Zo organiseer je een jubileumworkshop zonder last-minute stress

Begin met het programma en bepaal hoeveel tijd er is voor ontvangst, de workshop, pauzes en het jubileummoment. Leg daarna de locatie, begeleiders en catering vast, zodat je weet hoeveel deelnemers en werkplekken je moet voorbereiden. Verstuur uitnodigingen op tijd en verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en testen: van naamkaartjes en werkbladen tot beamer, muziek, koffie en gekoelde dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en workshopindeling uitwerken
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Aanwezigheidslijst bijwerken
6
Locatie en ruimtes bevestigen
7
Catering reserveren
8
Workshopbegeleiders vastleggen
9
Workshopmaterialen bestellen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Workshopmateriaal sorteren
2 personen
13
Werkbladen en naamkaartjes printen
14
Presentatie en muziek testen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
18
Workshoptafels inrichten
2 personen
19
Buffet- en drankentafel klaarzetten
2 personen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Garderobe en ontvangsttafel inrichten

Event

22
Deelnemers ontvangen
2 personen
23
Aanwezigheid registreren
24
Koffie en thee serveren
2 personen
25
Jubileumworkshop openen
26
Eerste workshopblok begeleiden
2 personen
27
Pauzehapjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Tweede workshopblok begeleiden
2 personen
30
Werkresultaten presenteren
2 personen
31
Buffet openen
3 personen
32
Buffet aanvullen
2 personen
33
Jubileumtoast inschenken
2 personen
34
Taart aansnijden en serveren
2 personen
35
Dranken en koffie bijvullen
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Eten en dranken opruimen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
40
Meubilair terugplaatsen
3 personen
41
Versiering verwijderen
2 personen
42
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
43
Ruimtes schoonmaken
3 personen
44
Apparatuur inpakken
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Overgebleven materiaal opbergen
47
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Garderoberek

Servies

Dinerbordenaantal 45
Dessertbordenaantal 45
Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Besteksetsaantal 50
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Schenkkannenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Workshopmateriaal

Flipoversaantal 3
Flipovervellenaantal 6
Stiftenaantal 40
Notitieboekjesaantal 45
Pennenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Plakbriefjesaantal 8
Plakbandrollenaantal 4
Scharenaantal 12

Decoratie

Jubileumbanner
Ballonnenaantal 60
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het programma eerst uit in tijdsblokken. Plan naast de inhoud ook minstens 30 minuten voor ontvangst en registratie, plus tijd voor koffie, thee of een pauze.
Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de workshop. Zo kun je de aanwezigheidslijst, naamkaartjes en cateringhoeveelheden op tijd afronden.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen vooraf door aan de catering. Controleer daarna of de buffetindeling en serveerschalen daarbij passen.
Sorteer workshopmaterialen per tafel in plaats van alles op één stapel te leggen. Leg werkbladen, notitieboekjes, pennen, stiften en plakbriefjes uiterlijk de avond ervoor klaar en test tegelijk de flipovers.
Test laptop, beamer, projectiescherm, Bluetoothspeaker en verlengkabels vóór de deelnemers binnenkomen. Zet koffiezetapparaat, waterkokers en thermoskannen klaar en doe dranken minstens 2 uur vooraf koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumworkshop?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met het programma, de locatie, begeleiders en catering. Verstuur uitnodigingen 4 tot 6 weken voor de datum en rond aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf af.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een jubileumworkshop?: Stuur uitnodigingen idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Geef genodigden ongeveer 2 weken om te reageren en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de workshop, zodat je de lijst en materialen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, workshoptafels, ontvangst, buffet en versiering. Plan daarnaast 30 minuten vóór de start voor een laatste controle van techniek, materialen, koffie en dranken.
Wanneer test je de techniek voor een workshop?: Test laptop, beamer, projectiescherm en speaker uiterlijk de dag ervoor en nogmaals 30 minuten vóór aanvang. Controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen lang genoeg zijn en geen looproutes blokkeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.