Organiser une course juniors sans rien laisser au hasard

Une course juniors se prépare dans un ordre précis : le parcours et les autorisations d’abord, les inscriptions ensuite, puis la sécurité et la logistique. Prévoyez le chronométrage, les secours et les agents de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, contrôler le matériel et vérifier le parcours sur place. Ce plan vous aide à coordonner les 71 tâches et les 62 éléments nécessaires, du premier repérage au démontage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu de la compétition
2 personnes
2
Demander une autorisation de compétition
3
Tracer le parcours provisoirement
3 personnes
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Prévoir des agents de circulation
6
Réserver le jury et le chronométrage
7
Assurer la présence des secours
8
Vérifier la couverture d'assurance
9
Publier le formulaire d'inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Établir les listes de départ
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
18
Installer les râteliers à vélos
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Revérifier le parcours
3 personnes
22
Mettre en place des mesures de circulation
6 personnes
23
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Installer la table du jury
2 personnes
28
Aménager le point de restauration
3 personnes
29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
30
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
31
Poser le balisage du parcours
4 personnes
32
Poser les repères de virage
3 personnes
33
Préparer les dossards
2 personnes
34
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

36
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
37
Distribuer les dossards
2 personnes
38
Vérifier les licences et les données
2 personnes
39
Accompagner les coureurs au départ
3 personnes
40
Guider le public le long du parcours
4 personnes
41
Donner le signal de départ
2 personnes
42
Enregistrer le déroulement du match
3 personnes
43
Gérer le plateau tournant
44
Sécuriser le parcours
8 personnes
45
Bloquer la circulation
8 personnes
46
Noter les arrivées à l'arrivée
3 personnes
47
Accueillir les coureurs
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des sandwichs et des fruits
3 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Enregistrer les incidents
53
Vérifier les résultats
2 personnes
54
Préparer les prix
2 personnes
55
Animer la remise des prix
4 personnes
56
Faire les dernières annonces
57
Autoriser le parcours
4 personnes

Suivi

58
Retirer les matériaux de signalisation
6 personnes
59
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Rassembler le mobilier
4 personnes
62
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
63
Nettoyer le point de restauration
3 personnes
64
Nettoyer le parcours
5 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Remettre le lieu en état
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Remercier les participants
70
Archiver les documents de permis
71
Traiter les frais et les factures
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 40
Râteliers à vélosqté 8
Poubellesqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Porte-numérosqté 120
Tableau rond
Blocs de podiumqté 3
Sonnette de compétitionqté 2
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Démonte-pneusqté 6
Chambres à air de rechangeqté 12
Kits d’outils pour véloqté 2

Circulation et sécurité

Barrières de fouleqté 40
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 8
Panneaux de signalisationqté 20
Cônesqté 30
Gilets de sécuritéqté 25
Panneaux STOPqté 12
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Gants jetablesqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 4

Jury et inscription

Listes de départqté 20
Feuilles de résultatsqté 20
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Marqueursqté 10
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2
Feuilles de chronométrageqté 50

Décoration

Banderoles de départ et d’arrivéeqté 2
Drapeauxqté 20
Rubans de podiumqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Sacs poubelleqté 100
Essuie-toutqté 12
Chiffons de nettoyageqté 20
Nettoyant multi-usagesqté 4
Liquide vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, l’autorisation et le plan de circulation. Faites un premier tracé provisoire, puis validez les croisements, les zones dangereuses et les emplacements des agents avant de publier le formulaire d’inscription.
Réservez le jury, le chronométrage et les secours avant d’annoncer la course. Sans ces trois confirmations, vous risquez de devoir modifier la date ou de limiter les inscriptions au dernier moment.
Envoyez les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant l’épreuve : heure de convocation, retrait des numéros, parcours, consignes de sécurité et besoins alimentaires signalés à l’inscription.
Organisez un briefing des bénévoles la veille ou le matin même, avec les rôles, les moyens de communication et les horaires. Prévoyez des talkies-walkies pour les responsables et des gilets de sécurité pour les personnes placées sur la circulation.
Gardez une marge pour l’installation : les tentes, tables, sonorisation, râteliers à vélos, arche d’arrivée et balisage doivent être en place avant l’accueil. Refaites un tour complet du parcours le jour même, car un panneau déplacé ou une barrière manquante peut créer un risque.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course juniors ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de réserver le jury, le chronométrage et les secours, puis de gérer les inscriptions et le plan de circulation.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course juniors ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la course. Fermez-les quelques jours avant l’épreuve pour établir les listes de départ, vérifier les catégories et transmettre les dernières informations.
Quand vérifier le parcours d’une course juniors ?: Faites un premier repérage plusieurs semaines à l’avance, puis une vérification complète le jour de la course. Contrôlez notamment le balisage, les cônes, les barrières, les panneaux STOP et les passages surveillés.
Combien de bénévoles faut-il pour une course juniors ?: Le nombre dépend du parcours et des croisements, mais prévoyez au minimum une personne par point de circulation à surveiller, plus une équipe pour l’accueil, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Finalisez les rôles lors d’un briefing au moins 24 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.