Zo organiseer je een juridisch congres

Begin met het raamwerk: leg datum, locatie en programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer daarna sprekers, dagvoorzitter, catering en techniek, want beschikbaarheid bepaalt vaak je planning. Open het aanmeldformulier zodra de belangrijkste onderdelen staan en verzamel meteen dieetwensen, parkeerinformatie en gegevens voor naamkaartjes. In de laatste week draait alles om controleren: deelnemerslijst, presentaties, badgegegevens, cateringhoeveelheden en een back-up van alle slides.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers vastleggen
2 personen
4
Dagvoorzitter vastleggen
5
Programma opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekersinformatie verzamelen
12
Presentaties opvragen
13
Catering reserveren
14
Techniek reserveren
15
Parkeerinformatie versturen
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Deelnemerslijst controleren
18
Badgegegevens afdrukken
19
Programmafolders afdrukken
2 personen
20
Sprekersslides controleren
2 personen
21
Cateringhoeveelheden bevestigen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen verzamelen
2 personen
25
Presentaties back-uppen
26
Draaiboek afdrukken

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Ruimtes controleren
2 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
33
Projector aansluiten
2 personen
34
Microfoons aansluiten
2 personen
35
Presentaties testen
2 personen
36
Verlichting controleren
37
bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Programmafolders klaarleggen
2 personen
39
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
41
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Registratieteam instrueren
45
Deelnemers registreren
4 personen
46
Welkomstdrank serveren
3 personen
47
Openingswoord begeleiden
2 personen
48
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
49
Koffiepauze serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Vragen uit de zaal begeleiden
52
Lunchbuffet serveren
4 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
55
Servies naar afwaspunt brengen
2 personen
56
Avondsessie technisch begeleiden
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
59
Borrelhapjes serveren
3 personen
60
Afsluiting begeleiden
2 personen
61
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Materialen verzamelen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
2 personen
66
Zalen opruimen
4 personen
67
Locatie schoonmaken
3 personen
68
Techniek controleren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering opslaan
2 personen
71
Deelnemerslijst archiveren
72
Sprekersbedankingen versturen
73
Presentaties veilig opslaan
74
Deelnemersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 14
Registratietafelaantal 2
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Presentatieklikkeraantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
USB-sticksaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opslagbakkenaantal 12
Keukenweegschaal

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 4
Tafelkleedsetsaantal 14
Naambadgehoudersaantal 100
Badgekoordenaantal 100
Menustandaardsaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overpapieraantal 6
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 100

Verlichting

LED-staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de inhoudelijke volgorde en tijdsblokken. Reserveer sprekers en dagvoorzitter pas definitief nadat je weet hoeveel presentaties, pauzes en vragenrondes het programma bevat.
Vraag presentaties uiterlijk enkele werkdagen voor het congres op en controleer ze op bestandsformaat, beeldverhouding en video. Zet alle definitieve slides ook op minimaal twee USB-sticks of een laptopback-up.
Maak het aanmeldformulier compleet met dieetwensen en parkeerinformatie. Stuur parkeerinformatie niet pas op de congresdag, maar uiterlijk enkele dagen vooraf mee met de praktische deelnemersinformatie.
Test techniek op locatie vóór de ontvangst begint: beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-adapters, microfoons, audiomixer en presentatieklikker. Leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape klaar voordat de zaal wordt opgebouwd.
Controleer de laatste deelnemerslijst twee keer: eerst vóór het afdrukken van badges en programmafolders, daarna opnieuw op de ochtend zelf. Bevestig cateringhoeveelheden nadat de inschrijving sluit, zodat dieetmaaltijden en koffie- en waterpunten kloppen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een juridisch congres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en programma. Leg sprekers en dagvoorzitter daarna zo snel mogelijk vast; uitnodigingen kunnen meestal 8 tot 12 weken voor het congres worden verstuurd.
Wanneer moet ik sprekersslides voor een juridisch congres opvragen?: Vraag de slides uiterlijk 5 werkdagen vooraf op en plan één controle uiterlijk 2 werkdagen voor het congres. Bewaar daarna een definitieve versie op de presentatielaptop en op twee USB-sticks.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een congres?: Reserveer minimaal 90 minuten vóór de ontvangst voor opbouw en een volledige test. Controleer per presentatie de laptop, HDMI-adapter, beamer, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker.
Wanneer bevestig je de catering voor een juridisch congres?: Bevestig de aantallen zodra de inschrijving sluit, meestal 3 tot 5 werkdagen vooraf. Gebruik de laatste deelnemerslijst voor dieetwensen en tel extra koffie, water en servies mee voor sprekers en organisatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.