Zo organiseer je een judotoernooi

Begin met de sportieve basis: reserveer de locatie en wedstrijdmatten, leg scheidsrechters vast en bepaal hoeveel deelnemers je aankunt. Verwerk daarna de inschrijvingen, controleer deelnemersgegevens en deel judoka’s in gewichtsklassen in. Pas wanneer de aantallen bekend zijn, maak je het wedstrijdschema en bereken je catering en vrijwilligersbezetting. Op de wedstrijddag draait alles om een korte registratie, veilige looproutes en een opstelling waarbij matten, tafels en scoreborden op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wedstrijdmatten reserveren
3
Scheidsrechters vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
8
Gewichtsklassen indelen
2 personen
9
Wedstrijdschema maken
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Medaillebestelling plaatsen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
13
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
14
Wedstrijdkaarten voorbereiden
2 personen
15
Aanwezigheidslijsten printen
16
Routeborden voorbereiden
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Medische tas controleren
19
Materiaal verzamelen
3 personen
20
Catering koelen
2 personen
21
Registratiepakketten klaarzetten
2 personen

Event

22
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
23
Locatie en vluchtroutes controleren
2 personen
24
Wedstrijdmatten leggen
6 personen
25
Registratietafels opstellen
3 personen
26
Publieksstoelen opstellen
4 personen
27
Wedstrijdtafels inrichten
4 personen
28
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
29
Wegwijzers ophangen
2 personen
30
Weegschalen klaarzetten
2 personen
31
Scheidsrechters instrueren
2 personen
32
Deelnemers registreren
4 personen
33
Deelnemers wegen
3 personen
34
Wedstrijdindeling bevestigen
3 personen
35
Opening aankondigen
36
Wedstrijden begeleiden
8 personen
37
Wedstrijdstanden bijwerken
4 personen
38
Dranken serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes aanvullen
2 personen
41
Eerste hulp verlenen
42
Prijzen uitreiken
3 personen
43
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

44
Wedstrijdmatten opruimen
6 personen
45
Meubilair terugzetten
4 personen
46
Catering afbouwen
3 personen
47
Afval verzamelen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Locatie schoonmaken
4 personen
50
Geleend materiaal retourneren
2 personen
51
Uitslagen versturen
52
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Judomattenaantal 60
Scorebordenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Scheidsrechtersfluitjesaantal 6
Rode en witte bandenaantal 8
Wedstrijdtafelnummersaantal 4
Weegschalenaantal 2
Wedstrijdhesjesaantal 20

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 70
Kleedkamerbankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draagbare speaker
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Klembordenaantal 10
Rekenmachinesaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
IJscompressenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlenstickersaantal 30
Podiumlint

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en wedstrijdmatten ruim vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of er ruimte is voor registratietafels, kleedkamers, publiek en vluchtroutes; een matindeling achteraf wijzigen kost snel een uur.
Sluit de inschrijvingen op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het toernooi. Controleer daarna naam, geboortedatum, gewicht en contactgegevens voordat je de gewichtsklassen en het wedstrijdschema maakt.
Plan per wedstrijdtafel minimaal één vrijwilliger en houd daarnaast een aparte reserve achter de hand. Met scoreborden, stopwatches, wedstrijdkaarten en rode en witte banden voorkom je dat een tafel op materiaal moet wachten.
Zet registratiepakketten, aanwezigheidslijsten en routeborden uiterlijk de avond ervoor klaar. Leg de weegschalen op een vaste plek en laat deelnemers eerst registreren voordat je de gewichtsklassen definitief bevestigt.
Bereken catering pas nadat het aantal deelnemers, vrijwilligers en begeleiders bekend is. Koel eten en drinken op tijd, zet per tafel bekers en servies klaar en test laptop, printer, microfoon, speaker, verlengkabels en stekkerdozen vóór de eerste judoka binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een judotoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, wedstrijdmatten en scheidsrechters. Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en wedstrijdindeling voorlopig vaststaan; sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor het toernooi.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een judotoernooi?: Verwerk eerst de definitieve deelnemersgegevens en gewichtsklassen. Plan daarna per mat de wedstrijden, rekening houdend met beschikbare scheidsrechters, wedstrijdtafels en een korte pauze; maak het schema bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een judotoernooi?: Reken minimaal op één vrijwilliger per wedstrijdtafel, plus 2 tot 4 mensen voor registratie, zaalcoördinatie en catering. Bij meerdere matten is één reservevrijwilliger per 2 tot 3 tafels praktisch voor pauzes en uitval.
Wanneer moet je de catering voor een judotoernooi regelen?: Bereken de hoeveelheden zodra de inschrijvingen zijn gesloten, meestal 7 dagen voor het toernooi. Koop houdbare boodschappen eerder en koel verse catering uiterlijk de avond ervoor; verzamel dieetwensen bij de aanmelding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.