Jubiläumsworkshop organisieren: eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung
Bei einem Jubiläumsworkshop laufen Feier und Arbeitsprogramm gleichzeitig. Deshalb legst du zuerst Ablauf, Workshop-Einteilung und Verantwortlichkeiten fest und kümmerst dich danach um Anmeldungen, Räume, Catering und Material. Plane die Anwesenheitsliste und Ernährungswünsche von Anfang an mit ein, statt sie kurz vor dem Termin nachzutragen. Am Veranstaltungstag entscheiden ein getesteter Technikaufbau, vorbereitete Workshop-Tische und ein klarer Empfang darüber, ob du pünktlich starten kannst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Workshop-Einteilung ausarbeiten
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Anwesenheitsliste aktualisieren
- 6
Ort und Räume bestätigen
- 7
Catering reservieren
- 8
Workshopleiter festlegen
- 9
Workshop-Materialien bestellen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Workshopmaterial sortieren
2 Personen
- 13
Arbeitsblätter und Namensschilder drucken
- 14
Präsentation und Musik testen
2 Personen
- 15
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Workshop-Tische einrichten
2 Personen
- 19
Buffet- und Getränketisch bereitstellen
2 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 21
Garderobe und Empfangstisch einrichten
Event
- 22
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 23
Anwesenheit erfassen
- 24
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 25
Jubiläumsworkshop eröffnen
- 26
Ersten Workshop-Block betreuen
2 Personen
- 27
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Zweiten Workshopblock begleiten
2 Personen
- 30
Arbeitsergebnisse präsentieren
2 Personen
- 31
Buffet eröffnen
3 Personen
- 32
Buffet auffüllen
2 Personen
- 33
Jubiläumstoast einschenken
2 Personen
- 34
Kuchen anschneiden und servieren
2 Personen
- 35
Getränke und Kaffee auffüllen
- 36
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Workshopmaterialien zusammenstellen
2 Personen
- 40
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 41
Dekoration entfernen
2 Personen
- 42
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 43
Räume reinigen
3 Personen
- 44
Geräte einpacken
2 Personen
- 45
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 46
Übrig gebliebenes Material verstauen
- 47
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 45
- Garderobenständer
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 45
- DesserttellerAnz. 45
- GläserAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 45
- BestecksetsAnz. 50
- ServierbesteckAnz. 8
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Workshopmaterial
- FlipchartsAnz. 3
- FlipchartblätterAnz. 6
- StifteAnz. 40
- NotizbücherAnz. 45
- StifteAnz. 50
- NamensschilderAnz. 50
- KlebezettelAnz. 8
- KlebebandrollenAnz. 4
- ScherenAnz. 12
Dekoration
- Jubiläumsbanner
- BallonsAnz. 60
- TischdekorationAnz. 8
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm zuerst minutengenau fest: Plane für Empfang und Anwesenheit mindestens 15 Minuten ein und bestimme, wann Kaffee, Tee und Snacks bereitstehen.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab. Prüfe die Liste spätestens 3 bis 5 Tage vorher, erfasse Ernährungswünsche und gib die verbindliche Personenzahl an das Catering weiter.
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel mindestens einen Tag vorher gemeinsam mit der Präsentation und der Musik. Ein einzelner Techniktest ohne Originaldateien entdeckt viele Fehler zu spät.
- Sortiere Flipcharts, Blätter, Stifte, Notizbücher, Namensschilder und Klebezettel nach Workshop-Tisch. So musst du beim Aufbau nicht 38 Einzelposten zusammensuchen und kannst fehlendes Material noch rechtzeitig nachkaufen.
- Richte Empfang, Garderobe, Workshop-Tische sowie Buffet- und Getränketisch vor dem Eintreffen der Gäste ein. Stelle kalte Getränke bereit und plane für Kaffee und Tee eine zweite Person ein, damit der Workshop nicht während des Ausschanks warten muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Jubiläumsworkshop organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Programm, Raum und Workshopleitern. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wann muss ich die Teilnehmerzahl für das Catering festlegen?
- Gib die voraussichtliche Zahl bei der Reservierung an und bestätige sie spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Workshop. Prüfe dabei auch Allergien und Ernährungswünsche, nicht nur die Gesamtzahl.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jubiläumsworkshops?
- Plane für Möbel, Workshop-Tische, Empfang, Buffet, Getränke, Dekoration und Technik mindestens 90 Minuten ein. Wenn Beamer, Präsentation oder mehrere Räume beteiligt sind, sind 2 Stunden realistischer.
- Was sollte ich am Tag vor dem Jubiläumsworkshop erledigen?
- Teste die gesamte Technik mit den tatsächlichen Dateien, drucke Arbeitsblätter und Namensschilder und sortiere das Material. Stelle außerdem Anwesenheitsliste, Cateringbestätigung und Raumzugang bereit, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und begrüßt werden muss.
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