Zo organiseer je een kajakwedstrijd

Een kajakwedstrijd organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij het water, de vergunningen en het veiligheidsplan. Leg eerst het parcours, de start- en finishlocatie en de inzet van reddingsboten vast. Open daarna de inschrijving, verwerk dieetwensen en deel deelnemers in startgroepen in. In de laatste week controleer je kajaks, peddels, reddingsmiddelen en het weer. Op de wedstrijddag werkt alles alleen als vrijwilligers precies weten wie waar staat en hoe er wordt gecommuniceerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdinformatie publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Inschrijfformulier openen
4
Reserveringen maken
5
Vergunningen controleren
6
Wedstrijdparcours uitwerken
2 personen
7
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
8
Veiligheidsplan vastleggen
2 personen
9
Reddingsmiddelen reserveren
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Deelnemers bevestigen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startgroepen indelen
2 personen
16
Startnummers toewijzen
2 personen
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemersbrief versturen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen
21
Kajaks technisch controleren
3 personen
22
Reddingsboten controleren
2 personen
23
Startlijsten afdrukken
24
Medewerkersbriefing voorbereiden
25
Terrein inspecteren
2 personen
26
Tenten opbouwen
4 personen
27
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
28
Inschrijving inrichten
2 personen
29
Cateringpunt inrichten
2 personen
30
Parcours uitzetten
4 personen
31
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
32
Veiligheidszone markeren
3 personen
33
Reddingsboten te water laten
4 personen
34
EHBO-punt inrichten
2 personen
35
Wedstrijdklokken instellen
2 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
4 personen
37
Startnummers uitdelen
2 personen
38
Kajaks en uitrusting uitgeven
3 personen
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
40
Deelnemersbriefing geven
2 personen
41
Officials naar posten brengen
2 personen
42
Startprocedure uitvoeren
3 personen
43
Wedstrijdverloop registreren
3 personen
44
Parcours bewaken
5 personen
45
Reddingsboten bemannen
6 personen
46
Finishers registreren
3 personen
47
Dranken serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Broodjes en fruit aanvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Uitslagen controleren
2 personen
53
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
54
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
55
Deelnemers informeren over vertrek
56
Kajaks innemen
3 personen
57
Uitrusting controleren
2 personen

Nazorg

58
Parcoursmaterialen verwijderen
4 personen
59
Reddingsboten uit het water halen
4 personen
60
Tenten afbreken
4 personen
61
Meubilair terugplaatsen
3 personen
62
Servies afwassen
2 personen
63
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Afval afvoeren
2 personen
66
Materialen droog opbergen
3 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Uitslagen publiceren
69
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Wedstrijdkajaksaantal 30
Reservekajaksaantal 3
Kajakpeddelsaantal 33
Reservepeddelsaantal 5
Zwemvestenaantal 40
Waterhelmenaantal 35
Startnummersaantal 35
Startnummerbandenaantal 35
Wedstrijdboeienaantal 12
Parcourslijnenaantal 300
Ankersaantal 12
Reddingsbotenaantal 2
Peddels voor reddingsbotenaantal 4
Sleeplijnenaantal 4

Veiligheid

Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidsfluitjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Megafonenaantal 2
Mobiele opladersaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Prijzendisplay

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klapbankenaantal 4
Starttafel
Finishboog
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Sponsdoekenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Handvegersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en gebruiksafspraken ruim vóór je inschrijving opent. Een uitgewerkt parcours met boeien, parcourslijnen en ankers voorkomt dat je op de wedstrijddag nog moet improviseren.
Maak het veiligheidsplan concreet per deel van het parcours. Leg vast hoeveel reddingsboten, reddingsboeien, werplijnen en portofoons nodig zijn en wie bij een incident de leiding neemt.
Verwerk aanmeldingen niet alleen op naam, maar ook op startgroep, startnummer en dieetwens. Verstuur de deelnemersbrief uiterlijk één week voor de wedstrijd, met aankomsttijd, route en veiligheidsinstructies.
Plan de vrijwilligersbriefing vóór de eerste start en geef iedere vrijwilliger één duidelijke taak. Laat daarbij ook de communicatie met portofoons, megafonen en veiligheidsfluitjes oefenen.
Doe de technische controle van wedstrijdkajaks, reservekajaks, peddels, zwemvesten en waterhelmen uiterlijk op de dag vóór de wedstrijd. Controleer daarnaast stopwatches, startlijsten, mobiele opladers en verlengkabels voordat het terrein wordt opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kajakwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur minstens 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je vergunningen controleren, het parcours uitwerken, reddingsmiddelen reserveren, vrijwilligers werven en de inschrijving openen.
Wanneer moet ik het wedstrijdparcours vastleggen?: Leg het parcours uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd vast. Dan is er nog tijd om start- en finishlocatie, wedstrijdboeien, parcourslijnen en ankers te controleren en de informatie te publiceren.
Hoeveel tijd kost de veiligheidsbriefing voor een kajakwedstrijd?: Reserveer minimaal 30 minuten voor de briefing van vrijwilligers en medewerkers. Bespreek vóór de eerste start de taakverdeling, portofoonkanalen, reddingsboten, verzamelpunten en de procedure bij slecht weer.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor de wedstrijd?: Controleer het weer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die controles om startgroepen, veiligheidsmaatregelen en de doorgang van de wedstrijd tijdig aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.