Organiser un atelier anniversaire, étape par étape

Un atelier anniversaire demande davantage qu’une activité et un goûter : il faut répartir les participants, préparer les espaces et rendre le matériel immédiatement accessible. Commence par définir le programme et la durée de chaque atelier, puis ouvre les inscriptions avant de commander les fournitures. Les derniers jours servent surtout à confirmer le lieu, trier le matériel et tester la présentation. Le jour J, l’accueil, les badges et l’enregistrement doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Élaborer le programme et la répartition des ateliers
2 personnes
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Mettre à jour la liste de présence
6
Confirmer le lieu et les espaces
7
Réserver le catering
8
Prévoir les animateurs d'atelier
9
Commander le matériel d’atelier
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Trier le matériel d’atelier
2 personnes
13
Imprimer les feuilles de travail et les badges nominatifs
14
Tester la présentation et la musique
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Installer les tables d'atelier
2 personnes
19
Installer le buffet et la table des boissons
2 personnes
20
Suspendre la décoration
2 personnes
21
Aménager le vestiaire et le comptoir d’accueil

Événement

22
Accueillir les participants
2 personnes
23
Enregistrer la présence
24
Servir le café et le thé
2 personnes
25
Ouvrir l’atelier anniversaire
26
Encadrer le premier bloc d’ateliers
2 personnes
27
Servir les en-cas de pause
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
29
Encadrer le deuxième bloc d’atelier
2 personnes
30
Présenter les résultats du travail
2 personnes
31
Ouvrir le buffet
3 personnes
32
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
33
Servir le toast d’anniversaire
2 personnes
34
Couper et servir le gâteau
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons et le café
36
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Rassembler le matériel d’atelier
2 personnes
40
Remettre le mobilier en place
3 personnes
41
Retirer la décoration
2 personnes
42
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
43
Nettoyer les espaces
3 personnes
44
Emballer le matériel
2 personnes
45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
46
Ranger le matériel restant
47
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 45
Assiettes à dessertqté 45
Verresqté 50
Tasses à caféqté 45
Couvertsqté 50
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'atelier

Paperboardsqté 3
Feuilles de paperboardqté 6
Marqueursqté 40
Carnetsqté 45
Stylosqté 50
Badges nominatifsqté 50
Post-itqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 12

Décoration

Bannière d’anniversaire
Ballonsqté 60
Décoration de tableqté 8

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant l’atelier et fixez une date limite d’inscription. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste de présence et de recueillir les besoins alimentaires.
Répartissez les participants par atelier avant le jour J, avec un animateur identifié pour chaque groupe. Prévoyez une feuille de travail et les fournitures nécessaires à chaque table plutôt qu’un stock commun à trier pendant l’activité.
Confirmez le lieu et les espaces 7 jours avant, notamment la zone d’accueil, le vestiaire, les tables d’atelier et le buffet. Vérifiez aussi les prises disponibles pour l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’enceinte et les rallonges.
Triez et étiquetez le matériel d’atelier la veille : paperboards, marqueurs, carnets, stylos, badges et post-it. Imprimez les feuilles de travail et les badges au même moment pour éviter une course à l’imprimante le matin.
Arrivez environ 2 heures avant l’accueil pour installer les tables et les chaises, mettre les boissons au frais, préparer les en-cas et tester la présentation et la musique. Gardez 15 minutes de marge avant l’ouverture pour régler les derniers détails.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier anniversaire ?: Prévoyez idéalement 3 semaines. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de recueillir les informations alimentaires et de commander le matériel d’atelier.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier anniversaire ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Vous pourrez ensuite confirmer les groupes et adapter les quantités de nourriture et de boissons.
Quand préparer le matériel d’un atelier anniversaire ?: Triez le matériel la veille et installez les tables environ 2 heures avant l’arrivée des participants. Les feuilles de travail, les badges nominatifs et les fournitures par atelier doivent être prêts avant l’accueil.
Combien de temps faut-il prévoir pour l’installation le jour J ?: Comptez environ 2 heures pour installer les espaces, le buffet, le vestiaire et le matériel technique. Ajoutez 15 minutes de marge avant l’ouverture afin de vérifier la présentation, la musique et les boissons.

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