Zo organiseer je een kampeerfotowedstrijd

Begin met een duidelijk wedstrijdthema en regels die deelnemers al bij hun aanmelding kunnen lezen. Reserveer daarna het kampeerterrein en stroompunten, leg juryleden vast en plan een fotowandeling met concrete opdrachten. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en maak je naamkaartjes, scoreformulieren en routebordjes. Op de dag zelf draait alles om een snelle ontvangst, opgeladen apparatuur en een getest projectiescherm.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdthema vaststellen
2 personen
2
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
3
Kampeerterrein reserveren
4
Stroompunten reserveren
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemers bevestigen
10
Juryleden vastleggen
11
Fotowandeling uitstippelen
2 personen
12
Opdrachtkaarten voorbereiden
2 personen
13
Beoordelingscriteria uitwerken
2 personen
14
Prijzen bestellen
15
Routebordjes maken
2 personen
16
Naamkaartjes afdrukken
17
Scoreformulieren afdrukken
18
Fotomateriaal controleren
2 personen
19
Accu's opladen
20
Projectie testen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen sorteren
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Naamkaartjes uitdelen
27
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
28
Opdrachtkaarten uitdelen
2 personen
29
Fotowandeling begeleiden
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Snacks serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Foto's innemen
2 personen
35
Foto's veilig back-uppen
2 personen
36
Avondbuffet serveren
4 personen
37
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
38
Foto's projecteren
2 personen
39
Winnaars bekendmaken
2 personen
40
Prijzen uitreiken
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Materialen afbouwen
4 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
47
Fotoarchief veilig opslaan
48
Uitslag naar deelnemers sturen
49
Winnende foto's publiceren
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Klapbankenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Kaartlezersaantal 4
USB-sticksaantal 6

Fotografie

Reservecamera
Statiefaantal 2
Geheugenkaartenaantal 6
Externe harde schijfaantal 2
Fotohoezenaantal 50
Klembordenaantal 10

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Lichtslingersaantal 4
Werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffieautomatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Welkomstbanner
Routebordjesaantal 12
Naamkaartjesaantal 50
Tafelnummersaantal 6

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handsprayflessenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg thema, deadline, fotoregels en beoordelingscriteria uiterlijk drie weken vooraf vast. Zo weten deelnemers welke camera’s en bestanden zijn toegestaan en kan de jury consequent beoordelen.
Reserveer het kampeerterrein en de stroompunten meteen na het vaststellen van de datum. Test projector, laptop, projectiescherm, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf op dezelfde opstelling.
Plan de fotowandeling als een route met tijdslimieten en herkenbare routebordjes. Geef iedere deelnemer bij vertrek een opdrachtkaart, naamkaartje en klembord met scoreformulier.
Laad alle camera-accu’s en powerbanks de avond ervoor op en neem een reservecamera, extra geheugenkaarten en een externe harde schijf mee. Kopieer foto’s na afloop direct naar twee verschillende opslaglocaties.
Regel eten en drinken op basis van de definitieve deelnemerslijst en controleer dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf. Zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar en gebruik afvalbakken op de eet- en juryplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kampeerfotowedstrijd organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met het thema, de regels, de locatie en de juryleden. Verstuur uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf, zodat je een definitieve deelnemerslijst en dieetwensen tijdig hebt.
Hoe organiseer je de fotowandeling tijdens een kampeerfotowedstrijd?: Werk met één vaste route en drie tot vijf korte opdrachten, afhankelijk van de beschikbare tijd. Zet routebordjes vóór ontvangst klaar en geef deelnemers per opdracht een duidelijke tijdslimiet.
Welke techniek moet ik testen voor de fotowedstrijd?: Test projector, laptop, projectiescherm, stroompunten en verlengkabels uiterlijk één dag voor de wedstrijd. Laad camera-accu’s en powerbanks volledig op en neem minimaal één reservecamera en extra geheugenkaarten mee.
Wanneer moet ik de jurycriteria en scoreformulieren maken?: Werk de beoordelingscriteria uiterlijk twee weken vooraf uit en druk de scoreformulieren uiterlijk drie dagen vooraf af. Geef alle juryleden dezelfde criteria en formulieren, zodat foto’s op dezelfde manier worden beoordeeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.