Einen juristischen Kongress strukturiert organisieren
Bei einem juristischen Kongress entscheidet die Reihenfolge der Planung über den Ablauf am Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, bevor du Referenten, Moderation und Einladungen koordinierst. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerdaten, Catering und Technik. Plane die letzten Kontrollen nicht erst für den Kongressmorgen ein: Präsentationen, Namensschilder, Programmhefte und Cateringmengen sollten vorher geprüft und vollständig vorbereitet sein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Referenten festlegen
2 Personen
- 4
Moderation festlegen
- 5
Programm erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
- 8
Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Sprecherinformationen sammeln
- 12
Präsentationen anfordern
- 13
Catering reservieren
- 14
Technik reservieren
- 15
Parkinformationen versenden
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Teilnehmerliste prüfen
- 18
Badgedaten drucken
- 19
Programmhefte drucken
2 Personen
- 20
Referentenslides prüfen
2 Personen
- 21
Cateringmengen bestätigen
- 22
Einkaufsliste prüfen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 25
Präsentationen sichern
- 26
Drehbuch ausdrucken
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Räume kontrollieren
2 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Tische aufstellen
3 Personen
- 31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 32
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 33
Projektor anschließen
2 Personen
- 34
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 35
Präsentationen testen
2 Personen
- 36
Beleuchtung kontrollieren
- 37
Beschilderung aufhängen
2 Personen
- 38
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 39
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
- 41
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
- 42
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 43
Referenten empfangen
2 Personen
- 44
Registrierungsteam einweisen
- 45
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 46
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 47
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
- 48
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 49
Kaffeepause servieren
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 52
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
- 55
Geschirr zur Spülstelle bringen
2 Personen
- 56
Abendsession technisch betreuen
2 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
- 59
Snacks servieren
3 Personen
- 60
Abschluss begleiten
2 Personen
- 61
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
2 Personen
- 66
Säle aufräumen
4 Personen
- 67
Location reinigen
3 Personen
- 68
Technik prüfen
2 Personen
- 69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 71
Teilnehmerliste archivieren
- 72
Danksagungen an Referenten versenden
- 73
Präsentationen sicher speichern
- 74
Teilnehmerinformationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 14
- RegistrierungstischAnz. 2
- Rednertisch
- BühnenelementeAnz. 4
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- BeamerAnz. 2
- ProjektionsleinwandAnz. 2
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- PräsentationsklickerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- WLAN-Hotspot
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServiertellerAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- Küchenwaage
Dekoration
- FirmenflaggenAnz. 4
- TischdeckensetsAnz. 14
- NamensschildhalterAnz. 100
- Bändchen für NamensschilderAnz. 100
- MenükartenständerAnz. 10
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- PfeilaufkleberAnz. 30
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-PapierAnz. 6
- MarkerAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 120
- NotizblöckeAnz. 100
Beleuchtung
- LED-StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Erst wenn Raum und Zeit feststehen, lassen sich Referenten, Moderation und Einladungen verbindlich koordinieren.
- Öffne das Anmeldeformular früh und bearbeite die Rückmeldungen fortlaufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Kongress, damit das Catering die Mengen und Sonderkost einplanen kann.
- Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen mit einer festen Frist an, idealerweise 7 Tage vor Beginn. Prüfe die Slides anschließend auf Format, Videos und fehlende Schriften und sichere alle Dateien zusätzlich auf zwei USB-Sticks.
- Plane die Technik nicht nur nach dem Beamer: Für Vorträge brauchst du auch Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und passende Adapter sowie Mikrofone, Lautsprecher und Audiomischpult. Teste die komplette Verbindung spätestens am Vortag und sichere Kabel mit Gaffer Tape.
- Erstelle Namensschilder und Programmhefte erst nach einem Abgleich der Teilnehmerliste. Bestätige Cateringmengen, Parkinformationen und den Registrierungsablauf 2 bis 3 Tage vorher, damit Änderungen noch eingearbeitet werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen juristischen Kongress organisieren?
- Starte idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Die Location, Referenten und Moderation sollten spätestens 10 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Einladungen und Anmeldung rechtzeitig starten können.
- Wann sollten die Einladungen für einen juristischen Kongress verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Kongress. Lass die Anmeldung mindestens 3 Wochen geöffnet und prüfe die Teilnehmerliste danach täglich bis zum Anmeldeschluss.
- Wann muss das Catering für einen Kongress bestätigt werden?
- Bestätige die vorläufige Bestellung rund 10 Tage vorher und die endgültigen Mengen 2 bis 3 Tage vor Beginn. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch Ernährungswünsche und die aktuelle Teilnehmerzahl vorliegen.
- Wie prüft man die Technik für einen juristischen Kongress?
- Führe den vollständigen Techniktest am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein. Teste jede Präsentation, alle HDMI-Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und den Präsentationsklicker einzeln.
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