Checklist voor een kampeerfotowedstrijd organiseren
Een kampeerfotowedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen camera’s en een mooie route. Je regelt tegelijk een kampeerterrein, stroompunten, inschrijvingen, jury en een programma waarin deelnemers op tijd terug zijn. Begin met het thema en de regels, leg daarna terrein en deelnemers vast en werk in de laatste week alle materialen en techniek af. Zo voorkom je dat geheugenkaarten, routebordjes of een werkende projector pas op de wedstrijddag aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdthema vaststellen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Kampeerterrein reserveren
Stroompunten reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Juryleden vastleggen
Fotowandeling uitstippelen
2 personen
Opdrachtkaarten voorbereiden
2 personen
Beoordelingscriteria uitwerken
2 personen
Prijzen bestellen
Routebordjes maken
2 personen
Naamkaartjes afdrukken
Scoreformulieren afdrukken
Fotomateriaal controleren
2 personen
Accu's opladen
Projectie testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Wedstrijdbriefing geven
2 personen
Opdrachtkaarten uitdelen
2 personen
Fotowandeling begeleiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Foto's innemen
2 personen
Foto's veilig back-uppen
2 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
Foto's projecteren
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Fotoarchief veilig opslaan
Uitslag naar deelnemers sturen
Winnende foto's publiceren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Biertafelsaantal 4
- Klapbankenaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Kaartlezersaantal 4
- USB-sticksaantal 6
Fotografie
- Reservecamera
- Statiefaantal 2
- Geheugenkaartenaantal 6
- Externe harde schijfaantal 2
- Fotohoezenaantal 50
- Klembordenaantal 10
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 12
- Lichtslingersaantal 4
- Werklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbaar bestekaantal 60
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffieautomatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Welkomstbanner
- Routebordjesaantal 12
- Naamkaartjesaantal 50
- Tafelnummersaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Handsprayflessenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het thema, de beoordelingscriteria en de deadline voor foto’s uiterlijk vier weken vooraf vast. Deelnemers weten dan precies wat ze moeten fotograferen en de jury kan scores voorbereiden.
- Reserveer het kampeerterrein en de stroompunten voordat je uitnodigingen verstuurt. Tel per gebruikte laptop, projector en koffieautomaat een aansluiting mee en neem verlengkabels en stekkerdozen mee.
- Stuur deelnemers uiterlijk 10 dagen vooraf een bevestiging met aankomsttijd, route, fotowandeling en wat ze zelf moeten meenemen. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen en noteer noodgegevens.
- Controleer fotomateriaal en techniek twee dagen vooraf: laad alle accu’s op, test de projector met de laptop en formatteer of controleer voldoende geheugenkaarten. Leg een reservecamera, powerbanks en een externe harde schijf apart.
- Maak op de wedstrijddag één ontvangsttafel met naamkaartjes, aanwezigheidsregistratie, opdrachtkaarten en scoreformulieren. Zet routebordjes vóór de eerste deelnemers aankomen en wijs één persoon aan voor materiaal en één voor de jury.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kampeerfotowedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met thema, regels, terrein en juryleden. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de wedstrijd en bevestig deelnemers uiterlijk 10 dagen vooraf.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor een kampeerfotowedstrijd?
- Plan op de wedstrijddag minstens 6 uur: ongeveer 1 uur voor ontvangst en uitleg, 2 tot 3 uur voor de fotowandeling en 1 tot 2 uur voor selectie, beoordeling en presentatie. Reserveer extra tijd als deelnemers hun foto’s nog moeten overzetten.
- Wat moet ik meenemen naar een kampeerfotowedstrijd?
- Neem naast tafels en stoelen ook een reservecamera, extra geheugenkaarten, powerbanks, een laptop, projector, projectiescherm en USB-sticks mee. Voor een avondprogramma zijn LED-lantaarns of werklampen nodig; reken op minimaal één lichtpunt per werktafel.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een kampeerfotowedstrijd?
- Voor maximaal 20 deelnemers zijn 2 juryleden meestal voldoende; bij grotere groepen zijn 3 juryleden praktischer. Geef elk jurylid vooraf dezelfde beoordelingscriteria en scoreformulieren, zodat de uitslag niet op losse indrukken berust.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!