Organiser un congrès juridique, étape par étape

Un congrès juridique se prépare d’abord autour d’une date, d’un programme réaliste et d’intervenants confirmés. Ensuite, les inscriptions, la restauration et la technique doivent avancer en parallèle, avec un responsable clairement désigné pour le déroulement de la journée. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour vérifier les présentations, les badges et les besoins alimentaires. Cette méthode vous aide à suivre le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les intervenants
2 personnes
4
Définir le maître de cérémonie
5
Élaborer le programme
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les intervenants
12
Demander les présentations
13
Réserver le catering
14
Réserver la technique
15
Envoyer les infos de parking
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Vérifier la liste des participants
18
Imprimer les informations des badges
19
Imprimer les programmes
2 personnes
20
Vérifier les slides des intervenants
2 personnes
21
Confirmer les quantités de traiteur
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Rassembler le matériel
2 personnes
25
Sauvegarder les présentations
26
Imprimer le déroulé

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier les espaces
2 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
32
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
33
Brancher le projecteur
2 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Tester les présentations
2 personnes
36
Vérifier l'éclairage
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Préparer les brochures du programme
2 personnes
39
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
3 personnes
41
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Accueillir les intervenants
2 personnes
44
Briefer l'équipe d'inscription
45
Enregistrer les participants
4 personnes
46
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
47
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
48
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
49
Servir la pause-café
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Animer les questions de la salle
52
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
55
Apporter la vaisselle au point de lavage
2 personnes
56
Encadrer techniquement la séance du soir
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
59
Servir les amuse-bouches
3 personnes
60
Encadrer la clôture
2 personnes
61
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Rassembler le matériel
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
2 personnes
66
Ranger les salles
4 personnes
67
Nettoyer le lieu
3 personnes
68
Vérifier la technique
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Stocker la restauration restante
2 personnes
71
Archiver la liste des participants
72
Envoyer les remerciements aux intervenants
73
Stocker les présentations en lieu sûr
74
Renvoyer les informations aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 14
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Éléments de podiumqté 4
Tabouretsqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Cliqueur de présentationqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 4
Clés USBqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de rangementqté 12
Balance de cuisine

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 4
Sets de nappesqté 14
Supports de badges nominatifsqté 100
Cordons pour badgesqté 100
Supports de menuqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 120
Blocs-notesqté 100

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme provisoire avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge entre les interventions afin de gérer les questions, les retards et les changements de salle.
Confirmez les intervenants au moins 6 semaines avant le congrès et demandez leurs présentations quelques jours avant l’événement. Sauvegardez chaque fichier sur un ordinateur portable et une clé USB, puis testez les formats.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires, puis vérifiez la liste des participants une semaine avant l’accueil.
Réservez la technique et le traiteur selon le nombre d’inscrits confirmé, pas selon une estimation ancienne. Contrôlez notamment les microphones, le vidéoprojecteur, les câbles, les adaptateurs et les multiprises la veille.
Préparez les badges nominatifs et les programmes au plus tard la veille. Installez une table d’inscription, testez le son et l’image, puis désignez une personne pour accompagner les intervenants pendant toute la journée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès juridique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et ajuster le traiteur et la technique selon les réponses reçues.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un congrès juridique ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue. Fermez ou vérifiez les inscriptions 7 jours avant afin de finaliser les badges, les quantités de restauration et les informations de parking.
Combien de temps avant faut-il demander les présentations des intervenants ?: Demandez une première version 10 à 14 jours avant le congrès et fixez une date limite définitive à 3 jours ouvrés. Vous aurez ainsi le temps de tester les fichiers et de prévoir les adaptateurs nécessaires.
Quand vérifier la technique d’un congrès juridique ?: Faites un contrôle complet la veille, puis un test sur place au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles et le cliqueur.

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