4 à 6 mois avant la course : valide la date, l’itinéraire, l’association bénéficiaire, le lieu de départ et celui de l’arrivée avant de contacter les participants.
Ne lance pas les inscriptions avant d’avoir vérifié les autorisations, l’assurance et le plan de circulation. Prévois aussi une date limite pour recueillir les informations médicales et les besoins alimentaires.
Pour le parcours, prépare un plan avec les flèches de direction, les bornes kilométriques, les cônes et les postes de signaleurs. Distribue ce plan aux bénévoles au minimum 7 jours avant l’événement.
Compte un responsable par zone sensible et organise un briefing de 30 à 45 minutes le matin même. Donne aux signaleurs des talkies-walkies ou des téléphones chargés, ainsi qu’une procédure claire en cas d’incident.
Commande les dossards et les médailles après la clôture des inscriptions, puis trie-les par ordre de retrait. Garde une table séparée pour les inscriptions et prévois une marge pour les participants ajoutés au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course contre le cancer ?: Prévois généralement 4 à 6 mois. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de confirmer le parcours, de recruter les bénévoles et de gérer les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course solidaire ?: Ouvre-les environ 8 à 12 semaines avant la course, une fois la date, le parcours, les lieux de départ et d’arrivée ainsi que les conditions de sécurité confirmés. Fixe une date de clôture au moins 10 jours avant l’événement pour préparer les dossards et la liste des participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une course contre le cancer ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de croisements, mais prévois au minimum un responsable pour chaque poste et un signaleur à chaque point nécessitant une sécurisation. Finalise la répartition 7 jours avant et garde 2 ou 3 bénévoles disponibles pour les remplacements.
Que faut-il prévoir pour le ravitaillement d’une course contre le cancer ?: Prépare des gobelets, des bidons d’eau, des glacières et, si un accueil est prévu, des thermos, des bouilloires ou une machine à café. Installe les points de ravitaillement avant l’arrivée des coureurs et désigne au moins deux bénévoles par poste pour servir et réapprovisionner.

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