Organiser une course de kayak, étape par étape

Une course de kayak se prépare d’abord sur le papier, puis sur l’eau. Commence par définir le parcours, les lieux de départ et d’arrivée, les autorisations et le dispositif de secours avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structure les groupes, les bénévoles et les communications aux participants. Les dernières vérifications portent sur la météo, les kayaks, les embarcations de sécurité et l’inspection complète du site.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier les informations du match
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Faire les réservations
5
Vérifier les autorisations
6
Élaborer le parcours de la compétition
2 personnes
7
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
8
Consigner le plan de sécurité
2 personnes
9
Réserver les moyens de secours
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Confirmer les participants
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les groupes de départ
2 personnes
16
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer la lettre aux participants
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
21
Contrôler techniquement les kayaks
3 personnes
22
Vérifier les canots de sauvetage
2 personnes
23
Imprimer les listes de départ
24
Préparer le briefing du personnel
25
Inspecter le site
2 personnes
26
Monter les tentes
4 personnes
27
Installer les tables et les chaises
3 personnes
28
Mettre en place l’inscription
2 personnes
29
Aménager le point de restauration
2 personnes
30
Mettre en place le parcours
4 personnes
31
Installer les bouées de départ et d’arrivée
4 personnes
32
Marquer la zone de sécurité
3 personnes
33
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
4 personnes
34
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
35
Régler les horloges de compétition
2 personnes

Événement

36
Accueillir les participants
4 personnes
37
Distribuer les dossards
2 personnes
38
Distribuer les kayaks et l’équipement
3 personnes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
40
Faire le briefing des participants
2 personnes
41
Amener les officiels à leurs postes
2 personnes
42
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
43
Enregistrer le déroulement du match
3 personnes
44
Surveiller le parcours
5 personnes
45
Piloter les canots de sauvetage
6 personnes
46
Enregistrer les arrivants
3 personnes
47
Servir les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner en sandwiches et fruits
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les résultats
2 personnes
53
Préparer la remise des prix
2 personnes
54
Animer la remise des prix
3 personnes
55
Informer les participants du départ
56
Récupérer les kayaks
3 personnes
57
Vérifier l’équipement
2 personnes

Suivi

58
Retirer le matériel du parcours
4 personnes
59
Sortir les canots de sauvetage de l’eau
4 personnes
60
Démonter les tentes
4 personnes
61
Remettre le mobilier en place
3 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Ranger le matériel au sec
3 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Kayaks de compétitionqté 30
Kayaks de secoursqté 3
Pagaies de kayakqté 33
Pagaies de rechangeqté 5
Gilets de sauvetageqté 40
Casques d’eauqté 35
Numéros de départqté 35
Bracelets de dossardqté 35
Bouées de compétitionqté 12
Lignes du parcoursqté 300
Ancresqté 12
Canots de sauvetageqté 2
Rames pour bateaux de sauvetageqté 4
Cordes de remorquageqté 4

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Sifflets de sécuritéqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 2
Chargeurs mobilesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Présentoir des prix

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Bancs pliantsqté 4
Table d’accueil
Arche d'arrivée
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40
Planches de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pince de serviceqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux de matchqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Lavettesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Balais à mainqté 3
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le parcours et les points de départ et d’arrivée avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître la distance, les horaires et les conditions d’inscription dès le premier message.
Prévois un responsable pour chaque groupe de bénévoles et organise un briefing séparé avant le départ. Distribue les rôles liés au chronométrage, à l’accueil, à la sécurité et au suivi sur l’eau.
Ferme les inscriptions assez tôt pour confirmer les participants, recueillir leurs besoins alimentaires et répartir les groupes de départ. Imprime les listes et prépare les numéros de départ avant l’arrivée du public.
Contrôle chaque kayak, pagaie, gilet et casque avant la course, puis vérifie aussi les kayaks et canots de secours. Garde des pagaies de rechange, des cordes de remorquage et du matériel de premiers secours immédiatement accessibles.
Consulte les prévisions météo au moins 24 heures avant l’épreuve et refais un contrôle le matin même. Inspecte le parcours, les bouées, les lignes et les moyens de communication avant d’autoriser les départs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de kayak ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les autorisations, réserver les moyens de secours, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les participants, contrôler le matériel et surveiller la météo.
Quand faut-il vérifier la météo pour une course de kayak ?: Consulte une première fois les prévisions 72 heures avant la course, puis de nouveau 24 heures avant et le matin du départ. Une évolution du vent, du niveau d’eau ou des orages peut nécessiter une modification du parcours ou l’annulation de l’épreuve.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de kayak ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de groupes, mais répartis les responsabilités par fonctions plutôt que de donner plusieurs rôles à la même personne. Prévois notamment des responsables pour le départ, l’arrivée, le chronométrage, l’accueil et la sécurité sur l’eau.
Que faut-il préparer la veille d’une course de kayak ?: Prépare les listes de départ, les numéros, les bracelets, les moyens de communication et le matériel de sécurité la veille. Vérifie aussi les kayaks, les canots de secours, les bouées du parcours et les chargeurs afin de ne pas découvrir un manque le matin même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.