Organiser un tournoi de judo sans rien laisser au hasard
Un tournoi de judo se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les tapis, puis les inscriptions, les arbitres et le planning des combats. Les dernières semaines servent surtout à fiabiliser les données des judokas, répartir les bénévoles et commander les médailles. Le jour J, l’accueil, la pesée, les cartes de match et la circulation dans la salle doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, jusqu’à l’installation des tatamis et des tables d’inscription.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Réserver les tapis de compétition
- 3
Finaliser les arbitres
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
- 8
Répartir les catégories de poids
2 personnes
- 9
Établir le planning des matchs
2 personnes
- 10
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 11
Passer la commande des médailles
- 12
Calculer les quantités de catering
- 13
Vérifier les données des participants
2 personnes
- 14
Préparer les cartes de match
2 personnes
- 15
Imprimer les listes de présence
- 16
Préparer les panneaux de direction
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Vérifier la trousse médicale
- 19
Rassembler le matériel
3 personnes
- 20
Refroidir le catering
2 personnes
- 21
Préparer les kits d’inscription
2 personnes
Événement
- 22
Accueillir les bénévoles
2 personnes
- 23
Vérifier le lieu et les issues de secours
2 personnes
- 24
Poser les tapis de compétition
6 personnes
- 25
Installer les tables d'inscription
3 personnes
- 26
Installer les sièges du public
4 personnes
- 27
Mettre en place les tables de compétition
4 personnes
- 28
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 29
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
- 30
Installer les balances
2 personnes
- 31
Briefer les arbitres
2 personnes
- 32
Enregistrer les participants
4 personnes
- 33
Pesée des participants
3 personnes
- 34
Confirmer l’organisation du tournoi
3 personnes
- 35
Annoncer l'ouverture
- 36
Encadrer les matchs
8 personnes
- 37
Mettre à jour les classements de la compétition
4 personnes
- 38
Servir les boissons
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 41
Fournir les premiers secours
- 42
Remettre les prix
3 personnes
- 43
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
- 44
Ranger les tapis de compétition
6 personnes
- 45
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 46
Démonter le catering
3 personnes
- 47
Rassembler les déchets
3 personnes
- 48
Faire la vaisselle
3 personnes
- 49
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 51
Envoyer les résultats
- 52
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Matériel de sport
- Tapis de judoqté 60
- Panneaux de scoreqté 4
- Chronomètresqté 6
- Sifflets d’arbitreqté 6
- Rubans rouges et blancsqté 8
- Numéros des tables de matchqté 4
- Balancesqté 2
- Maillots de compétitionqté 20
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 70
- Bancs de vestiaireqté 6
- Portants à vêtementsqté 4
- Nappesqté 10
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Enceinte portable
- Microphone
- Batteries externesqté 4
- Presse-papiersqté 10
- Calculatricesqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Poches de glaceqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couverts réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 10
- Cuillères de serviceqté 10
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Carafes d’eauqté 6
Décoration
- Panneaux directionnelsqté 12
- Autocollants flèchesqté 30
- Ruban de scène
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Aspirateur
- Chiffons de nettoyageqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et les tapis de compétition en premier, idéalement plusieurs mois avant le tournoi. Vérifiez aussi la capacité électrique, les issues de secours et l’espace nécessaire autour des tatamis.
- Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la compétition. Il vous restera assez de temps pour contrôler les données, répartir les catégories de poids et établir le planning des matchs.
- Ne gardez pas les arbitres et les bénévoles pour la dernière semaine. Prévoyez au moins un responsable par table de match, un renfort pour les inscriptions et une équipe dédiée à l’installation et au rangement.
- Préparez les cartes de match, les listes de présence et les panneaux de direction la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : une correction de catégorie ou une feuille perdue arrive facilement le matin du tournoi.
- Calculez le catering à partir du nombre confirmé de participants et de bénévoles, puis refroidissez les produits à temps. Vérifiez la trousse médicale, les chronomètres, les balances, les panneaux de score et les batteries avant de poser les tatamis.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de judo ?
- Prévoyez environ 8 à 12 semaines pour un tournoi local, surtout si les tapis, les arbitres et le lieu ne sont pas encore réservés. Gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, les catégories et le planning.
- Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de judo ?
- Une clôture 10 à 14 jours avant la compétition laisse le temps de vérifier les noms, clubs, catégories de poids et besoins alimentaires. Une dernière correction peut être acceptée jusqu’à 48 heures avant, mais évitez de refaire le planning le matin même.
- Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de judo ?
- Pour une salle avec plusieurs tables de match, comptez au minimum 3 bénévoles par table sur chaque rotation, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil, la pesée et l’orientation. Ajoutez une équipe d’installation disponible au moins 2 heures avant l’ouverture.
- Que faut-il vérifier le matin d’un tournoi de judo ?
- Arrivez au moins 2 heures avant l’accueil des judokas pour contrôler les issues de secours, poser les tapis, installer les tables et tester l’ordinateur, l’imprimante, le microphone et les chronomètres. Faites ensuite une vérification rapide des listes, des balances et de la trousse médicale.
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