Zo organiseer je een kajaktocht zonder verrassingen

Een kajaktocht begint niet bij het reserveren van kajaks, maar bij een haalbare route met een duidelijk start- en eindpunt. Controleer daarna waterstand, regels, vergunningen en vervoer, zodat materiaal en deelnemers op tijd op de juiste plek zijn. Leg veiligheidsafspraken, noodcontacten en begeleiders vast voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste week draait alles om weer, materiaalinspectie, lunchpakketten en een korte deelnemersbriefing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Start- en eindpunt vastleggen
2 personen
3
Waterstand en route controleren
2 personen
4
Vergunningen en regels controleren
5
Kajaks en materiaal reserveren
6
Vervoer en aanhanger reserveren
7
Begeleiders en schippers vastleggen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemerslijst vastleggen
12
Noodcontacten verzamelen
13
Weersverwachting volgen
14
Route en veiligheidsplan delen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Kajakmateriaal inspecteren
2 personen
18
EHBO-set controleren
19
Waterdichte routekaarten maken
20
Deelnemers laatste informatie sturen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
23
Kajaks naar startpunt brengen
4 personen
24
Startpunt controleren
2 personen
25
Kajaks en peddels klaarleggen
4 personen
26
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen

Event

27
Ontvangst en registratie
3 personen
28
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
29
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
30
Reddingsvesten uitdelen
3 personen
31
Kajaks te water laten
4 personen
32
Eerste routegedeelte varen
4 personen
33
Pauze en drank uitdelen
3 personen
34
Tweede routegedeelte varen
4 personen
35
Groep bij elkaar houden
3 personen
36
Aankomst bij eindpunt begeleiden
4 personen
37
Kajaks uit het water halen
4 personen
38
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Afval gescheiden inzamelen
2 personen
41
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Materiaal tellen en vastzetten
4 personen
43
Start- en eindpunt opruimen
3 personen
44
Servies en kookmateriaal afwassen
3 personen
45
Koelboxen en tassen legen
2 personen
46
Kajaks schoonspoelen en drogen
4 personen
47
Materiaal op schade controleren
2 personen
48
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
49
Aanhanger en vervoer schoonmaken
2 personen
50
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Eenpersoonskajaksaantal 20
Reservekajaksaantal 2
Kajakpeddelsaantal 22
Reservepeddelsaantal 4
Reddingsvestenaantal 24
Spatzeilenaantal 20
Peddelriemenaantal 24

Veiligheid

Werplijnenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Fluitjesaantal 24
Waterdichte portofoonsaantal 4
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 6
Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Waterdichte routekaartenaantal 4
Kompasaantal 3
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterdichte tonnenaantal 24
Bagagenettenaantal 20
Spanbandenaantal 12
Transportkaraantal 2
Kajakaanhanger

Catering

Opvouwbare tafelsaantal 4
Opvouwbare stoelenaantal 24
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bordenaantal 24
Herbruikbare bekersaantal 48
Herbruikbaar bestekaantal 30
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Keuken

Draagbare gaspittenaantal 2
Gasblikjesaantal 4
Kookpannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 3

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8

Tips

Plan eerst de route en afstand en noteer waar je kunt stoppen, uitstappen of hulp inschakelen. Deel uiterlijk enkele dagen vooraf een waterdichte routekaart en het veiligheidsplan met alle deelnemers.
Reserveer kajaks, peddels, reddingsvesten en vervoer tegelijk. Regel ook reservekajaks en reservepeddels; zonder passend vervangend materiaal kan één defecte kajak de hele start vertragen.
Wijs per groep een begeleider of schipper aan en verzamel noodcontacten vóór je de deelnemerslijst definitief maakt. Zorg dat fluitjes, werplijnen, EHBO-koffers en waterdichte portofoons bereikbaar zijn, niet onderin een ton.
Controleer de weersverwachting dagelijks in de laatste drie dagen en neem uiterlijk de avond ervoor een besluit over doorgaan. Stuur daarna één laatste bericht met starttijd, route, kledingadvies, lunch, parkeerinformatie en het noodnummer.
Maak lunchpakketten en koel dranken uiterlijk de avond tevoren klaar en verpak persoonlijke spullen in waterdichte tonnen of hoesjes. Leg kajaks, peddels, reddingsvesten en bagagenetten bij het startpunt in dezelfde volgorde als waarin je ze uitdeelt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een kajaktocht organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met route, vergunningen, kajaks en vervoer. Plan de deelnemerslijst en noodcontacten uiterlijk 1 week voor vertrek definitief.
Hoeveel kajaks moet ik reserveren voor een kajaktocht?: Reserveer één kajak per deelnemer en houd daarnaast minimaal 1 reservekajak aan voor een groep tot 10 personen. Bij grotere groepen is 10 procent reserve een bruikbare richtlijn.
Wanneer moet ik het weer voor een kajaktocht controleren?: Volg de verwachting vanaf 3 dagen vooraf dagelijks en neem de definitieve beslissing de avond ervoor. Controleer op de ochtend zelf opnieuw wind, neerslag, waterstand en eventuele waarschuwingen.
Wat moet ik meenemen tijdens een kajaktocht?: Neem per deelnemer een passend reddingsvest, peddel en waterdichte opbergruimte mee. Per groep horen minimaal een EHBO-koffer, werplijn, fluitjes, waterdichte communicatie en een routekaart beschikbaar te zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.